Importancia de la metrología en los sistemas de gestión

Sistemas de gestión

Para abordar un tema tan amplio como la importancia de la metrología en los sistemas de gestión, partiremos por definir de qué tratan el “seguimiento y medición”. Nuestras definiciones se basarán en los conceptos contenidos en la norma ISO 9000:2015, que conceptualiza al seguimiento de esta forma: “es la determinación del estado de un sistema, un proceso, producto, servicio o actividad. Es decir, dentro de un sistema de gestión existen varios aspectos a los que les podemos hacer seguimiento.  Por su parte, la medición es el proceso para determinar un valor”.

La norma UNE- ISO 3534 – Estadística, vocabulario y símbolos establece que el valor determinado generalmente es el valor de una magnitud. La ISO 9000, además, ofrece un concepto para proceso de medición y equipo de medición. No obstante, la tercera edición del VIM (Vocabulario Internacional de Metrología. Conceptos fundamentales y generales y términos asociados, emanada por el Centro Español de Metrología, profundiza sobre las definiciones.

Elementos que se relacionan

El enfoque de procesos evolucionó en la más reciente versión de la norma ISO 9001: 2015, esto le permite incluir dos aspectos relevantes:

• El ciclo PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar). En el componente verificar tienen cabida elementos como el seguimiento y medición. Por eso existe una relación estrecha entre la metrología y los sistemas de gestión. Sin seguimiento y medición, el ciclo PHVA estaría incompleto.
• El pensamiento basado en riesgos, un enfoque que se relaciona con el seguimiento y medición, el ciclo PHVA y el enfoque de procesos, por cuanto “permite que la organización determine los factores que podrían causar que sus procesos y su sistema de gestión se desvíe de los resultados planificados, para poner en marcha controles preventivos que minimicen los efectos negativos y maximicen las oportunidades conforme surjan” (ISO 9001:2015). Los controles preventivos que menciona el estándar permiten implementar una estrategia: la gestión de riesgos, que ayuda tanto a identificar los riesgos potenciales y disminuir los impactos negativos de los riesgos, como al establecimiento de controles. Pero precisar controles no basta. Siempre es necesario saber si ellos funcionan de la forma prevista. Esto solo puede comprobarse mediante el seguimiento y medición.

Estas interrelaciones son palpables cuando nos remitimos a imágenes como la siguiente:

El enfoque de procesos implica la definición y gestión sistemática de los procesos y sus interacciones, con el fin de alcanzar los resultados previstos de acuerdo con la política del sistema de gestión y la dirección estratégica de la organización. La norma ISO 31000:2018 confirma la relación antes mencionada mediante el siguiente gráfico:

Como se puede ver, en cada etapa hay espacio para el seguimiento, medición y verificación. No obstante, por mucho tiempo se ha supuesto que – por ejemplo – en versiones anteriores de la norma ISO 9001 los aspectos metrológicos estaban limitados a la sección “control de los equipos de seguimiento y medición”, que forma parte del apartado “realización del producto”. En la edición del 2015, encontramos que este tema se aborda en la sección 7 Apoyo, apartado 7.1 Recursos, subsección 7.1.5 Recursos se seguimiento y medición. No obstante, los aspectos metrológicos que contiene el estándar abarcan más que las secciones descritas, pues existen numerosas cláusulas que incluyen aspectos metrológicos, dependiendo de los bienes y servicios suministrados por la organización. Por ejemplo, si el propósito de la empresa es vender libros o prestar servicios de traducción de documentos, los aspectos metrológicos serán muy reducidos. Pero, si el bien fabricado por la organización involucra aspectos de diseño y la adquisición de materias primas y/o insumos externos, la injerencia metrológica serás mayor.

La relevancia de los aspectos metrológicos involucrados en cláusulas diferentes a la 7.1.5 se enfatiza actualmente gracias al enfoque basado en riesgos. Si desconocemos la importancia del seguimiento y medición, las fallas en la operatividad, funcionalidad y adecuación existirán serios riesgos para los sistemas de gestión y su eficacia. El seguimiento es especialmente crucial cuando nos referimos a controles.

La sección Seguimiento y medición de la norma ISO 9000 ha sufrido grandes cambios en cuanto a enfoque y contenido. La versión más reciente es más compleja y completa que sus predecesoras. Por ejemplo, cuando el estándar propone “determinar y proporcionar los recursos necesarios” la palabra determinar entraña la necesidad de hacer un análisis de los procesos de medición y que se deben precisar qué recursos (equipamiento, conocimientos del personal, condiciones ambientales, entre otros) se proporcionarán a quienes llevarán a cabo las actividades de seguimiento y medición. También se emplean términos como validez y fiabilidad. La validez está asociada a la exactitud, la fiabilidad se relaciona con la confianza y poca incertidumbre acerca de los resultados. Es decir, a menor incertidumbre, mayor fiabilidad.

Tener una noción completa sobre los elementos de los sistemas de gestión y la forma en que ellos se relacionan nos permitirá aprovechar cada aspecto al máximo, con el propósito de alcanzar la eficiencia y el éxito.

Este artículo lo publicamos en el marco del día mundial de la metrología, celebrado el 20 de mayo del 2021. Si desean que sigamos desarrollando este tema, nos escriben, y con gusto desarrollaremos más entregas de este interesante tema. Sobre todo, con la incorporación de nuevas tecnologías en la gestión metrológica.

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