Caso de éxito Sertecpet de Colombia S.A.

Introducción

Problemas que impulsaron a SERTECPET a decidirse por la automatización de sus sistemas de gestión con una plataforma tecnológica

• SERTECPET DE COLOMBIA S.A. se une al certificado Multisede con la norma ISO 9001 desde el año 2011, la integración de este Sistema de Gestion se realiza con las directrices de las normas ISO 45001 (antes OHSAS 18001) e ISO 14001 y la calificación RUC, este último estándar aplicable en el sector de hidrocarburos a nivel Colombia.
• SERTECPET DE COLOMBIA S.A. realizaba la gestión manual en formato papel, con un bajo nivel de digitalización, lo que implicaba una gran problemática en distintos sentidos entre los que destacaba el no aprovechamiento de tiempo para generación de informes, seguimiento y trazabilidad de tareas relacionadas con el sistema de gestión.
• Existían problemas de planificación y claridad en las responsabilidades, proceso relacionado en el Sistema de Gestión, lo que producía retrasos en el cierre de tareas y hallazgos, pérdida de oportunidades y falta de control.
• El consumo de papel y espacio físico de archivo era excesivo, generando además pérdidas de tiempo en la búsqueda de información y revisión de la trazabilidad ante auditorías internas y externas.
• La falta de control y seguimiento diario en las tareas asignadas a las distintas personas implicadas hacía que las oportunidades de mejora y otros hallazgos quedaran sin resolver, procediéndose a su revisión en siguientes auditorías o revisiones por la dirección.
• La falta de homogeneidad en la información registrada en hallazgos implicaba que en ocasiones no se completaran las tareas o hubiera que reprocesar, suponiendo además un tiempo excesivo el homogeneizar para la generación de reportes y la toma de decisión en tiempo y forma.
• La información no se encontraba centralizada, cada área generaba sus documentos con copia al responsable del SG, lo que suponía un elevado tiempo en la gestión, archivo y búsqueda de la información, además de un riesgo para la continuidad por la pérdida potencial de “Know How”.
• A pesar de que las auditorías se ejecutaban de forma ágil, el tiempo de espera para la obtención de informes respecto a las mismas era excesivo, generando también que se perdieran oportunidades o se incurriera en riesgos por no tomar decisiones a tiempo en base a esta información.
• La gestión de los más de 150 proveedores con los que cuenta SERTECPET implicaba el uso de una gran cantidad de papel y un riesgo potencial de pérdida de información elevado. Esto se suma al riesgo de un incumplimiento, ya fuera por parte de SERTECPET o de otro colaborador, especialmente sensible en el sector.
• La falta de homogeneidad en la información con la que se contaba acerca de los proveedores hacía que recopilar su información, evaluarlos y gestionarlos fuera complejo y exigiera una gran cantidad de tiempo.
• Contar con múltiples sistemas de gestión normalizados de forma simultánea implica gran cantidad de documentación y un exceso de tiempo empleado en la emisión de informes y reportes.
• La revisión por la dirección era tediosa para los mismos, que no contaban con tiempo para revisar toda la documentación inconexa que les era enviada.

