Metodologías para la Integración de los Sistemas de Gestión

Integración de los Sistemas de Gestión

A pesar de las innovaciones en los Sistemas de Gestión (SG), aún existen organizaciones que no implementan sus SG de forma articulada, por lo tanto, sus procesos operan de forma independiente, lo cual trae innumerables consecuencias, afectando principalmente su gestión estratégica.

En este sentido, contar con un sistema de Gestión Integrado (SGI) representa una gran ventaja, ya que permite alinear de forma óptima el contexto de calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional, por medio de familia de Normas ISO 9001:2015, ISO 45001:2018 y finalmente la ISO 14001:2015.

Análisis del Contexto Organizacional

Para poder implementar un SGI, se necesita evaluar el contexto interno y externo, con el objetivo de determinar el nivel de madurez en el que se encuentra la organización, el cual se puede clasificar desde el nivel inicial, hasta el máximo nivel, para ello se puede utilizar la metodología de análisis DOFA, considerando las siguientes variables;

• Madurez: es la capacidad que tiene una organización para gestionar sus procesos, de acuerdo a la experiencia y eficacia adquirida, para ello se analiza su estructura organizacional, funcional y la competencia de sus colaboradores.
• Complejidad: esta variable determina las estrategias organizacionales, para poder cumplir con los requisitos, necesidades y expectativas de todas las partes interesadas.
• Alcance: involucra todo lo inherente a la ramificación de los SG actuales y futuros.
• Riesgo: define el nivel de cumplimiento de todos los requisitos legales y reglamentarios, o las fallas resultantes en la implementación del SGI y sus posibles consecuencias.

Métodos de integración para un SG

Se debe realizar un cambio en la organización, que integre todos sus procesos en un solo SG, para ello se debe definir el nivel de experiencia o madurez en el cual se encuentra la empresa, considerando los roles, responsabilidades y autoridades, en este sentido si se desea implementar el método experto, requerirá a su vez mayor grado de madurez en todo el SG.

Método Básico

Esta metodología se realiza con una mínima inversión a corto plazo y una rentabilidad aceptable, además de no requerir experiencia previa en SG, a continuación, se enumeran algunas actividades a realizar de acuerdo a las acciones y según el proceso;

Según las acciones:

• Integrar una sola política en el SGI
• Integrar todas las directrices de actuación en un solo Manual de Gestión.
• Establecer las responsabilidades y funciones para cada proceso crítico.
• Alinear la documentación y gestión de los procesos organizacionales en coherencia a cada requisito.

Según el proceso:

• Identificación y acceso a todos los requisitos legales.
• Elaboración y gestión de la información documental.
• Gestión de oportunidades de mejora y no conformidades.
• Realizar auditorías y evaluaciones internas.

Método Avanzado

Esta metodología se realiza con una inversión intermedia, a mediano plazo y una buena rentabilidad, además de requerir experiencia básica en SG, a continuación, se enumeran algunas actividades a realizar de acuerdo a las acciones y según el proceso;

Según las acciones:

• Integrar una sola política en el SGI
• Integrar todas las directrices de actuación en un solo Manual de Gestión.
• Establecer las responsabilidades y funciones para cada proceso crítico.
• Alinear la documentación y gestión de los procesos organizacionales en coherencia a cada requisito.
• Definir e integrar todos los procesos.
• Establecer un mapa de proceso integral.
• Según los requisitos de cada sistema, revisar y optimizar cada proceso.

Según el proceso:

• Identificación y acceso a todos los requisitos legales.
• Elaboración y gestión de la información documental.
• Gestión de oportunidades de mejora y no conformidades.
• Realizar auditorías y evaluaciones internas.
• Definir los procesos productivos y críticos para cada área.
• Revisión y control por la alta dirección.
• Comunicación asertiva, información y participación de todas las partes interesadas.

Método Experto

Esta metodología se realiza con una gran inversión, a largo plazo y una alta rentabilidad, además de requerir una experiencia mayor a nivel II en SG, a continuación, se enumeran algunas actividades a realizar de acuerdo a las acciones y según el proceso;

Según las acciones:

• Integrar una sola política en el SGI
• Definir los objetivos, metas, estrategias e indicadores de gestión.
• Integrar todas las directrices de actuación en un solo Manual de Gestión.
• Establecer las responsabilidades y funciones para cada proceso crítico.
• Alinear la documentación y gestión de los procesos organizacionales en coherencia a cada requisito.
• Incluir a todas las partes interesadas, en el diseño de cada proceso.
• Definir e integrar todos los procesos.
• Establecer un mapa de proceso integral.
• Según los requisitos de cada sistema, revisar y optimizar cada proceso, considerando a todas las partes interesadas.
• Integrar las actividades administrativas y económicas, en la gestión de los procesos.

Según el proceso:

• Identificación y acceso a todos los requisitos legales.
• Elaboración y gestión de la información documental.
• Gestión de oportunidades de mejora y no conformidades.
• Realizar auditorías y evaluaciones internas.
• Definir los procesos productivos y críticos para cada área.
• Revisión y control por la alta dirección.
• Comunicación asertiva, información y participación de todas las partes interesadas.

La efectividad en la integración de los sistemas de gestión, dependerá de la metodología utilizada, para ello las Normas ISO pueden alinearse de acuerdo a sus requisitos y necesidades, considerando los beneficios esperados y que los obstáculos pueden convertirse en oportunidades de mejora, por medio de planes de acción que minimicen su impacto y a su vez logren una estructura organizacional de alto nivel.

Software ISOTools

La plataforma tecnológica ISOTools Excellence, permite a las organizaciones integrar sus Sistemas de Gestión de manera automatizada, logrando que sean más eficientes y eficaces y resolviendo muchos de los problemas asociados a la gestión manual, ayudando a lograr así mejoras en la gestión del día a día y, por tanto, en los resultados que obtienen.

La implementación de un Sistema Integrado de Gestión es mucho más simple si se cuenta con las herramientas necesarias, como la plataforma ISOTools, que permite integrar varios estándares ISO de forma fácil y eficaz.