¿Es necesario un compliance officer en un sistema de gestión basado en la futura norma ISO 37301?

Compliance officer

El rol de oficial de cumplimiento o compliance officer, como lo conocemos hoy en día (instancias en las que participa, funciones y relevancia), es de reciente data. Aunque en ocasiones se duda de la valía de este profesional, consideramos necesario acotar que se trata de un miembro meritorio de la organización. Y no es porque estemos en contra de la polivalencia de los colaboradores, sino porque concluimos que un área tan sensible y primordial como el compliance no debería descuidarse o dejarse en manos de trabajadores que ya tienen sus quehaceres bien definidos. Reivindicamos la labor del oficial de cumplimiento porque a él le competen muchos aspectos, entre ellos tener conocimiento de las leyes y regulaciones aplicables a la empresa.

Una formación bien particular que le lleve a aguzar el instinto acerca de las formas de evasión legal, maneras de evitar controles y modus operandi de quienes aceptan sobornos, es la base que requiere un oficial de cumplimiento para ser eficaz. Este rol es particular y no debe ejercerlo un trabajador que ya desempeñe otras funciones dentro de la organización, puesto que el compliance officer será el encargado de que la empresa opere en conformidad con las leyes, reglamentos, contratos y acuerdos correspondientes. El cumplimiento se traduce en organizaciones comprometidas y confiables, en sociedades más transparentes.

Dentro de un sistema de gestión, el trabajo del oficial es lograr que se honren los acuerdos pactados por la organización, conseguir que se cumplan las normas. Es una manera de hacer que la empresa opere sin ser castigada y, además, goce de la confianza de clientes y partes interesadas.

En la norma ISO/FDIS 37301 (5.3.2) se señalan las funciones de cumplimiento de forma que no existan equívocos en torno a la figura del compliance officer, a quien se encomiendan las tareas de:

• facilitar la identificación de las obligaciones de cumplimiento;
• la evaluación del riesgo de cumplimiento;
• asegurar que las obligaciones de cumplimiento se integren en las políticas;
• establecer un sistema de informes y documentación de cumplimiento;
• establecer indicadores de desempeño de cumplimiento;
• establecer un sistema para plantear inquietudes y garantizar que se aborden las inquietudes.

La función de cumplimiento, además, será responsable de monitorear:

• que las responsabilidades para lograr las obligaciones de cumplimiento identificadas se asignen adecuadamente en toda la organización;
• que las obligaciones de cumplimiento están integradas en los procedimientos y procesos;
• que todo el personal pertinente esté formado según sea necesario.

La función de cumplimiento, según el estándar, será responsable de:

• seguimiento y medición del desempeño del cumplimiento;
• analizar y evaluar el desempeño del sistema de gestión del cumplimiento para identificar cualquier necesidad de acción correctiva;
• asegurarse de que el sistema de gestión del cumplimiento se revise a intervalos planificados.

La función de cumplimiento deberá – indica la norma -:

• proporcionar al personal acceso a recursos sobre políticas, procesos y procedimientos de cumplimiento;
• asesorar a la organización en asuntos relacionados con el cumplimiento.

La organización debe asegurarse de que la función de cumplimiento tenga acceso a:

• altos responsables de la toma de decisiones y la oportunidad de contribuir al inicio de los procesos de toma de decisiones;
• todos los niveles de la organización;
• todo el personal, la información documentada y los datos necesarios;
• asesoramiento de expertos sobre leyes, reglamentos, códigos y normas organizativas pertinentes.

La norma puntualiza que los deberes específicos de la función de cumplimiento no eximen a otro personal de sus responsabilidades de cumplimiento. En cuanto a estándares precursores de la norma ISO 37301, contamos con la UNE ISO 19600, la cual señala cómo debería ser la política de compliance, define roles y responsabilidades de cumplimiento, funciones, perfila asignaciones específicas de los oficiales de cumplimiento, de directivos y trabajadores. El compliance se concibe como una oportunidad para que una organización consiga el éxito y sea sostenible.

Entonces, ¿es necesario un compliance officer en un sistema de gestión de cumplimiento? La respuesta es sí. Un rol crucial (o un área, con sus propias necesidades, objetivos, indicadores y recursos) necesita del liderazgp que indique el rumbo del cumplimiento, que fije una ruta certera en que la organización se conduzca de manera segura, para que las nubes negras de los crímenes, evasiones, multas, cierres, escándalos y desconfianza se mantengan lejos de la empresa.

Software para la gestión compliance

Próximamente, la norma ISO 19600 será reemplazada por la ISO 37301, la cual, al ser certificable, precisará de seguimientos, auditorías, medidas, gestión de riesgos, etc. de los que dependerá la futura certificación

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