Análisis del contexto en ISO 9001. Mejores prácticas

Análisis de contexto ISO 9001

En un Sistema de Gestión ISO 9001 el análisis del contexto tiene una especial importancia. De su correcta ejecución dependerá en gran medida que su aporte a la organización sea el esperado.

La planificación es la herramienta que adoptan las organizaciones para dar orden a las actividades de los diferentes procesos y adicionalmente permitir que se ejecuten de manera lógica y secuencial. Esta ejecución ordenada evitará reprocesos que generen un mal aprovechamiento de los recursos asignados por la alta dirección para la adquisición de material e insumos para la operación.

Una organización que dentro de su estructura operacional y administrativa no contempla metodologías para el mejoramiento continuo de los procesos, fija su rumbo al fracaso; es importante que se identifiquen las fallas o posibles mejoras a tiempo, de forma que el equipo de gestión pueda evaluar y definir planes de acción ajustados a la realidad.

El sistema de gestión de calidad, dentro de los requisitos documentados en la norma ISO9001, establece en su numeral 4. el contexto de la organización.

El contexto se presenta como herramienta para el análisis de los entornos de la organización y cabe aclarar que el éxito del contexto reside en seleccionar la metodología correcta para la recopilación de la información y el análisis de la misma.

Contexto de la organización

La organización debe identificar las cuestiones que dan valor o impactar de forma positiva o negativa la gestión de los procesos, por esto, la evaluación del entorno define cuestiones:

Evaluación externa:

Donde se evalúa los aspectos positivos de la organización frente a las oportunidades que se puedan aprovechar con base en la capacidad de respuesta que logre la satisfacción de las partes interesadas involucradas.

Pero al igual que se identifican los aspectos positivos, también se tiene negativos, donde la organización debe analizar y aplicar planes de acción que eliminen las amenazas que impactan la continuidad del negocio.

Evaluación interna:

La evaluación interna es una autoevaluación que permite a la organización identificar en que aspectos tiene debilidades que afecten el cumplimiento de los lineamientos requeridos por la alta dirección y que se debe controlar de forma inmediata.

Al igual que se analizan las debilidades se han de tener en cuenta las fortalezas que permitan hacer frente a las debilidades, extraer rendimiento de las oportunidades y mitigar las amenazas.

Determinación de estrategias a partir del análisis de contexto

Es importante que la organización implemente estrategias que le dé a todos los integrantes de los procesos, las herramientas para capacitarse y formarse en el sistema de gestión de calidad, para que puedan aportar al mejoramiento continuo de la organización con argumentos sólidos, producto de la experiencia que se adquiere en la ejecución constante de las actividades que se tiene a cargo.

Gestionar y documentar el análisis de contexto requiere que el equipo de gestión de calidad trabaje en conjunto con todos los procesos, para que todos conozcan con que cuenta la organización para dar respuesta a los requerimientos de las partes interesadas.

Avanzar en la implementación sin tener esto claro, implica que la organización defina planes de acción que no están ajustados a la realidad de la organización y que impactaran de forma negativa.

Para que la definición y aplicación de inspecciones, auditorías y sistemas de control no consuma más recursos que el beneficio que puede generar es importante contar con las herramientas adecuadas y desarrollar la gestión y seguimiento del sistema de la forma más eficiente posible.

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