Supervisión continua del contratista. ¿Es posible?

Contratista

Cuando una empresa solicita el trabajo de un contratista, es necesario que supervise su actividad, ya que es muy riesgoso firmar un contrato y no preocuparse de cómo se está realizando, aunque dichos contratos estén vinculados a elevadas multas o sanciones.

Si algo no se hace adecuadamente por parte del contratista, es posible que la empresa no cuente con el tiempo suficiente como para llevar a cabo las medidas oportunas y las consecuencias sea más graves, lo que generara un costo elevado derivado de la inadecuada gestión.

La supervisión continua del contratista es muy importante, porque además de afectar de forma directa sobre la organización, también puede perjudicar a las partes interesadas, como es el caso de los clientes.

Imaginemos una situación en la que un contratista emplea materiales de baja calidad con la finalidad de reducir los costos y la organización no realiza la supervisión oportuna, no quedará garantizado que el servicio prestado sea de calidad.

La supervisión continua del contratista es fundamental, pero es que hay una razón más para llevarla a cabo y es contar con información real de todo lo que tiene lugar dentro de la organización. Los supervisores informarán en todo momento de las incidencias que puedan producirse y de cómo se desarrolla las actividades ligadas al contrato.

La organización siempre trabajará para saber cuál es la situación actual y así tras realizar un análisis de la situación, aprender a anticiparse cuando esta situación vuelva a repetirse en un futuro.

Un supervisor siempre centrará sus esfuerzos en aportar información de interés para conocer cómo se desarrolla el contrato y cuáles son los riesgos que podrían afectar en un futuro.

La supervisión continua del contratista dentro de una organización se llevará a cabo en función de la política HSE que esté establecida en la organización.

La supervisión continua del contratista es posible, para lograrlo es necesario contar con un supervisor que entre otras cualidades:

• Tenga conocimiento técnico de los sistemas implementados en la organización.
• Cuente con experiencia.
• Posea las cualidades de un buen intermediario que solvente cualquier tema, evitando que este tipo de asuntos escalen a los mandos superiores.
• Goce de conocimientos informáticos.
• Tenga una mentalidad preventiva para evitar errores.
• Sea consciente de los aspectos más importantes sobre prevención de riesgos laborales.

Para que la supervisión continua del contratista sea posible, además será de gran importancia que se cuente con un contrato que esté correctamente establecido. Los requisitos de la actividad a realizar por el contratista estarán definidos en el documento.

Durante la supervisión se analizará que los requisitos se están cumpliendo, algunos de ellos estarán directamente definidos por legislaciones obligatorias. De igual modo, se identificarán los riesgos que estén asociados a la actividad. Se establecerán protocolos de actuación para garantizar la seguridad y se verificarán los documentos aportados por el contratista.

Desde que los contratistas inicien el trabajo, la empresa contratante estará supervisando de forma periódica su trabajo para garantizar que todo se realiza conforme a los establecido. Estos controles pueden ser de carácter informal, pero otros se podrán establecer como auditorías concretas.

Para garantizar el éxito de la supervisión del contratista, la comunicación con los trabajadores deberá reforzarse para así evitar riesgos.

Realizar actividades preventivas con los contratistas acarrea que después de que todo el trabajo haya finalizado, será necesario evaluarlo para adoptar las decisiones futuras.

Teniendo en consideración que vivimos entre tecnología, la organización podrá emplear la transformación digital de esta operativa, evitando el uso de formularios en formato papel y disminuyendo el tiempo dedicado a ciertas actividades para sí invertirlo en trabajos relacionados con la prevención.

Software para la supervisión continua del contratista

Con ISOTools Excellence, podrás gestionar de forma unificada a los contratistas de su organización, logrando que su involucración en el sistema se vea favorecida y garantizando la seguridad de la información.

El Software ISOTools para la supervisión continua del contratista le permitirá:

• Mejorar las relaciones y las actividades de los contratistas y las partes interesadas de la organización.
• Unificar la información y facilitar la explotación de dicha información.
• Inventariar, categorizar y realizar el ciclo de vida completo de cada uno de los contratistas y empleados.
• Contar con un sistema de alertas que ayude a asegurar que las tareas se ejecutan en tiempo y forma.
• Proporcionar a los contratistas un portal propio a través del cual se podrá gestionar toda la documentación.

Mediante el uso de la plataforma tecnológica ISOTools, podrá hacer partícipe a sus contratistas durante la gestión HSE y así podrá liberar recursos para así dedicarlos a lo importante. Es el momento de que la organización:

• Simplifique el cumplimiento legal, incluso si la organización cuenta con un gran número de colaboradores.
• Fortalezca el control de la documentación derivada de la gestión de contratistas.
• Convierta al contratista en un socio estratégico que sea partícipe del sistema.
• Disminuya los costos al gestionar de forma correcta aquellas oportunidades de mejora.
• Incremente el control de la eficiencia de cada uno de los contratistas.