Norma ISO 45001

¿Qué es la norma ISO 45001?

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

La norma ISO 45001 es un estándar internacionalmente reconocido como la norma ISO que contiene los requisitos necesarios para la implantación de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Aparece para sustituir a OHSAS 18001, pues esta es una norma británica y aunque es reconocida internacionalmente, no pertenece a la familia ISO, y viene cargada de potencial para disminuir el número de accidentes, salvar vidas y aumentar la moral de los trabajadores.

Es una norma que se ha elaborado en concordancia con el Anexo L, documento que está rigiendo el desarrollo de las nuevas normas de Sistemas de Gestión de la familia ISO y de las que están siendo revisadas.

El Anexo L da a la norma ISO 45001 la posibilidad de alinearse con otras normas ISO, sobre todo con ISO 9001 e ISO 14001, estándares de Calidad y Medio Ambiente respectivamente.

La norma ISO 45001 aporta a las empresas un estándar estructurado de manera sólida para la mejora de la seguridad laboral, la reducción de riesgos y la prevención de accidentes. ISO 45001 fortalece el cumplimiento legal, aumenta la eficiencia operativa y fomenta la cultura de bienestar. La norma permite reducir incidentes, genera una mayor productividad y mejora imagen corporativa de la organización.

Versión actual de la norma ISO 45001 y diferencias con  OHSAS 18001

La versión actual de la norma ISO 45001, del año 2018, establece los requisitos para un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), siendo la primera norma internacional publicada en relación con este ámbito. ISO 45001:2018 reemplaza a OHSAS 18001, y busca mejorar la seguridad laboral de los trabajadores y trabajadoras, reducir los riesgos y promover un entorno de trabajo seguro y saludable. Cuenta con un enfoque basado en el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) y en la identificación de oportunidades de mejora. Es por esto que la norma ISO 45001 permite a las empresas gestionar de manera eficaz sus riesgos laborales y dar cumplimiento a las normativas vigentes. Adoptar esta norma es clave para fortalecer la reputación de las organizaciones y el bienestar de los empleados.

Las diferencias con la OHSAS 18001 son:

• Nuevo planteamiento de la definición de riesgo.
• Revisión del concepto lugar de trabajo y trabajador.
• Lenguaje más accesible para el sector servicios, para ello se habla de identificación de riesgos y control de riesgos en lugar de peligros.
• Cambio de mentalidad para que la norma pase de ser un estándar de cumplimiento a un estándar de negocio.

Es muy importante resaltar que la información contenida en estas líneas y las siguientes tiene carácter provisional, se trata de un borrador de una norma internacional que en cualquier momento puede sufrir algún cambio, ya sea de plazos o de contenido.

Beneficios de la ISO 45001 para las empresas

La principal aportación de la norma ISO 45001 a las empresas radica en promover un entorno laboral seguro y saludable, así como en reducir los riesgos de accidentes y enfermedades laborales. Al implementar la norma ISO 45001, las empresas obtienen diversos beneficios:

• Mejora de la seguridad laboral: La norma ayuda a identificar y controlar los riesgos para la salud y seguridad en el trabajo, lo que reduce la probabilidad de accidentes y lesiones.
• Cumplimiento legal: Facilita el cumplimiento de las regulaciones y requisitos legales relacionados con la salud y seguridad ocupacional, ayudando a evitar sanciones y multas.
• Reducción de costos: Al prevenir accidentes y enfermedades laborales, se reduce el ausentismo, los costos asociados a la atención médica y las compensaciones por accidentes.
• Mejora de la imagen y reputación: Demuestra el compromiso de la empresa con el bienestar de sus empleados, lo que puede mejorar su reputación y credibilidad tanto interna como externamente.
• Aumento de la productividad: Un entorno laboral seguro y saludable puede contribuir a mejorar la moral y el compromiso de los empleados, lo que puede aumentar la productividad y la calidad del trabajo.
• Enfoque en la mejora continua: Fomenta la evaluación regular de los riesgos laborales y la implementación de medidas preventivas, promoviendo así la mejora continua en materia de seguridad y salud ocupacional.

La implementación de la norma ISO 45001 proporciona a las empresas un marco sólido para gestionar y mejorar la salud y seguridad ocupacional, lo que no solo protege a los empleados, sino que también contribuye a la eficiencia, la reputación y el éxito a largo plazo de la organización.

Requisitos de la norma ISO 45001

La norma ISO 45001 establece los requisitos para un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SST) eficaz. Entre los requisitos clave, se encuentra el contexto de la organización, que implica comprender las necesidades internas y externas que pueden afectar la SST, así como identificar a las partes interesadas. La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con la SST, definiendo una política clara y asignando responsabilidades para cumplir con los objetivos de seguridad y salud.

