Caso de éxito Rubix

Introducción

Rubix es el distribuidor líder en Europa para la distribución de servicios y productos relacionados con la revisión, reparación y mantenimiento de equipos e instalaciones industriales de todo tipo.

Harry Brammer fundó la organización en Reino Unido en 1920. En 1960, H Brammer & Company LTD ya contaba con 650 empleados, clientes en más de 60 mercados de todo el mundo y comenzaba a cotizar en bolsa.

Hoy en día, se encuentran presentes en 23 países de todo el mundo y superan los 8000 empleados, que dan servicio y producto de primera calidad a más de 220000 clientes hasta alcanzar ventas por más de 2200 millones de euros.

El Grupo Rubix está compuesto por la unión de compañías líderes en el sector industrial para dar un servicio multiespecializado en toda Europa. Actualmente componen el Grupo Rubix: Brammer, Buck & Hickman, Cañellas Protección, Giner, Julsa, Minetti, Motronic Service, Novotech, Orexad, Robod, Syresa, Stop Fluid o Zitec entre otras compañías.

Ejemplo de su esfuerzo por el crecimiento y la mejora continua son sus certificaciones en ISO 9001 (obtenida en 1998), ISO 14001 (obtenida en 2014) e ISO 50001 (obtenida en 2014). Actualmente se encuentran también en proceso de certificación para ISO 45001, en los próximos años.

Para organizaciones de este volumen, la administración de un Sistema de Gestión Normalizado sin un software potente que automatice los procesos y elimine la burocracia no es una opción, es una necesidad.

Oihana Domingo Azpitarte es la responsable de calidad en Rubix España y se encarga de implementar, gestionar, mantener y mejorar de forma continuada los Sistemas de Gestión ISO 9001, ISO 14001 e ISO 50001.

Problemas que impulsaron a Rubix a decidirse por la automatización de sus sistemas de gestión con una plataforma tecnológica:

• Una organización que gestiona millones de productos en stock y una facturación por más de 2000000€ genera una gran cantidad de documentación relacionada con proveedores, controles de calidad, no conformidades y procesos de gestión. La gestión de esta información se hacía insostenible. El coste de la gestión del Sistema de Gestión de la Calidad, Medio Ambiente y Eficiencia Energética generaba más costos que beneficios.
• La documentación se gestionaba de forma manual mediante documentos enlazados en archivos de Excel donde se reflejaban las versiones obsoletas, versiones activas, personas implicadas y otros detalles. Esta forma de gestión, con el tiempo y el crecimiento del sistema, generaba pérdida de información, control y dificultades a la hora de modificar, validar y comunicar cualquier documento.
• La gestión manual dejaba el Sistema de Gestión expuesto a errores humanos que perjudicaban la imagen de la organización y ocasionaban pérdida de oportunidades de mejora.
• Las auditorías de los Sistemas de Gestión de la Calidad, Medio Ambiente y Eficiencia Energética se hacían complejas y requerían una gran inversión de recursos humanos para la recopilación y validación de la información necesaria.
• Dificultades de difusión de la información relativa a procesos, no conformidades, mediciones e informes de revisión por la dirección debidos a la descentralización de las ubicaciones y la necesidad de contar con colaboradores implicados en los Sistemas de Gestión ubicados en todo el mundo.
• Rubix cuenta con una gran cantidad de maquinaria y equipos distribuidos por todo el mundo que necesitan sus correspondientes registros, mantenimientos y documentación. Una gestión mediante hojas de cálculo ocasionaba retrasos en los mantenimientos preventivos, así como la pérdida de documentación de importancia para los equipos.
• Problemas derivados de una insuficiente gestión de las infraestructuras. Contar con múltiples almacenes y centros de distribución dificulta en gran medida el contar con información actualizada sobre los equipos, maquinarias, vehículos y sus correspondientes mantenimientos preventivos.
• Duplicidades de trabajos relacionados con la gestión de la infraestructura al necesitar avisar de su ejecución, validar la documentación y, posteriormente, verificar su ejecución y registrar la misma en hojas de cálculo.
• Falta de control en procesos y documentación motivado por la existencia de múltiples localizaciones geográficas que ocasiona retrasos en los tiempos empleados en el Sistema de Gestión.
• Dificultades a la hora de realizar las auditorías internas debido a la falta de trazabilidad entre la documentación, procesos, no conformidades, acciones correctivas y los responsables de las distintas localizaciones de la organización.
• Errores y retrasos en las calibraciones ocasionadas por la gestión manual mediante hojas de cálculo que producían costes de oportunidad y no conformidades.
• Dificultades de acceso a la documentación asignada a cada responsable y los correspondientes avisos para la revisión y validación de dicha documentación que aumentaban los recursos empleados en la gestión.
• Falta de homogeneidad en los procesos empleados debido a la gestión manual de la documentación asociada a los mismos y los retrasos en tiempo que esto implica.
• La gestión descentralizada de las quejas y reclamos de clientes y proveedores ocasionaba pérdida de información y exceso de recursos empleados en la gestión.
• Elevado riesgo de incumplimiento ante la inexistencia de una adecuada gestión de riesgos. Si bien se identificaban y gestionaban mediante hojas de cálculo, estos no quedaban enlazados a sus correspondientes sistemas de seguimiento y planes de acción.
• Coste de oportunidad ocasionado por una inadecuada gestión del seguimiento de objetivos por la dificultad de acceso a la información necesaria para la gestión de los mismos.
• Exceso de recursos empleados en la gestión de la eficiencia energética por la dificultad existente en el seguimiento manual de contadores e indicadores fijados.
• Pérdida de oportunidades de reducción de costos ante la ausencia de avisos de vencimientos de contratos con proveedores y posibilidad de negociación con los mismos.
• Ausencia de oportunidades de mejora con los proveedores al no contar con un control de no conformidades con proveedores y evaluaciones objetivas de los mismos en base a criterios predefinidos.
• Riesgo de daño en la reputación corporativa ante la ausencia de un sistema normalizado para la gestión de residuos por la dificultad que esto suponía al contar con múltiples localizaciones y tipos de residuos.

