Organizar un evento en un entorno VUCA. El caso del Mobile Word Congress

Entorno VUCA

Hace apenas unos días saltaba la noticia de que algunas de las empresas más importantes del sector tecnológico suspendían su asistencia al Mobile Word Congress de Barcelona. LG, Amazon o Ericsson fueron algunas de las primeras en anunciar su ausencia. Veremos en el siguiente artículo como el fenómeno de la suspensión de uno de los eventos de tecnología móvil más importantes del mundo se debe a que no encontramos en un entorno VUCA.

La consecuencia final, tras estas primeras ausencias de alguno de los grandes del sector, ha sido la suspensión definitiva del Mobile Word Congress a menos de dos semanas del mismo. Sería absurdo pensar que los únicos afectados son los organizadores o las marcas que sí iban a ir, ya que no se pueden pasar por alto a todos los proveedores que llevaban meses trabajando en la celebración de dicho evento.

¿Cuál ha sido el motivo? Parece ser que la amenaza del coronavirus ha sido el principal. Ante el miedo de contagio, algunas de las principales empresas del sector mobile decidieron no asistir. No obstante, parece ser que la ausencia de alguno de los grandes nombres del sector tecnológico a nivel mundial también ha provocado que otros tantos se echen atrás. En definitiva, esta situación se traduce en pérdidas de millones de euros dentro del ecosistema del evento

¿Se podrían haber evitado estas perdidas? ¿Se podrían haber mitigado algunos riesgos? Reflexionemos al respecto.

VUCA: Volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad

El origen de este concepto se encuentra en el contexto militar norteamericano de los años 90. En este momento en el que la Guerra Fría daba sus últimos coletazos se usaba para hacer referencia a la situación de incertidumbre, cambio y ambigüedad que se vivía en el ámbito militar. VUCA son las siglas de los conceptos: volatilidad, incertidumbre (uncertainty en inglés), complejidad y ambigüedad. Veamos a que hace referencia cada uno:

• Volatilidad. Inestabilidad. En términos económicos hace referencia a algo que inestable y oscilante. Por ejemplo, los mercados financieros.
• Incertidumbre. Falta de predictibilidad. Perspectivas de sorpresa y compresión en los eventos.
• Complejidad. Que se compone de elementos diversos, creando situaciones de confusión que rodean a la organización.
• Ambigüedad. Distorsión de la realidad, pudiendo entenderse de diversos modos y creando confusión

Con el paso de los años, y como suele ser frecuente en muchos casos, el concepto VUCA ha pasado a ser utilizado por las organizaciones en el contexto de la estrategia empresarial, haciendo referencia concretamente a la gestión de riesgos.

Para hacer frente a un entorno VUCA, habrá que estar muy al día sobre el entorno en el que se desarrolla un determinado negocio, así como tener una enorme capacidad de predictibilidad. Son tres los efectos que puede provocar este entorno:

• Aparición de riesgos y oportunidades. Este efecto requerirá de una gran capacidad de toma de decisiones, que nos permita localizar, controla y erradicar los riesgos lo antes posible. En el caso de que sea posible, también poder encontrar nuevas oportunidades de desarrollo.
• Inestabilidad. Habrá que demostrar cierta capacidad de resiliencia, para superar circunstancias complejas.
• Incertidumbre en los resultados. Esta puede afectarnos de forma directa o de manera indirecta. Para ello, además de tener cierta tolerancia al fracaso, habrá que saber reaccionar con tiempo.

Un software de gestión de riesgos puede contribuir enormemente a gestionar un entorno VUCA, así como a gestionar la continuidad de negocio en el caso de que sea necesario.

La importancia de los riesgos de salud en las organizaciones

Es más que evidente la importancia que tiene la salud para las organizaciones. De ahí que ocurran este tipo de actos, que llevan a cancelar un evento como el Mobile Word Congress, para evitar la materialización de un riesgo crítico como el contagio del Coronavirus.

Es más que evidente, que para todo responsable de la gestión de la seguridad y salud de los trabajadores, la no asistencia a un evento que pueda contagiar al personal de su compañía con un virus, tiene más beneficios que costes.

Ahora habrá que analizar si ha sido realmente este el motivo fundamental por el que compañías tan importantes han rechazado asistir a un evento de tal repercusión.

Plan de continuidad de negocio según ISO 22301. Una buena herramienta para el desarrollo organizacional en un entorno VUCA

Cualquier organización, independientemente de la actividad que lleve a cabo, se puede ver afectada por una crisis o desastre. Un claro ejemplo lo vemos en el caso de que nos ocupa. Sin prácticamente esperarlo, un virus localizado en China, ha tenido una repercusión directa en un evento de escala mundial celebrado en Barcelona.

Por este motivo, son numerosas las empresas que deciden implementar un Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio basado en ISO 22301. El objetivo de este estándar normativo internacional no es otro que minimizar cualquier posibilidad de que tenga lugar un desastre y en caso de producirse, que su impacto sea mínimo y así minimizar el tiempo de reanudación de la actividad que desarrolla la empresa.

Un plan de continuidad del negocio, permite que las organizaciones que lo tienen implantado puedan reducir los impactos de un posible riesgo en el desarrollo de una organización.

Cuando un desastre tiene lugar, es necesario ejecutar actividades paralelamente, lo que supone la generación de un nivel de estrés importante al conjunto de los trabajadores. Para que esta labor sea más liviana, es importante definir papeles críticos que deben considerarse a la hora de establecer las responsabilidades.

Software ISOTools para la gestión, control y mitigación de riesgos en un entorno VUPA

El software para ISO 22301 de ISOTools facilita la implementación, automatización y mantenimiento de un sistema de gestión de riesgo o continuidad de negocio que contribuya a mejorar situaciones de crisis provocadas por agentes externos como los que hemos visto en este caso concreto.

Bajo un enfoque por procesos conforme al ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar), ISOTools permite a las organizaciones estar preparadas ante posibles incidentes tecnológicos, naturales, o de cualquier otra naturaleza que puedan poner en riesgo la continuidad de su actividad.

ISOTools garantiza la continuidad de negocio, ya que identifica y gestiona fácilmente los riesgos, disminuyendo así los tiempos de inactividad, la probabilidad de ocurrencia y costos, de este modo la organización está preparada para actuar en caso de que se sucedan.