Claves para implementar el Sistema de Gestión ISO 9001

Implementar el Sistema de Gestión ISO 9001

Actualmente, las organizaciones enfocan sus esfuerzos en mejorar la percepción de las partes interesadas, definiendo estrategias que aporten beneficio con la entrega de productos y servicios que cumplan con los requerimientos legales o pactados entre las partes, promoviendo una cultura de mejoramiento continuo que en el mediano plazo se retribuirá a la organización.

Implementar ISO 9001 y mejorar continuamente los procesos, muestra a las partes interesadas el compromiso que la alta dirección adquirió ellas con ellas, permitiendo fortalecer las relaciones comerciales y sociales que dan paso al crecimiento en conjunto del sector económico.

El punto en el que se debe trabajar es en la organización de las actividades que componen cada proceso, es decir, en una gestión por procesos, identificando los aspectos que generan problemas en operación. Para esto están los Sistemas de Gestión, que no son sino una herramienta que propone una estructura metodológica que tiene como punto inicial la correcta ejecución de actividades en los diferentes niveles de responsabilidad.

La norma ISO9001 es la base donde se documentan los requisitos para la implementación del sistema de gestión de calidad. Para su implementar ISO 9001 es importante que la alta dirección cuente con el apoyo de un profesional con experiencia en la interpretación de la norma, de lo contrario es posible que se generen reprocesos o demoras en el funcionamiento del sistema.

Las claves para la implementación de la ISO 9001:

Compromiso de la alta dirección

El requerimiento de la implementación del sistema de gestión de calidad puede venir de diferentes fuentes:

• La primera es la voluntad de la organización de implementar un sistema de gestión que transmita a las partes interesadas el compromiso de entregar productos o servicios de calidad.
• La segunda es el requerimiento expresado por los clientes para fines comerciales.

Aquí es donde el sistema de gestión de calidad pasa de voluntario a obligatorio.

Conformación del equipo de trabajo

La organización debe contar con personas que tengan la formación y experiencia en la implementación del sistema de gestión, la posibilidad de tener demoras o reprocesos si esto no se cumple es alta. Es importante que dentro del equipo se establezcan niveles de responsabilidad y se asigne un líder que oriente de forma correcta a todos

Diagnóstico Inicial

El funcionamiento de la organización indirectamente cumple en algún porcentaje con los requisitos definidos en la normatividad para el sistema de gestión de calidad, por esta razón el diagnóstico le permite a la alta dirección conocer el estado real de los procesos frente al sistema y desde allí definir el punto de inicio de implementación del sistema, planificando anticipadamente los recursos requeridos.

Estructura documental

La organización, aun sin pensar en la implementación del sistema de gestión de calidad, documenta las actividades de cada uno de los procesos definidos en una estructura conocida como “Mapa de procesos”, en la actualidad la automatización permite aún usuario navegar en la documentación correspondiente.

La estructura documental debe estar definida por niveles de acuerdo al nivel de detalle que requiera describir, que, en términos generales, debe beneficiar a los usuarios que la consulten.

La información a documentar, debe tener una estructura lógica que permita al usuario entenderla rápidamente y ponerla en práctica en el menor tiempo posible, hay que considerar que los documentos tienen dependencias o relación con otros que se convierten en evidencias de ejecución al momento de tener una auditoria.

Comunicación y capacitación

La implementación del sistema de gestión de calidad conlleva la creación y desarrollo de programas y actividades. Sobre estos se debe capacitar a todo el personal de acuerdo al nivel de intervención que tendrá dentro del sistema.

Auditoría

La auditoría en la mayoría de casos, es visto con temor por los equipos de trabajo de los diferentes procesos, pero en realidad, es la herramienta metodológica que más aporta al permitirle al equipo de sistemas de gestión, identificar fallas y oportunidades de mejora que evitaran desviaciones en la ejecución de tareas y de esta forma alcanzar las metas definidas.

Software ISO 9001

Todas las actividades relativas a la implementación y gestión de un Sistema de Gestión de la Calidad pueden ser tan complejas o sencillas como lo sea la organización, pero siempre es de ayuda un Software de gestión ISO 9001.

ISOTools es una plataforma tecnológica que a efectos de ISO 9001 ejerce de motor de mejora continua, además de guía y fuente de eficiencia para las organizaciones. Es la herramienta clave para la gestión de la calidad y la simplificación de las gestiones relacionadas.