¿Cómo alinear la gestión de contratistas con la compañía?

Gestión de contratistas

Para cualquier tipo de organización, tanto la Gestión de Contratistas como las relaciones con otras partes interesadas u empresas, son una parte fundamental e importante del negocio, independientemente de que con quién o qué se lleve a cabo.

Las relaciones entre diferentes organizaciones o partes interesadas, cada vez se necesitan más eficientes, ya sea por la demanda del mercado o por la búsqueda de agilidad en el proceso, pero igualmente, cualquier empresa es dependiente de una gestión colaborativa entre todas las partes involucradas.

Especialmente, en el mundo de la Seguridad y Salud en el Trabajo, este tipo de actividades y relaciones interorganizacionales, se gestionan a través de la Coordinación de Actividades Empresariales.

Lo que hablaremos en este artículo de hoy, será cómo alinear la gestión de contratistas, con la estrategia que tenga nuestra empresa en cuanto a seguridad y salud ocupacional.

Si hacemos un planteamiento lógico de lo que nos lleva hacia el cumplimiento de los objetivos que tenemos en nuestra organización, encontramos que básicamente es cumplir nuestra cadena de valor, desde que entra el requisito del cliente o cualquier parte interesada, hasta que sale.

Adicionalmente, para este tipo de gestiones, se manejan distintos elementos de soporte que hacen que las acciones se cumplan o se lleven a cabo de manera eficiente.

De esta manera, como las personas son las que realizan las distintas actividades, hay que salvaguardar la integridad y bienestar de las personas, ya que son los recursos más importantes de las organizaciones.

Concepto de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) y Gestión de Contratistas

En el marco de la seguridad y salud ocupacional, se entiende como CAE a aquellas disposiciones de coordinación que los distintos responsables y para todas las partes concurrentes, establecen para que la integridad y la salud de los trabajadores sea atendida desde el punto de vista preventivo.

Dentro del CAE, es donde se encuentra la Gestión de Contratistas.

Son básicamente conceptos homólogos, pero que cuando se entiende dentro de los sistemas de gestión o de la gestión de los procesos ligados a la seguridad y salud en el trabajo, la gestión de contratista va un paso más allá.

Entonces, la Gestión de Contratistas es todo el ciclo de vida y todas las actividades que se contemplan con respecto al propio contratista.

Aquí se pone en marcha lo que es el propio sistema de gestión y la estrategia que tiene una empresa con respecto a la seguridad y salud ocupacional, introduciendo los trabajadores que son externos dentro de la cadena de producción o de las operaciones de la empresa contratante.

Alcance de la Gestión de Contratistas y alineación con la empresa

El alcance de la Gestión de Contratistas no se queda únicamente en el intercambio de documentación, los trabajadores que se van a manejar, la información de los mismo o en la coordinación inicial, sino que incluye muchos más aspectos.

A continuación, hablaremos de estos aspectos que se incluyen en la Gestión de Contratistas y que deben estar alineados e integrados en la gestión que se realiza en la organización.

Requisitos

Cuando se habla de requisitos, son los requisitos o prerrequisitos para poder acreditar y homologar al contratista, ya sea información que el contratista debe entregar de la propia organización, la que el contratista debe entregar de cada trabajador o la que la empresa contratante debe entregar al contratista.

Auditorías

Si la empresa contratante dispone de un ciclo de auditorías internas, es necesario que las empresas contratantes incluyan dentro de sus programas de auditorías los elementos o procesos vinculados a nuestros contratistas.

Los hallazgos resultantes, deberán ser comunicados a los contratistas para evaluar y realizar los correspondientes planes de acción.

Capacitación

La empresa contratante, debe garantizar que los trabajadores que están operando en sus instalaciones están capacitadas para ello y disponen de las licencias o trabajadores correspondientes.

Por ello, deben incluirse dentro de los ciclos de capacitación de la organización.

Riesgos

Los contratistas deberían de poder participar en la identificación y cuantificación del riesgo ya que están dentro de la operación y pueden existir motivantes de accidentes relacionados con causas personales u organizacionales.

Planes de acción

Si la empresa contratante tiene capacitaciones, auditorías, riesgos, etc., hay que involucrar al contratista, ya sea haciendo o proponiendo planes de acción.

Control de acceso y salida

Es un punto importante ya que, ya sea por el simple control o por requerimientos de requisitos previos, se podrá contemplar a los trabajadores que se encuentran en las instalaciones frente a cualquier situación de emergencia.

Vigilancia médica

Al igual que en los aspectos anteriores, hay que incluir a los trabajadores externos en el proceso de la vigilancia de la salud, para evitar contagios y tomar medidas preventivas adecuadas.

Higiene

Establecer pautas de limpieza e higiene en el puesto de trabajo enfocadas a la prevención de enfermedades, tanto para trabajadores internos como externos.

Evaluación del contratista

Consiste en contemplar una serie de parámetros de seguridad y salud en el trabajo para evaluar el desempeño de los contratistas en las actividades que desempeña.

Tasas

En este caso, se refiere a los indicadores de Accidentabilidad, Frecuencia, Gravedad, etc.

Los datos reportados por los contratistas son muy importantes para el análisis de la información y la toma de decisiones.

Equipos de Protección Individual (EPI´s) 

La entrega de EPI´s es muy importante, y dependiendo de los requisitos previos, pueden correr por parte de la parte contratadora o de los contratistas.

Es necesario que sean suficientes y adecuados para el puesto de trabajo.

Observaciones de conductas inseguras

Los trabajadores y los responsables de coordinación de las actividades empresariales por parte del contratista, tienen que tener accesibles los registros respecto a las observaciones de conductas inseguras.

Software para la Gestión de Contratistas

El Software para la Gestión de Contratistas de ISOTools Excellence es una herramienta completa que permite gestionar y automatizar los diferentes aspectos que se incluyen dentro del alcance de los Gestión de Contratistas.

Si quiere saber más, puede contactar con nosotros para hablarnos sobre el tema