Caso de éxito Colvias

Introducción

Colvias es la subsidiaria en Perú del Grupo Colas, líder mundial de la construcción y el mantenimiento de Infraestructura de Transportes, con más de 58,000 colaboradores en los cinco continentes al servicio de diseñar, promover y construir soluciones de infraestructura para una movilidad sostenible.

Su compromiso es contribuir a la modernización del país, a la movilidad de las personas y al desarrollo de las comunidades, brindando soluciones de infraestructura innovadoras y de calidad, brindando calidad consistente y sostenida sobre la base de una cultura organizacional sólida, colaboradores motivados y especializados, procesos controlados y seguros, maquinaria apropiada.

Actualmente se tiene implementado el sistema de gestión en Calidad, Seguridad, Salud ocupacional, Medio ambiente y Antisoborno y se tiene proyectado para el segundo trimestre de 2021 poder certificarse en ellas. Colvias se encuentra homologada como proveedores del sector minero con excelentes resultados y consiguieron la categoría plata en el sello de empresa segura y libre de discriminación contra la mujer otorgado por el Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables MMPV en el 2020.

Johanna Ortiz, Directora de Desarrollo Sostenible en Colvias, se ha encargado de Liderar junto a un grupo altamente competitivo y multidisciplinario, la implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión Integral de COLVIAS.

Problemas que impulsaron a Colvias a decidirse por la automatización de sus sistemas en una plataforma tecnológica:

• Necesitaban un proveedor de software que le acompañara en su constante crecimiento y le brindara mayor fluidez al proceso de mejora continua.
• Debido a que la organización crece continuamente, la documentación asociada al Sistema de Gestión también se incrementa de forma exponencial y debía estar controlada, sin embargo, siguiendo un ciclo de aprobación que no era automatizado resultaba complicado, generando retrasos inoportunos en la gestión diaria.
• Requerían una gran inversión de tiempo en la recopilación de indicadores y en el tratamiento de datos para su posterior análisis, implicando esto un coste de oportunidad y un exceso de recursos empleados.
• Se necesitaba de una herramienta en la que pudiera centralizar la información, ya que al tener una oficina principal en la capital y en otra ciudad, resultaba un gran esfuerzo el poder documentar, organizar y gestionar procesos.
• La dificultad en el seguimiento de los planes de acción implementados en nuestras diferentes sedes obstaculizaba la consecución de los objetivos estratégicos de la organización..

Soluciones que ha aportado ISOTools

• Al tener personal colaborativo en diferentes sedes, facilita la gestión de la organización.
• Gracias a un mapa de procesos interactivo se tiene acceso a toda la información relevante del sistema de gestión integrado, entre otras: la caracterización de los procesos, documentos, indicadores, requisitos legales, riesgos asociados, no conformidades, etc.
• La completa gestión de los indicadores de la organización permite la creación de distintos tipos de indicadores, como son automáticos y manuales. Estos indicadores pueden ser alimentados por datos generados en la propia plataforma a través de las distintas aplicaciones contratadas o, de lo contrario, colocar manualmente los registros que se tengan.
• La gestión de indicadores se realiza a través de un completo Dashboard donde son gestionados mediante una interfaz gráfica. En esta interfaz se puede consultar la trazabilidad, añadir indicadores y definir la colorimetría para el grado de cumplimiento y los avisos en caso de tener previsiones desfavorables.
• El módulo de Encuestas realiza el envío y creación de la misma de forma directa, permite el conteo en línea y el seguimiento de la calificación por cada pregunta realizada en caso de realizar una evaluación, así como también se tiene la trazabilidad de qué usuarios ya hayan completado la encuesta y quienes aún no.
• ISOTools permite tener en un único lugar el soporte documental del Sistema. Posibilita la gestión de archivos externos (.doc, pdf, xls, etc.). Permite controlar accesos, gestionar el ciclo de vida completo de los documentos, así como distribuir la información y asociarlos con otros elementos como pueden ser objetivos, procesos, etc.
• Evitar reprocesos por falta de comunicación, trazabilidad en la gestión de documentos, uso de diferentes herramientas para canalizar comunicaciones, así como también el poder disminuir tiempos.

Mejoras que se han alcanzado gracias a la automatización del Sistema de Gestión Integrado

• ISOTools ha permitido planificar y gestionar las auditorías internas, conociendo en todo momento si se han realizado, cuáles han sido los resultados y qué acciones se han asignado, a quién se asignó y si se han completado dentro de la fecha pactada.
• La gestión de la documentación se hace más simple y efectiva. Los documentos están disponibles de forma instantánea para las personas que han de trabajar con ellos de manera virtual.
• Gestión de usuarios eficaz y completa gracias a la asignación de acceso y/o permisos. Mediante permisos se puede controlar la documentación sensible, así como realizar la difusión de un documento de manera instantánea, el circuito de aprobación es más rápido y directo, teniendo trazabilidad en todo momento, comunicándose de forma directa la responsabilidad de gestión para la revisión de esos documentos sin tener que dedicar más de 5 minutos.
• El uso del papel ha disminuido considerablemente, al igual que el tiempo invertido y los recursos asignados, puesto que los documentos ahora son gestionados de manera virtual.
• Gracias a ISOTools, Colvias cuenta con un mapa de procesos que unifica y centraliza información de toda la organización, permitiendo su gestión de forma amigable y relacionada con indicadores y documentos.
• ISOTools aporta a Colvias una gran ventaja y respalda a la organización como sustento en homologaciones, esta actividad se hace de manera rápida y directa, al igual que las auditorías internas y externas.