CODELCA. Caso de Éxito.

Introducción
CODELCA S.A.S., comenzó su actividad en el año de 1971 en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, con una filosofía orientada a la producción de artículos eléctricos con calidad y respeto a las necesidades de sus clientes.
CODELCA se dedica a la fabricación y comercialización de productos para usos eléctricos de alta calidad. Trabaja por el mejoramiento continuo, la satisfacción de sus clientes, la prevención de la contaminación y la preservación del medio ambiente a través del cumplimiento de los requisitos legales aplicables, el uso y optimización de los recursos empleados y el alto nivel de compromiso de sus colaboradores, generando así beneficios para su entorno empresarial.

“Su director de Sistemas de Gestión invertía el 100% de sus horas mensuales a gestionar la documentación debido a la alta burocracia exigida por el sistema, lo que hizo que CODELCA adoptara la decisión de automatizar dicho sistema.”

Problemas que impulsaron a CODELCA decidirse por la integración de sus sistemas

• Duplicidad de documentos obsoletos debido a la manualidad del Sistema de gestión con documentos físicos en los puestos de trabajo e informáticos gestionados en carpetas.
• Errores en el corte de piezas, como consecuencia de una aplicación de procedimientos erróneos y el manejo de documentación obsoleta.
• Dedicación exclusiva del Responsable del Sistema durante la primera semana del mes, debido a que tenía que recopilar la información sobre la gestión de indicadores que mensualmente reportaban en Excel cada responsable.
• El proceso de implementación requería una gran inversión de tiempo por su naturaleza manual.

A continuación vamos a ver cómo ISOTools dio respuesta a la problemática que atravesaba CODELCA:

Soluciones que ha aportado ISOTools

• El gestor documental hace posible que todos los empleados accedan únicamente a la documentación vigente en modo consulta o descarga.
• La gestión de indicadores con alertas para los responsables posibilita que cada uno en el tiempo estipulado ingrese la información, generándose automáticamente los reportes, informes y cuadros de mando correspondientes, ahorrando tiempo y asumiendo otras funciones.
• La Plataforma permite una rápida implementación, el Sistema quedó totalmente implementado en 7 meses. Actualmente el responsable del Sistema es el encargado de capacitar al resto de los compañeros.

Mejoras que se han alcanzado

• El responsable del Sistema de Gestión dedicaba el 100% de su tiempo en operar con el sistema. Por ejemplo la recopilación, tratamiento, presentación y análisis de los indicadores le suponía un trabajo de entre 5 y 7 días al mes, unas 50 horas. Actualmente dedica esos días a la mejora del Sistema. La empresa pasa de gastar unos 10.000 USD al año en trabajo administrativo a invertirlo en mejora.
• Además, Fernay ha liberado tiempo y se está responsabilizando además del Sistema de gestión de otra empresa del Grupo, Street Fashion, sin necesidad de estar físicamente al 100% en la empresa. Esto le supone al grupo el ahorro de un puesto de trabajo y responsable del Sistema de Gestión la ampliación de sus competencias sin sobrecargarse de trabajo.