Otro requisito esencial es la identificación de peligros y evaluación de riesgos, donde la empresa debe establecer procesos para identificar peligros en el lugar de trabajo y evaluar sus riesgos. La norma también exige la planificación de acciones para abordar los riesgos, oportunidades y requisitos legales. Además, se requiere la implementación de un plan de respuesta ante emergencias, junto con la capacitación continua de los empleados. Finalmente, la norma incluye requisitos para la evaluación del desempeño y la mejora continua del sistema, lo que implica realizar auditorías internas y revisiones periódicas para garantizar la eficacia y adecuación del sistema de gestión de SST.

¿Cómo implementar la Norma ISO 45001?

La implementación de la Norma ISO 45001 requiere un enfoque sistemático y planificado. Aquí se presentan los pasos generales para implementar esta norma:

1. Compromiso de la alta dirección: Obtener el compromiso y el apoyo de la alta dirección para implementar y mantener el sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional (SSO).
2. Comprensión de la norma: Familiarizarse con los requisitos y cláusulas de la norma ISO 45001 para comprender su alcance y aplicabilidad.
3. Evaluación inicial: Realizar una evaluación inicial para identificar las brechas existentes entre los requisitos de la norma y las prácticas actuales de seguridad y salud ocupacional de la empresa.
4. Planificación: Desarrollar un plan detallado que incluya objetivos claros, metas medibles, plazos y recursos necesarios para la implementación.
5. Liderazgo y participación: Designar líderes y equipos responsables de la implementación del sistema de gestión de SSO. Fomentar la participación y la colaboración de todos los niveles de la organización en el proceso.
6. Identificación y evaluación de riesgos: Identificar y evaluar los riesgos laborales y las oportunidades de mejora en la seguridad y salud ocupacional. Desarrollar estrategias para controlar y mitigar los riesgos identificados.
7. Documentación y procedimientos: Crear y actualizar la documentación necesaria, como políticas, procedimientos, instrucciones de trabajo, registros, etc., de acuerdo con los requisitos de la norma.
8. Implementación y formación: Implementar el sistema de gestión de SSO en toda la organización, proporcionando formación y capacitación a los empleados sobre sus roles y responsabilidades.
9. Seguimiento y medición: Establecer indicadores clave de desempeño (KPI) para medir la eficacia del sistema y llevar a cabo auditorías internas regulares para garantizar el cumplimiento.
10. Revisión por la dirección y mejora continua: Realizar revisiones periódicas por la dirección para evaluar el desempeño del sistema, identificar áreas de mejora y asegurar la continuidad de la mejora continua.
11. Certificación: Considerar la posibilidad de realizar una auditoría externa por una entidad certificadora para obtener la certificación ISO 45001.

La implementación exitosa de la norma ISO 45001 requiere compromiso, recursos, formación adecuada y una cultura organizativa orientada a la seguridad y la salud ocupacional. Es un proceso continuo que busca mejorar constantemente las condiciones laborales y minimizar los riesgos para los trabajadores.

Estructura de la norma ISO 45001

En el documento publicado de la norma ISO 45001, podemos ver que la estructura del estándar aparece del siguiente modo:

1. Objeto y campo de aplicación: Proporciona orientaciones generales sobre la norma.
2. Referencias normativas: Establece referencias normativas útiles acerca de la SST.
3. Términos y definiciones: Describe la terminología aplicable a este estándar.
4. Contexto de la organización. Expone la necesidad de determinar los problemas internos y externos de la organización, así como las necesidades y expectativas de las partes interesadas y las consideraciones a tener en cuenta en el alcance del sistema.
5. Liderazgo y participación de los trabajadores. Aporta indicaciones para que la organización muestre su compromiso y liderazgo con el Sistema de Gestión de la SST, para la elaboración de la política de seguridad y salud ocupacional y otras a tener en cuenta para asignar roles, responsabilidades y autoridades referentes al sistema.
6. Planificación. Esta sección contiene las prescripciones para planificar acciones que aborden riesgos y oportunidades, para establecer objetivos y para alcanzarlos.
7. Apoyo. Describe algunos aspectos que la organización debe prever y suministrar, como recursos, competencia, conciencia, información, comunicación, participación o consulta.
8. Operación. Aquí se contemplan elementos de planificación y control operacional, gestión del cambio, subcontratación, adquisiciones, contratistas y preparación y respuesta ante emergencias.
9. Evaluación del desempeño. Incluye una descripción detallada para realizar un seguimiento, medición, análisis y evaluación del sistema, auditorías internas y una revisión de la gestión.
10. Mejora. Esta última cláusula aborda cómo actuar cuando se produce un incidente, no conformidad o acción correctiva y cómo focalizar la mejora continua del sistema.

