Caso de éxito CODELCA S.A.S

Introducción

CODELCA S.A.S., comenzó su actividad en el año de 1971 en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, con una filosofía orientada a la producción de artículos eléctricos con calidad y respeto a las necesidades de sus clientes.
CODELCA se dedica a la fabricación y comercialización de productos para usos eléctricos de alta calidad. Trabaja por el mejoramiento continuo, la satisfacción de sus clientes, la prevención de la contaminación y la preservación del medio ambiente a través del cumplimiento de los requisitos legales aplicables, el uso y optimización de los recursos empleados y el alto nivel de compromiso de sus colaboradores, generando así beneficios para su entorno empresarial.
CODELCA es una empresa de 105 empleados que ofrece productos seguros e innovadores, con una excelente calidad, manteniéndose siempre al tanto de las necesidades de las personas para poder brindarles una mayor comodidad.
Actualmente la organización está certificada en ISO 9001 e ISO 14001 y en proceso de implantación de la OHSAS 18001.
Su director de Sistemas de Gestión, Fernay Peña, es además responsable del Sistema de Calidad de otra empresa del grupo Street Fashion con 80 empleados.

“Su director de Sistemas de Gestión invertía el 100% de sus horas mensuales a gestionar la documentación debido a la alta burocracia exigida por el sistema, lo que hizo que CODELCA adoptara la decisión de automatizar dicho sistema.”

Problemas que impulsaron a CODELCA decidirse por la integración de sus sistemas

• Duplicidad de documentos obsoletos debido a la manualidad del Sistema de gestión con documentos físicos en los puestos de trabajo e informáticos gestionados en carpetas.
• Errores en el corte de piezas, como consecuencia de una aplicación de procedimientos erróneos y el manejo de documentación obsoleta.
• Dedicación exclusiva del Responsable del Sistema durante la primera semana del mes, debido a que tenía que recopilar la información sobre la gestión de indicadores que mensualmente reportaban en Excel cada responsable.
• El proceso de implementación requería una gran inversión de tiempo por su naturaleza manual.

Cómo ISOTools ha conseguido llevar a cabo exitósamente la automatización de la gestión integrada de sistemas de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud Laboral

Soluciones que ha aportado ISOTools

A continuación vamos a ver cómo ISOTools dio respuesta a la problemática que atravesaba CODELCA:

• El gestor documental hace posible que todos los empleados accedan únicamente a la documentación vigente en modo consulta o descarga.
• La gestión de indicadores con alertas para los responsables posibilita que cada uno en el tiempo estipulado ingrese la información, generándose automáticamente los reportes, informes y cuadros de mando correspondientes, ahorrando tiempo y asumiendo otras funciones.
• La Plataforma permite una rápida implementación, el Sistema quedó totalmente implementado en 7 meses. Actualmente el responsable del Sistema es el encargado de capacitar al resto de los compañeros.

Mejoras que se han alcanzado en el Sistema de Gestión Integrado gracias al Software ISO

• El responsable del Sistema de Gestión dedicaba el 100% de su tiempo en operar con el sistema. Por ejemplo la recopilación, tratamiento, presentación y análisis de los indicadores le suponía un trabajo de entre 5 y 7 días al mes, unas 50 horas. Actualmente dedica esos días a la mejora del sistema. La empresa pasa de gastar unos 10.000 USD al año en trabajo administrativo a invertirlo en mejora.
• Además, Fernay ha liberado tiempo y se está responsabilizando del Sistema de gestión de otra empresa del Grupo, Street Fashion, sin necesidad de estar físicamente al 100% en la empresa. Esto le supone al grupo el ahorro de un puesto de trabajo y responsable del Sistema de Gestión la ampliación de sus competencias sin sobrecargarse de trabajo.