Proceso de investigación en la norma ISO 37301

ISO 37301

Ya estamos en una organización que implementa un sistema de gestión de compliance basado en la norma ISO 37301, ¡enhorabuena! Seguro has estado leyendo nuestros artículos y te has dado cuenta de que el cumplimiento es una forma valiosa de garantizar la continuidad del negocio y de fijar una posición firme en contra del financiamiento del terrorismo, sobornos, lavado de dinero y corrupción.

Además, percibes que hay riesgos que acechan a la empresa, algunos de ellos son:

• Vulnerar contratos de los trabajadores y proveedores.
• No pagar imposiciones, cotizaciones y demás beneficios laborales.
• Violar leyes y reglamentos del país.
• Mala reputación.
• Inadecuada gestión de activos.
• Conflictos de intereses.
• Incumplir acuerdos comerciales.
• Riesgos legales, financieros y operativos de toda índole.

Esto supone que contemos con un canal de denuncias confidencial y capaz de hacer seguimiento a las declaraciones que se presenten, también se requiere documentar los testimonios y hacer seguimiento a cada caso. La importancia del canal es considerable si tomamos en cuenta que puede prevenir delitos y detectar irregularidades antes de incurrir en riesgos penales capaces de generar multas, castigos, cierres y encarcelamientos.   Una vez que la denuncia es formulada comienza el proceso que nos atañe: el de investigación, que comprende de siete pasos:

• Acciones inmediatas: apenas la denuncia llegue al canal es crucial iniciar las investigaciones pertinentes. Las demoras no tienen lugar y es necesario empezar con las pesquisas que contribuyan a dilucidar la situación. Tales iniciativas ameritan precisión, discreción y que solo se impliquen las personas involucradas en los hechos. Las dilaciones pueden ser interpretadas como complicidad ante posturas antiéticas.
• Planificación de la investigación: Fijar el curso de las indagaciones ayuda a ordenar las acciones y los hechos ocurridos, lo que brinda claridad al caso e impide que se sigan pasos infructuosos. También sirve para evitar que se inmiscuyan personas ajenas al proceso y la investigación derive en un callejón sin salida que dé la impresión de que en la empresa imperan la impunidad y el descuido ante las irregularidades.
• Recopilación de datos: Una vez que la planificación está lista es necesario documentar la denuncia de forma pormenorizada y contrastarla con hechos. Para ello es recomendable ejercer una vigilancia en el área donde ocurrió la irregularidad, estudiar a los implicados y hacer entrevistas que contribuyan a registrar qué tan frecuente es que existan anomalías
• Organización de datos: Un montón de cifras, declaraciones y hallazgos por sí solos no tienen sentido ni representan un aporte relevante sin el orden necesario que permita tratar la información de manera idónea. Esto comprende jerarquizar y clasificar los datos, desechar elementos superfluos, corroborar y contrastar la información y elaborar los informes que llegarán a las personas pertinentes.
• Análisis causal: Una investigación bien hecha amerita brindar detalles y sus porqués. El curso de toda pesquisa lleva inexorablemente a un final, a una resolución del conflicto. Y para tener una perspectiva clara de todo lo ocurrido, más allá del final, los datos ordenados nos darán los motivos. La reflexión sobre las irregularidades e incumplimientos serán de utilidad para prevenir nuevas inconsistencias y fallas.
• Acciones preventivas y correctivas: En este punto ya contamos con datos organizados y analizados que tras dar en blanco con las causas de lo sucedido tienen la posibilidad de ayudarnos a hallar las acciones preventivas que impedirán que se cometan los mismos errores. En caso de incurrir en equívocos similares, es menester precisar cuáles serán las acciones correctivas que se aplicarán, teniendo como base las investigaciones hechas previamente.
• Informar los hallazgos: El último punto de nuestra lista es particularmente relevante porque una investigación engavetada no revestirá de utilidad para nadie, en ningún caso. Es decir, es tan importante hacer la investigación como comunicar los hallazgos obtenidos. ¿A quiénes informar? ¡A cada involucrado! Y, luego de que las gestiones lleguen a feliz término, es importante que todos en la organización sepan que las investigaciones sí existen, sí importan y sí ayudan a dilucidar cuestiones complejas. Dependiendo del asunto, sería útil que la investigación trascendiera y llegara más allá de los límites de la empresa, para que la imagen de transparencia, integridad, eficacia y transparencia llegara a oídos de clientes y partes interesadas, como agentes multiplicadores de buenas noticias. Ellas son importantes y merecen ser difundidas – tanto o más – que las reseñas sobre fraudes, sobornos y corrupción. Después de todo, los buenos somos más.

Estas son fases del proceso de investigación que naturalmente puedes implementar en tu organización, no obstante, el uso de la tecnología de la información le dará un alcance superior porque:

• Facilita la confidencialidad de los datos en los procesos
• Agiliza la visualización de los soportes
• Permiten analizar la gestión de forma ágil y encontrar oportunidades de mejora en forma integrada.

La investigación de compliance combinada con las potencialidades que tienen los softwares actuales le darán una ventaja competitiva a las organizaciones que lo implementen en conjunto.

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