Implementar la adopción de un enfoque basado en procesos

Enfoque basado en procesos

La adopción de un enfoque basado en procesos, requiere de un gran esfuerzo por parte de todos los miembros de la empresa, en especial de los líderes y altos cargos, que serán los máximos responsables y quienes deben motivar al resto de la compañía. Sin su complicidad este modelo de gestión no alcanzará nunca los resultados deseados.

Sin embargo, una de las grandes ventajas que ofrece este sistema de gestión por procesos, es que se puede implementar de manera gradual. Se puede empezar por determinados procesos o proyectos que sirvan de punto de partida para extenderlo a toda la organización de manera gradual. Este proceso gradual de cambio, permite observar las ventajas del enfoque basado en procesos y conlleva un menor esfuerzo inicial.

Con independencia del tipo de implementación que se lleve a cabo, para que la aplicación
de este enfoque se realice de manera eficiente las empresas precisan de una hoja de ruta
que les oriente a lo largo de este camino.

La adopción de este enfoque debe comprender las siguientes fases:

1. Identificar y secuenciar cada uno de los procesos.

El primer paso que toda empresa debe emprender para adoptar este sistema de gestión
por procesos, es identificar los procesos más significativos que deben formar parte de su
estructura.

En las organizaciones existen diferentes tipos de procesos, de carácter estratégico, operativo o de apoyo, que siempre han existido. El objetivo de esta etapa es identificar cada uno de estos procesos, reflexionar sobre su nivel de repercusión y seleccionar aquellos que sean realmente significativos y aporten valor a la empresa.

La selección de estos procesos no puede ser al azar. Se debe tener presente una serie de factores como la satisfacción del cliente, la repercusión del proceso en la calidad del servicio o producto, el cumplimiento de los requisitos legales o los posibles riesgos vinculados a cada proceso.

Una vez se han identificado aquellos procesos que añaden valor al producto o servicio, el siguiente paso será secuenciar los procesos, de tal forma que se pueda observar con claridad los elementos de entrada y salida de cada proceso y la interacción entre ellos.

La mejor manera de visualizar toda esta información es a través de una representación gráfica, un Mapa de procesos, a través del que se reflejan los procesos que constituyen el sistema de gestión y las interacciones existentes entre las actividades y procesos.

La empresa será quien determine la manera en que se estructure y presenten los procesos dentro del mapa. Así como quien decida en qué medida se detallará la información que aquí se exprese. El objetivo de este mapa es conocer y entender los procesos que se llevan a cabo, por eso es importante detallar los procesos más relevantes. Sin embargo, hay que tener presente que un exceso de información puede dificultar esta compresión.

A fin de garantizar la correcta implementación, mantenimiento y mejora de los procesos, la dirección deberá asignar un responsable para cada proceso y definir el papel que tendrá cada persona, de manera individual en el mismo. También es preciso que determine los recursos necesarios para cada una de las actividades que componen los procesos.

2. Describir y documentar los procesos.

La mejora continua de los procesos sólo es posible si se conoce cómo se desarrollan las actividades que componen los procesos, si se entiende el procedimiento por el que las entradas se transforman en salida.

Con el fin de comprender mejor estos procesos, es preciso describir los diferentes procesos y documentar toda esta información, detallando las actividades que lo conforman y sus características principales. De esta forma se facilita, además, su gestión y futura mejora.

La información recogida se puede plasmar de manera escrita o gráfica, a través de diagramas de flujo, que permiten observar las relaciones existentes, y por medio de fichas de procesos, donde se detalla información necesaria para el control de los procesos.

En estas fichas de procesos se debe incluir información relativa al objetivo del proceso, la persona responsable, su alcance, las entradas y salidas y los recursos necesarios, además de establecer los indicadores que se van a utilizar para su seguimiento y control, las variables que se tendrán presente y señalar las inspecciones que se llevarán a cabo.

3. Seguir y medir los procesos y los resultados obtenidos.

Este paso es fundamental para la mejora continua de los procesos. Una vez descritos los procesos que se van a llevar a cabo y determinados los indicadores de control, es necesario realizar un seguimiento y control continuo. A través del control y medición de los indicadores, es posible conocer los resultados obtenidos y verificar su eficacia y eficiencia.

Gracias al seguimiento y control de estos procesos, es posible obtener información relevante que permita determinar posibles mejoras en el proceso, como la optimización de los recursos o la supresión de tareas innecesarias y facilite la toma de decisiones.

4. Mejorar los procesos de manera continua.

En la fase anterior se analizaban y valoraban los procesos y sus resultados, con el fin de comprobar su eficacia. Una vez comprobados los resultados, el personal encargado debe valorar, en base a la información obtenida, si se han alcanzado los resultados esperados y si es posible o no mejorar esos resultados.

Siempre que los resultados obtenidos no sean los esperados, las entidades deberán esforzarse por diseñar y establecer las medidas oportunas para corregir el proceso y conseguir sus propósitos.

Sin embargo, aunque los resultados alcanzados sean los planificados, las entidades deberán analizar si es posible para mejorar ese proceso y determinar la forma, para aumentar la eficacia del mismo, con el fin de alcanzar la Excelencia Empresarial.

ISOTools software para la adopción de un enfoque basado en procesos

ISOTools es una herramienta fácil de adaptar a cualquier modelo de gestión fundamentado en un enfoque basado en procesos. El uso de esta software facilita la implementación, mantenimiento y automatización de un modelo de gestión basado en procesos. Para recibir más información de la herramienta, haz click aquí.