ISO 19011: Orientación adicional destinada a los auditores

ISO 19011

La auditoría de ISO 19011, o de cualquier otra norma ISO, es un proceso sistemático y profesional que consiste en obtener y evaluar de forma objetiva la evidencia sobre las afirmaciones relativas a los actos o eventos de carácter económico o administrativo, con el fin de determinar el grado de correspondencia que existe con las afirmaciones y los criterios establecidos, para que sean comunicados los resultados a las personas interesadas. Se lleva a cabo por profesionales que se encuentran calificados y son independientes, de conformidad con lo que establecen las normas ISO y los procedimientos técnicos establecidos por la organización.

Antes de realizar una auditoría ISO 19011 se deberá conocer la entidad en todos sus componentes. Improvisar no es lo más recomendable, ya que genera desconfianza. El auditor debe ser experto en la norma ISO 19011, si no se entenderá que el auditor presenta incompatibilidades para realizar dicha auditoría.

El auditor externo debe ser totalmente independiente a la organización, es decir, no pueden existir intereses que interfieran en la realización de la auditoría.

Aunque, en este caso, el auditor sea experto en ISO 19011, se deberá contar con un grupo multidisciplinar que proporcione calidad sobre el trabajo que se realiza a diferentes organizaciones.

La puntualidad y el compromiso por parte del auditor y de los trabajadores de la organización es algo muy importante, ya que genera respeto tanto, por una parte, como por la otra.

Es necesario que el auditor realice una planificación en la que se tenga en cuenta todos los pasos que se deben seguir, tener claro el objetivo y poder ofrecer garantía a la organización para obtener los resultados esperados.

El auditor deberá contar con documentos de trabajo que se encuentre elaborados de forma técnica y debidamente referenciados.

Las auditorías deben ser activas, y para ello se establecen mesas de trabajo en las que el auditado pueda clarificar los hallazgos que se han obtenido durante la realización de la auditoría y saber perfectamente que debe hacer en el caso de se hayan detectado no conformidades.

Las pruebas aportadas por el auditor deben ser suficientes y competentes con el fin de conseguir hallazgos relevantes, propios de un grupo profesional que audita a la organización.

Las pruebas de control fortalecen el proceso de auditoría. Como una forma de no realizar improvisaciones frente a la empresa, el auditor debe diseñar o implantar programas de auditoría y cuestionarios de control interno. Es necesario que se establezca el papel del supervisor que se encargará de monitorear el avance de las auditorías y proporcione lineamientos para su complementación.

Los informes de auditoría deben ser precisos, concisos, objetivos y soportados. Es necesario que el auditor realice una buena redacción  y cuide su ortografía, ya que es algo que dice mucho de la persona.

La comunicación es muy importante, por lo que se deberá mantener una comunicación continua de los hallazgos encontrados, siendo una auditoría efectiva.

Los informes se deben preparar de forma técnica, con todos los requisitos y requerimientos establecidos de buenas prácticas.

Una vez realizados los documentos de la auditoría, deberán ser archivados y cuestionados para que puedan ser consultados en el momento de llevar a cabo.

Es necesario que se establezcan una serie de reuniones y consultas con la gerencia de la organización y los responsables de cada área. Estas reuniones tienen una función proactiva y con afán de mejora.

Estos han sido algunos de consejos que hemos querido resumir para que una auditoría ISO 19011 se lleve a cabo de forma satisfactoria.

Relájese

Lo primero que debe pensar es que el auditor no es un enemigo y lo que quiere es apoyar el proceso para mejorarlo. Lo más sensato es permanecer tranquilo, debe tener presente todo el rato que lo que encuentre le servirá de ayuda para mejorar.

Contestar a lo que se pregunta

Algunas veces comenzamos a divagar y damos mucha más información, lo que repercute en que los auditores nos puedan preguntar todavía más cosas. Por este motivo, se recomienda contestar únicamente a lo que nos pregunta. Esto permite que el auditor realice un análisis y si necesita más aclaración será el quién pregunte.

Mostrar resultados

Es necesario que se apoyen con evidencias de todas las respuestas que se ofrezcan. Con las evidencias podrás demostrar todo el trabajo realizado y el que queda por realizar, si no se cuenta con evidencia de algo también es importante comentarlo para que se establezca una oportunidad de mejora con respecto a eso.

Si algo no le queda claro, pregunte

Cuando algo no le ha quedado claro, pregunte las veces que crea necesario, es muy importante que se comprenda todo sin tener ninguna duda. Esta parte es muy importante, ya que se puede llegar a confusión si no se han entendido bien las directrices marcadas por el auditor.

Da seguimiento al reporte de auditoría

Cómo las auditorías se realizan una vez cada cierto tiempo, puede ser que dejemos el trabajo a realizar para el último día y lo realicemos de forma rápida y mal. Esto no es una buena práctica, lo mejor sería planificar las acciones que se deben tomar y establecer fechas en las que se tienen que alcanzar los objetivos establecidos en la auditoría. De esta forma se realizará de una forma mucho más sencilla y los resultados obtenidos serán los mejores.

Software ISOTools

El Software ISOTools es totalmente recomendado para las empresas que quieran los óptimos resultados en el desempeño de su sistema de gestión.

Es decir, agiliza y optimiza los procesos de manera que se reduce el tiempo dedicado al sistema de gestión, pudiendo llevar a cabo su seguimiento sin miedo a no superar la auditoría, ya sea interna o de certificación.