Caso de Éxito The English School

The English School: Caso de éxito en Automatización del Modelo de Excelencia EFQM

Introducción

The English School es un colegio privado situado en Bogotá, Colombia. Se encuentra entre los altos rangos y es uno de los colegios privados bilingües más exclusivos de Colombia. Su oferta académica es muy amplia, ofrece el programa completo del Bachillerato Internacional, el Programa de Primaria, el Programa de los Años Intermedios y el Programa Diploma.

El colegio pertenece a la Organización UNCOLI (Unión de Colegios Internacionales), la cual es el órgano de gobierno de las actividades inter-escolares de los principales colegios de la capital y proporciona apoyo organizacional para actividades deportivas, académicas y eventos artísticos entre los colegios afiliados.

Camilo Leonardo Silva Díaz es su Coordinador de Calidad y responsable del Sistema de Calidad bajo el modelo de excelencia EFQM.

“El dinero invertido en la elaboración de encuestas de satisfacción por medio de empresas externas especializadas cada vez que se necesita realizar estas evaluaciones, la demora en la ejecución de registros y el tiempo dedicado en la medición de indicadores llevaron a The English School a ser consciente de la necesidad de automatizar su Modelo de Excelencia EFQM.”

Problemas que impulsaron a The English School a decidirse por la automatización del Modelo de Excelencia EFQM

• La empresa no contaba con un software especializado para realizar la evaluación de los clientes internos y externos, acudiendo a los servicios de una empresa especializada.
  El colegio cuenta con 1.800 alumnos y necesita evaluar aspectos como la docencia, transporte o cafetería entre otros, lo que supone una gran inversión económica.
• La revisión de la documentación y registros derivados de procesos, como por ejemplo el proceso de admisiones se demora debido a los registros se realizan en formato físico y deben ser revisados por las diferentes dependencias. En este tipo de proceso, la documentación podía tardarse hasta una semana, para que llegara a revisión por parte del Rector.
• Dificultad de mostrar resultados al instante y en tiempo real, se debía a que la gestión de indicadores y planeación estratégica se realizaba en una hoja Excel.
  El coordinador debía invertir dos semanas al mes para recopilar la información referida a los indicadores.

 

Cómo ISOTools ha conseguido llevar a cabo exitosamente la automatización de la gestión de la Excelencia

A continuación vamos a ver cómo ISOTools dio respuesta a la problemática que atravesaba The English School:

Módulos que aplicó ISOTools

Módulo base + Módulo EFQM+ Módulo Procesos + Módulo Planeación Estratégica

Soluciones que se ha aportado ISOTools

• Se ha implementado un sistema de encuestas que miden la satisfacción de los clientes internos y externos de la organización, generando informes automáticamente y en tiempo real de ejecución.
• Se ha procedido a la automatización de los procesos y formatos, esto ha disminuido los tiempos de respuesta y ejecución, y ha permitido mantener la información controlada.
• Con la implantación de un sistema encargado de la gestión de indicadores que apuntan a los objetivos estratégicos, existe la posibilidad de generar estrategias para el cumplimento de estos. Además cuenta con un sistema de alertas para los responsables, favoreciendo el ingreso de información y la creación automática de reportes e informes que permiten generar nuevas estrategias.

Mejoras que se han alcanzado en el sistema de gestión calidad basado en el Modelo de Excelencia EFQM

The English School ha implementado la Plataforma Tecnológica ISOTools en 5 meses, lo cual ha permitido:

• Reducir en un 50% el primer año en la gestión de encuestas de satisfacción y gestionar no sólo un mayor volumen de encuestas sino también la totalidad de su sistema de gestión EFQM. Desde el segundo año la reducción será de un 90%.
• Obtener al instante los resultados de los indicadores, debido a que los responsables están involucrados en el sistema de gestión y cada uno se encarga de gestionar sus indicadores con ISOTools.
• Que Camilo, Coordinador de Calidad y responsable del Sistema de Calidad bajo el Modelo de Excelencia EFQM dedique el tiempo que hasta la implantación de ISOTools empleaba en la obtención y análisis de los resultados de los indicadores, en trabajar en otras propuestas de mejora para la organización.