Sistemas Integrados de Gestión, ¿cuáles son sus beneficios?

Sistemas Integrados de Gestión

Un Sistema Integrado de Gestión, es una herramienta en la que se plasma el protocolo a seguir a diario en una actividad de producción. Tener implantado este sistema permite optimizar recursos disponibles, mejorando la organización empresarial y el rendimiento a la vez que se reducen los costes.

Un sistema de esta envergadura es una garantía de que los procesos cumplen los canones estipulados por las normas internacionales. Existen diferentes disciplinas que se pueden integrar:

• Sistema de Gestión de la Calidad: ISO 9001
• Sistema de Gestión de Medioambiente: ISO 14001
• Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral: ISO 45001

La integración de los distintos sistemas de gestión que una empresa tiene implantados es posible, gracias a que estos comparten rasgos comunes. En este sentido, las normas de referencian otorgan flexibilidad a las organizaciones, pero hay que tener en cuenta que, independientemente de la forma elegida, se debe cumplir con los objetivos estas establezcan.

Puede darse el caso de que la integración sea parcial, es decir que la integración de sistemas esté formada solo por dos de los sistemas de gestión que hablamos al principio. Con el paso del tiempo van surgiendo nuevas normas internacionales, que pueden formar parte también de un Sistema de Gestión Integrado.

El propósito de estos sistemas, está relacionado con las mejoras en el rendimiento de la empresa, reducción de gastos y conseguir un funcionamiento con equilibrio. Se puede entender que los procesos cumplen diferentes niveles de calidad según se haya marcado.

Al ser una herramienta que engloba una gran serie de disciplinas en un mismo ámbito, genera el ahorro de recursos, esfuerzo y aumenta la eficacia de los procesos. Se optimiza el rendimiento del negocio combinándose diferentes sistemas, ya que todas las áreas quedan equilibradas y ninguna de ellas se debilita.

Beneficios que aportan

Es importante conocer que beneficios concretos aporta un Sistema de Gestión Integrado dentro de una empresa:

• Una de las ventajas principales recae sobre los errores y los fallos dentro de los procesos, ya que estos se reducen al mínimo. En el caso de que se produzca un error, es posible que este afecte a las demás secciones. Por esta causa es tan importante saber que se está reduciendo la posibilidad de error.
• La implementación de este tipo de sistema es muy rápida y simplificada. Esto se debe a que todas las áreas del negocio lo implementan de forma simultánea, ahorrando mucho trabajo y recursos en el proceso. Lo mismo se puede decir de la limitación de los manuales de gestión. Esto provoca que los procesos sean simples y no necesite una gran dedicación.
• Los criterios corporativos se alinean. Como consecuencia de esto es la reducción de tiempo ya que no es necesario duplicar esfuerzos y resultados. En muchas empresas hay problemas de comunicación entre diferentes departamentos lo que genera tareas afectadas en la duplicidad. Un sistema integrado anula estos casos.
• Gestión de la información con mayor facilidad, ya que se desplaza en diferentes niveles y departamentos, en igualdad de condiciones. El personal encargado de estos aspectos no necesita una preparación tan intensa ni compleja como en el pasado.
• Se reduce el número de manuales de gestión. Un mismo registro puede abarcar el registro de diferentes modelos integrados. El mantenimiento de este sistema requiere menos esfuerzo.
• La implantación del sistema es más rápida, ya que se hace paralelamente en todas las disciplinas que engloba.
• Fácil control de la información. Esta se encuentra conectada entre sí facilitando la accesibilidad desde cualquier punto de la red informática.

Implementación exitosa del Sistema de Gestión Integrado

Para lograr una implantación efectiva de un sistema integrado, es necesario el compromiso e implicación de todas las personas que participan. Se pueden seguir diferentes pasos en función de la adaptabilidad que se presenten en la empresa, recursos disponibles, tiempo, etc.

• Se implanta un sistema de forma paralela y se dejan las mismas directrices operativas. Realizando la integración completa más adelante.
• Implantar el sistema integrado desde inicio, es un modo más rápido que el anterior. Cuando la empresa no cuenta con ninguna norma ya implantada, se desarrolla en común con todos los sistemas atendiendo las partes más específicas.

La integración de los sistemas se establece como conseguida, cuando:

• Designan un único responsable del sistema.
• Incorporan el sistema de gestión en todas las operaciones de la empresa.
• Se elaboran los mínimos registros y documentos.
• Los objetivos, metas y la política están relacionados entre sí.

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La Plataforma Tecnológica de ISOTools permite la integración de diferentes sistemas normalizados de gestión y modelos de excelencia. Es una herramienta diseñada para hacer más efectivo el manejo de la documentación, mejorar la comunicación y disminuir tiempos y costos.

Permite administrar la empresa, integrando todos los procesos de la empresa y permitiendo extrapolar la gestión de la norma ISO a cualquier actividad que genere la organización. Certificarse bajo cualquier sistema de gestión integrado es importante para el éxito de la empresa.

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