Soluciones que ha aportado ISOTools

• ISOTools ha aportado a SERTECPET DE COLOMBIA S.A. la plataforma para digitalizar su Sistema de Gestión y automatizar los procesos relativos al cumplimiento normativo de su actividad especialmente en el seguimiento de hallazgos y oportunidades de mejora.
• Con ISOTools, SERTECPET DE COLOMBIA S.A. cuenta con una completa agenda de actividades gracias a la que todos los implicados en el Sistema de Gestión tienen una visión clara acerca de su responsabilidad, próximos pasos y actividades pendientes de realizar, así como un sistema de avisos, alertas y comunicaciones con el que se puede asegurar que las comunicaciones son entregadas en tiempo y forma a sus destinatarios.
• Gracias a la solución de formatos y registros integrada, toda la documentación del Sistema de Gestión se encuentra digitalizada y centralizada, evitando de este modo la pérdida de información y la falta de control sobre el “know how” de la organización.
• Con la solución de Auditorías, SERTECPET cuenta con la digitalización del ciclo completo del proceso de auditoría, desde la conformación del plan hasta la gestión completa de los hallazgos, pasando por la emisión rápida de informe de auditoría, minimizando así el tiempo dedicado al tratamiento y homogeneización de la información para permitir una toma de decisión ágil.
• Gracias a la solución de tratamiento de No Conformidades, integrada con Auditorías, la trazabilidad es completa, permitiendo que en todo momento la información sea accesible. Cada persona queda notificada y con los próximos pasos asignados en su agenda de actividades, permitiendo así implicar a todo el equipo y reducir el tiempo de gestión por parte de los responsables.
• Gracias a la solución de Gestión de Reportes, SERTECPET puede emitir informes con información consolidada, eliminando el tiempo de recopilación y tratamiento de información para la toma de decisión.
• Con la solución de Gestión de Proveedores, SERTECPET puede hacer una gestión ágil de los más de 150 proveedores de la organización, uno de sus puntos críticos por el sector en el que operan. Gracias a esta solución, toda la información del proveedor, sus requerimientos, evaluaciones, certificaciones, acreditaciones, permisos de trabajo y otros requisitos de gestión se encuentran centralizados y accesibles.
• Gracias a la solución de Revisión por la Dirección, se ha agilizado el tiempo empleado en reportar a la dirección, emitiendo informes de forma automática y haciéndolos accesibles a los responsables mediante notificaciones. Al contar con una gestión integrada de ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 y guía RUC, también se reduce el tiempo empleado en revisar cada norma por separado.
• Gracias a la solución de Mejora Continua, los usuarios de SERTECPET tiene una trazabilidad completa del ciclo de vida de no conformidades y oportunidades de mejora, integrado además con la agenda de actividades permitiendo un control total del grado de ejecución.

Mejoras que se han alcanzado gracias a la Automatización del Sistema de Gestión Integrado:

• Gracias a ISOTools, SERTECPET DE COLOMBIA S.A. ha digitalizado al completo su Sistema de Gestión Integrado, así como lo necesario para dar cumplimiento a RUC.
• En la actualidad, SERTECPET DE COLOMBIA S.A. cuenta con una base sólida de conocimiento y ha minimizado el riesgo de pérdida del “Know How”, al contar con toda la información digitalizada y accesible.
• SERTECPET DE COLOMBIA S.A. ha conseguido reducir los tiempos de respuesta y ser más ágiles en lo que respecta al Sistema de Gestión. Ahora, sus responsables pueden centrarse en gestionar en lugar de desarrollar tareas administrativas que restan valor a sus capacidades.
• Gracias a ISOTools, SERTECPET DE COLOMBIA S.A. realiza un aprovechamiento más eficiente de sus oportunidades de mejora y un tratamiento eficaz de las no conformidades, permitiendo así acelerar el ritmo de mejora continua.
• SERTECPET DE COLOMBIA S.A. en su proceso de transformación digital con ISOTools ha conseguido reducir el consumo de papel gracias a contar con toda la documentación, procedimientos, formatos y registros digitalizados para su operativa ágil por parte de cada responsable.
• Los tiempos de emisión de informes y por tanto el tiempo de respuesta para la toma de decisión se ha reducido en un 80%, con lo que SERTECPET DE COLOMBIA S.A. ha conseguido ganar en competitividad y minimizar riesgos.
• El control de SERTECPET DE COLOMBIA S.A, respecto al Sistema de Gestión actualmente es total, gracias al sistema de indicadores, avisos y alertas con el que mantener a todos los implicados en el Sistema de Gestión alineados con la consecución de objetivos.
• SERTECPET DE COLOMBIA S.A. ha conseguido una gestión eficaz de sus proveedores, reduciendo el tiempo administrativo de gestión sobre los mismos y promoviendo niveles de calidad y seguridad acordes con las expectativas. Al mismo tiempo ha minimizado el riesgo de terceros en la organización y su potencial impacto en la continuidad de negocio.
• Con la digitalización, las personas que interactúan con el Sistema de Gestión, desde responsables a operarios, han reducido el tiempo de gestión diario en más de un 20% y con ello reducir el coste de oportunidad de las tareas que no aportan valor.
• El tiempo empleado en la revisión por la dirección se ha reducido un 30% gracias a la consolidación de los informes y la facilidad de acceso a la información por parte de la alta dirección.
• SERTECPET DE COLOMBIA S.A. ha reducido el riesgo de incumplimiento gracias a contar con una excelente gestión de las calibraciones y mantenimiento de estructuras y equipos, consiguiendo además aportar a sus clientes el nivel de calidad prometido por parte de los equipos técnicos.