Gestión por procesos

Gestión por procesos

La Gestión por Procesos o Business Process Management (BPM) es una forma de organización, diferente de la clásica organización funcional, en la que prima la visión del cliente sobre las actividades de la organización. Los procesos así definidos son gestionados de modo estructurado y sobre su mejora se basa la de la propia organización.
La gestión de procesos aporta una visión y unas herramientas con las que se puede mejorar y rediseñar el flujo de trabajo para hacerlo más eficiente y adaptado a las necesidades de los clientes. No hay que olvidar que los procesos los realizan personas y, por tanto, hay que tener en cuenta en todo momento las relaciones con proveedores y clientes.

¿Procesos o Subprocesos?

No todas las actividades de una organización se realizan por procesos. Para determinar si una actividad realizada es un proceso o subproceso, debe cumplir los siguientes criterios:

• La actividad tiene una misión o propósito claro.
• La actividad contiene entradas y salidas, se pueden identificar los clientes, proveedores y producto final.
• La actividad debe ser susceptible de descomponerse en operaciones o tareas.
• La actividad puede ser estabilizada mediante la aplicación de la metodología de gestión por procesos (tiempo, recursos, costes).
• Se puede asignar la responsabilidad del proceso a una persona.

Principios de la gestión por procesos

El enfoque a procesos se fundamenta en:

• La estructuración de la organización sobre la base de procesos orientados a clientes.
• El cambio de la estructura organizativa de jerárquica a plana.
• Los departamentos funcionales pierden su razón de ser y existen grupos multidisciplinarios trabajando sobre el proceso.
• Los directivos dejan de actuar como supervisores y se comportan como apocadores.
• Los empleados se concentran más en las necesidades de sus clientes y menos en los estándares establecidos por su jefe.
• Utilización de tecnología para eliminar actividades que no añadan valor.

¿Cómo implementar la gestión por procesos en una organización?

Los pasos que se deben seguir, de manera general, para llevar a cabo una gestión por procesos, son los siguientes:

• • Compromiso de la dirección. La dirección tiene que ser consciente de la necesidad de esta sistemática de gestión por procesos. El factor crítico en este punto es la necesidad de formarse y capacitarse para dirigir el cambio.
  • Sensibilización y formación. El Equipo Directivo recibe formación relativa a la gestión por procesos y es la herramienta de cambio para las personas que dependen de ellos. La gestión por objetivos se basa en conseguir que todos los empleados de la empresa se sientan comprometidos en este proceso y no se sientan obligados.
  • Identificación de procesos. A partir del análisis de todas las interacciones existentes con el personal de la organización y clientes externos se realiza un inventario de los procesos.
  • Clasificación. Entre los procesos que se han identificado, hay que definir cuáles son los procesos claves, los procesos estratégicos y los procesos de apoyo.
  • Relaciones entre procesos. Se debe establecer una matriz de relaciones entre procesos. Entre los diferentes procesos se pueden compartir instrucciones, información, recursos, equipos, etc.).
  • Mapa de procesos. Se ha de visualizar la relación entre los procesos por lo que se emplean diagramas en bloques de todos los procesos que son necesarios para el sistema de gestión de calidad.
  • Alinear la actividad a la estrategia. Los procesos clave permiten implantar de forma sistemática nuestra política y estrategia. Para ello, se crea una matriz de doble entrada con los objetivos estratégicos y los grupos de interés, de tal modo que queda definida la relación que existe entre ellos.
  • Establecer en los procesos unos indicadores de resultados. Las decisiones se tienen que basar en información sobre los resultados alcanzados y las metas previstas, que permitirán analizar la capacidad de los procesos y sistemas; así como saber el cumplimiento de las expectativas de los grupos de interés y comparar nuestra propia organización con el rendimiento de otras. Para contar con esa información hay que definir qué KPIs son los más ajustados a nuestras necesidades y han de ser medidos.
  • Realizar una experiencia piloto. Este paso constituye la prueba de fuego para desarrollar la implantación.
  • Implementar el Ciclo PHVA para mantener resultados. Esta metodología se emplea de forma inicial en el área piloto escogida. Tras haber conseguido la dinámica de mantenimiento en ese proceso clave, se eligen otros y se amplía el área de actuación hasta llegar a todos los procesos de la organización.

Software BPM

ISOTools es la plataforma tecnológica que facilita la puesta en marcha y la mejora continua de la gestión por procesos.

La Gestión por Procesos es sencilla de implementar, mantener y automatizar con ISOTools.
A través de la Plataforma Tecnológica ISOTools se puede automatizar la gestión por procesos centralizando todo el manejo en una sola herramienta en la que los roles, las responsabilidades, las actividades a desarrollar y la medición de los resultados están completamente definidos y controlados.
Con ayude de la lógica del ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar), ISOTools está diseñado para hacer más efectivo el manejo de la documentación, mejorar la comunicación y reducir tiempos y costos, a la vez que la organización puede centrarse en su principal grupo de interés: sus clientes.
El Software BPM ISOTools facilita la integración de los diferentes sistemas de gestión cuya base es el enfoque a procesos, además de ayudar a las organizaciones a pensar en el largo plazo y concentrarse en planificar y desarrollar su estrategia.