 

Certificación en norma ISO 45001, ¿cómo obtener el certificado?

La obtención de la certificación en la norma ISO 45001 implica una serie de pasos clave que deben seguirse meticulosamente para garantizar el éxito del proceso.

• En primer lugar, es fundamental asegurar la conformidad de la dirección, lo cual requiere respaldo, apoyo y convencimiento por parte de la alta dirección o gerencia. Este respaldo es crucial para que se comprendan los beneficios de la implementación y para fomentar un cambio efectivo.
• El segundo paso implica el nombramiento de la representación de la dirección, cuya responsabilidad es garantizar que el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo cumple con los rigurosos requisitos de la norma ISO 45001. La dirección designa uno o varios representantes encargados de informar sobre el progreso y rendimiento de la implementación.
• El tercer paso es la formación del comité de implementación, un equipo interdisciplinario que promueve la interacción entre distintas áreas de la organización. Esta colaboración es esencial para lograr la idoneidad en la aplicación de la norma.
• El cuarto paso implica la definición de los procesos, donde la empresa identifica las acciones necesarias para alcanzar el nivel requerido de acuerdo con las directrices de la dirección. Estas acciones deben ser comprensibles para la organización, abarcando aspectos como la identificación de peligros, oportunidades para la SST, y la participación de los trabajadores.
• El quinto paso se centra en la definición y desarrollo del manual de gestión, proporcionando una base sólida para la implementación del sistema de gestión.
• La formación, aunque no contemplada por la norma, constituye el sexto paso recomendado. Antes de la implementación, es beneficioso realizar capacitaciones y programas formativos para familiarizar a la organización con los requisitos de la norma.
• El séptimo paso implica la implementación del propio sistema, con comunicación clara a toda la organización sobre la fecha de inicio. Durante este periodo, se realiza un seguimiento por parte de la representación de la dirección y el comité de implementación.
• La auditoría interna, como octavo paso, se lleva a cabo de manera planificada con la participación de auditores internos. Esta evaluación analiza los puntos a mejorar de acuerdo con el informe final del resultado de la auditoría interna.
• El noveno paso consiste en la revisión por la dirección, realizada periódicamente al finalizar la implementación, documentando las revisiones como evidencias.
• Finalmente, el décimo paso culmina con la obtención de la certificación. La organización debe seleccionar un organismo de certificación que evalúe el cumplimiento adecuado de los requisitos de la norma, contribuyendo así a la conformidad y a una revisión externa e independiente. Este paso es crucial para validar el compromiso de la organización con los estándares de seguridad y salud en el trabajo establecidos por la norma ISO 45001.

Documentación requerida en el estandar 45001

En términos de documentación, la norma ISO 45001 no prescribe documentos específicos, pero requiere que la organización genere y mantenga cierta documentación para respaldar la implementación y el funcionamiento del sistema de gestión de SSO. Algunos de los documentos comunes que suelen ser necesarios incluyen:

Política de SSO

Un documento que establece los compromisos de la organización para la seguridad y salud ocupacional.

Procedimientos documentados

Instrucciones paso a paso para realizar actividades específicas relacionadas con la SSO, como procedimientos de identificación de peligros, evaluación de riesgos, controles operativos, respuesta a emergencias, etc.

Registros en la 45001

Documentación que demuestra la implementación efectiva del sistema de gestión de SSO, como registros de auditorías, revisiones por la dirección, incidentes, acciones correctivas/preventivas, capacitación, etc.

Evaluación de riesgos y oportunidades

Documentación que registra la identificación, evaluación y mitigación de riesgos laborales, así como la identificación de oportunidades de mejora.

Objetivos y metas en norma 45001

Documentos donde se definen los objetivos y metas de seguridad y salud ocupacional, junto con los planes para alcanzarlos.

Manual de Seguridad y Salud Ocupacional

Un documento que describe el alcance del sistema de gestión de SSO y cómo se cumplen los requisitos de la norma.

Información documentada sobre roles y responsabilidades

Documentos que identifican los roles y responsabilidades de las personas dentro del sistema de gestión de SSO.

Es importante tener en cuenta que la documentación requerida puede variar según el tamaño de la organización, su complejidad, la naturaleza de las operaciones y los riesgos asociados. La norma ISO 45001 enfatiza la importancia de mantener información documentada relevante y asegurar que sea adecuada, actualizada y accesible para aquellos que la necesitan.

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Software ISO 45001:2018

La Plataforma ISOTools facilita la automatización de la norma ISO 45001:2018

La Plataforma Tecnológica ISOTools ayuda a las organizaciones a implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo basado en la norma ISO 45001 para poder ofrecer una herramienta ajustada a sus necesidades y automatizar, implementar y mantener dicho sistema.