Caso de éxito Lipigas

Introducción

Lipigas es una compañía multinacional del sector energético que opera en Chile (con un 38% de participación en el mercado), Colombia y Perú y cuyo negocio se centra en comercializar y distribuir gas para uso doméstico, comercial e industrial a través de 5 líneas de productos: Gas Natural (GN), gas licuado para transporte, a través de redes con medidor, a granel y en cilindros.

Para Lipigas, la persona es lo más importante en todas las actividades que desarrolla, tanto en su calidad de cliente como de trabajador, proveedor, accionista o comunidad. Salvaguardar la seguridad de la persona es una prioridad para Lipigas y lo manifiesta a través de su compromiso permanente con la prevención de accidentes.

Según el analista de Sistema Integrado de Gestión de Lipigas, Carlos Ávila Rojas, la organización tiene una responsabilidad constante con la mejora continua con la seguridad y salud laboral y con el medio ambiente, sobre todo, teniendo en cuenta el rubro al que pertenecen.

Lipigas cuenta con 13 plantas de almacenamiento y envasado, de las cuales 8 han implementado con éxito la norma OHSAS 18001 de Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y 4 tienen un Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001. En los próximos meses esperan certificar 3 plantas más en la norma OHSAS 18001, por lo que 11 de 13 de sus plantas estarán certificadas.

“Gracias al Software ISOTools, la documentación se ha digitalizado y controlado al 100% encontrándose disponibles solo las versiones vigentes.”

Problemas que impulsaron a Lipigas a decidirse por la automatización de su Sistema de Gestión integrado ISO 14001 y OSHAS 18001

• La organización tiene certificadas las normas ISO 14001 y OHSAS 18001. Esto conlleva manejar herramientas como la matriz IPER para llevar a cabo la identificación de peligros y la evaluación de riesgos, así como utilizar numerosos indicadores para la gestión. Trabajar con procesadores de texto y hojas de cálculo ya hacía inviable operar y contar con la información en el momento adecuado para la toma de decisiones o, simplemente, para conocer el estado de situación de los Sistemas de Gestión en una planta determinada.
• Lipigas, debido a la actividad que desempeña y al manejo del gas licuado, le es indispensable identificar y controlar a tiempo cualquier foco de emergencia para su posterior tratamiento.
• Desde diferentes departamentos de la organización se había trasladado la preocupación por el control operacional y por no tener muy claras las responsabilidades de la ejecución de las acciones. No estando claros estos aspectos, la gestión se complicaba sobremanera y consumía unos recursos que podrían estar empleándose para la mejora del Sistema. En relación a ello, reflexionaron si les era rentable continuar con un Sistema de Gestión que no les aportaba nada.
• Con los Sistemas de Gestión operando en paralelo, percibían que el tiempo que ocupaba en ello era más un gasto que una inversión en mejora. Además, al contar con 13 plantas en las que los procesos son iguales y en las que los procedimientos han de ser los mismos y aplicarse de forma homogénea debían cuidar, minuciosamente, que la documentación vigente estuviera accesible y conocida por todos los implicados.
• Tenían una problemática específica ligada a la persona responsable de los Sistemas de Gestión ya que tenía pensado abandonar la organización. De esta forma, debían retener toda la información y know how del Sistema para comunicárselo a la nueva persona que se iba a encargar de estas funciones.
• Los seguimientos en planta se podían hacer de forma más o menos fácil, utilizando algunas herramientas ofimáticas básicas (procesadores de textos, hojas de cálculo, etc.) pero perdían la inmediatez del envío de la información a los responsables o el poder chequear, en cualquier momento, el valor de los indicadores.
• Hacían un uso reiterado del teléfono y e-mails acumulando demoras y no pudiendo contactar, en muchos casos, con la fuente de la información y los datos. Como consecuencia de lo anterior, la obtención de información actualizada lista para la toma de decisiones suponía grandes inversiones de tiempo. En algunos casos, era urgente definir actuaciones precisas ligadas a situaciones que se podían dar en cualquier organización de estas características. No podían permitirse perder oportunidades, no responder ante diferentes demandas o quedarse atrás con respecto a la competencia.

Cómo ISOTools ha conseguido llevar a cabo exitosamente la automatización de los Sistemas Integrados en Lipigas:

Implementación de ISOTools

Desde el año 2013 hasta julio de 2014, Lipigas se encuentra en la fase de conocimiento de las actuaciones de ISOTools, para continuar, durante los meses de agosto y septiembre, con la confección de manuales de 23 aplicaciones y el Proceso ETL. En octubre de 2014, se llevaron a cabo las capacitaciones a los equipos implementadores SIG y, a finales de ese mismo año, se planteó el siguiente cronograma: configuración de aplicativos en test (.eu), configuración de aplicativos en productivo (.org), actualización de manuales, plan de trabajo con equipos zonales SIG y seguimiento del mismo.

Soluciones que ha aportado ISOTools

A continuación, vamos a ver cómo ISOTools dio respuesta a la problemática que atravesaba Lipigas:

• Una herramienta que supliera la anterior forma de trabajar en la organización en la que toda la gestión se automatice y los trabajadores sean 100% autosuficientes.
• Una plataforma tecnológica que simplificase la implantación del modelo Balanced Scorecard y la integración del Sistema de Gestión Ambiental basado en la norma ISO 14001 y el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo basado en la OHSAS 18001.
• Una solución que llevara a cabo la automatización del Sistema a través de una serie de etapas que permitiera a la organización conseguir los objetivos de una forma gradual, eficiente y efectiva.
• Una herramienta que integrara la gestión para evitar la operatividad en paralelo de los Sistemas de Gestión e invertir en la mejora continua.
• Un Software que contara con un gestor documental que centralizase y organizase toda la información para hacerla accesible a los trabajadores competentes.
• Una herramienta que ofreciera grandes ventajas, con la mejor relación costo/beneficio, disponible en cualquier momento y que cubriese todas las necesidades que tienen para la automatización del Sistema de Gestión.

Mejoras que se han alcanzado en el Sistema de Gestión integrado gracias al Software ISO:

• Disponen en todo momento de los documentos legales, checks list o la matriz de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos (IPER) para que la gestión sea más efectiva.
• Los trabajadores consiguen optimizar, gestionar y controlar las desviaciones.
• Pueden focalizarse más en los problemas, en analizarlos y adoptar las decisiones oportunas a tiempo.
• El Software ISOTools ha optimizado su trabajo de forma que han reducido el número de documentos y ha servido como herramienta de comunicación.
• La documentación se ha digitalizado y está controlada al 100%. Solo están disponibles las versiones vigentes para quienes han de utilizarlas y cuenten con la autorización oportuna.
• Toda la información está ordenada y las personas implicadas en los Sistemas de Gestión pueden acceder fácilmente y a tiempo real a dicha documentación vía Internet.