Soluciones que ha aportado ISOTools

• ISOTools aporta una herramienta software para la gestión de los Sistemas Normalizados escalable y capaz de crecer con el cliente hasta cubrir sus necesidades actuales y prepararlo para las necesidades futuras.
• El Software ISOTools para la gestión de los Sistemas Normalizados aporta a Rubix la protección de datos y seguridad informática que requiere al contar con los certificados ISO/IEC 27001 e ISO/IEC 20000.
• Los años de experiencia de ISOTools con los Sistemas de Gestión ISO con proyectos internacionales han servido para transmitir al Rubix las buenas prácticas propias de un equipo de consultores expertos.
• Software de alta usabilidad, intuitivo y fácil de operar. Gracias a esta avanzada usabilidad los tiempos de adaptación y aprendizaje se reducen al mínimo.
• Gestión documental avanzada e integrada con todos los procesos del Sistema de Gestión que permite un óptimo control de versiones.
• Gestión de usuarios avanzada que posibilita su asignación a procesos, tareas, documentos y flujos en todas las aplicaciones del software, con sistemas de avisos vía e-mail para evitar la demora en plazos y errores humanos por olvido.
• Canal de Quejas y Reclamos avanzado que posibilita centralizar la fuente de entrada de no conformidades y consultas de terceras partes.
• Sistema de gestión de infraestructuras y calibraciones integrado con la gestión de usuarios, alertas, procesos e indicadores que posibilita una gestión eficaz de los activos de Rubix.
• Gestión de Riesgos mediante matrices altamente visuales gracias al uso de colorimetrías, enlazadas con el resto de módulos del sistema para hacer accesibles desde la misma matriz los planes de acción, procesos e indicadores.
• Sistema de objetivos asociado a indicadores gracias al cual hacer un seguimiento fácil e intuitivo del grado de consecución de los mismos y las oportunidades de mejora que de estos objetivos se pudieran identificar.
• Sistema de Gestión de la Eficiencia Energética eficaz, integrando contadores inteligentes con los indicadores de rendimiento, proveedores, no conformidades de proveedores y sistemas de evaluación de los mismos.
• Software de auditoría interna fácil que minimiza el tiempo necesario para su ejecución y posibilita una rápida toma de medidas, evitando la duplicidad de tareas y maximizando la utilidad de los recursos empleados.
• Seguimiento eficaz de las no conformidades gracias a la integración completa con el sistema de auditorías, indicadores, objetivos y personas.

Mejoras que se han alcanzado gracias a la Automatización del Sistema de Gestión Integrado:

• Rubix ha reducido hasta en un 70% los tiempos de gestión de los Sistemas de Gestión ISO 9001, ISO 14001 e ISO 50001.
• Gracias al software cloud, Rubix ha solventado las dificultades que ocasionaba la gestión descentralizada en sus múltiples centros de trabajo, evitando así la pérdida de información y minimizando los recursos empleados en todo aquello que implicaba la unificación de documentos, indicadores, infraestructuras, calibraciones y auditoría de las distintas localizaciones en las que opera.
• Rubix ha reducido en un 90% el tiempo destinado a las auditorías internas, sus gestiones previas y posteriores gracias a disponer de un avanzado programa de auditorías, indicadores y seguimiento de objetivos.
• Gracias a la usabilidad Rubix ha conseguido implicar a las personas necesarias en la gestión diaria de todo lo relacionado con los Sistemas de Gestión de la Calidad, Medioambiente y Eficiencia Energética, haciéndolo así más productivo y eficaz.
• Ausencia prácticamente total de riesgos de incumplimiento legal gracias a una constante monitorización de riesgos.
• La gestión eficaz de las no conformidades ha permitido a Rubix mejorar sus procesos en un corto espacio de tiempo y con ello reducir también de forma progresiva el número de no conformidades generadas.
• Gracias a ISOTools, Rubix cuenta siempre con la última versión validada de cada documento accesible para sus colaboradores implicados y una completa trazabilidad de las versiones y revisiones realizadas sobre cada documento.
• Las instalaciones y calibraciones de Rubix se encuentran siempre en orden gracias al sistema de inventario, la gestión de los programas de mantenimiento y el sistema de avisos a cada responsable integrado en el Sistema de Gestión.
• Rubix ha homogeneizado los procesos entre los distintos centros de trabajo consiguiendo con ello una mejora global en la satisfacción de sus clientes, independientemente del centro desde el que fueran atendidos.
• Mejora real de la eficiencia energética y disminución de los costes gracias a la eficiencia de las automatizaciones en el Sistema de Gestión ISO 50001.
• Mejora del poder de negociación con proveedores debido al sistema de evaluación de proveedores y la gestión de las no conformidades procedentes de los mismos.