¿Qué debemos saber sobre las auditorías internas?

Auditoría interna

En el artículo de hoy, vamos a hablar de uno de los elementos que afectan a la mayoría de las empresas, las auditorías internas.

Una auditoría interna es un proceso bastante complejo. Requiere que haya una preparación previa exhaustiva. En general, implica un proceso de revisión, evaluación y validación. Si queremos aplicarlo a alguna norma ISO en concreto, ese proceso de revisión, evaluación y validación debe seguir las directrices que la norma exija.

Es importante realizar auditorías para encontrar posibles problemas en cuanto a la consecución de los objetivos de la empresa. Con una auditoría interna se encontrarán los elementos que se deben solucionar evitando así que no se consigan los objetivos establecidos por la dirección de la empresa.

A continuación, vamos a dar una serie de consejos para tener éxito con sus auditorías internas.

Primero, sé previsor

Como hemos dicho, una auditoría interna es un proceso complejo, por lo que la antelación y la previsión con los detalles de una auditoría interna le ayudarán a pasarla. Es por eso, que el responsable de acompañar al auditor durante el proceso, debe tener todo listo, podrá facilitar todos los datos e información que el auditor necesite. Otro consejo, a su vez, podría ser realizar simulacros. Así se podrían descubrir los posibles errores en los puntos a evaluar y solucionarlos antes de la auditoría real.

Segundo, tareas pendientes

Una auditoría interna implica un proceso de mejora continua dentro de las empresas. Por lo tanto, podría tener como referencia otras auditorías y observar cuáles eran las no conformidades pendientes de resolver. Hay que resolver esas tareas pendientes antes de pasar la siguiente auditoría para así pasarla sin problema y no cometer los errores que teníamos pendientes de resolver. En el caso de que sea la primera auditoría que pasa nuestra empresa, podemos recurrir a ayuda externa para que nos ayuden.

En este apartado hemos hablado sobre mejora continua. Está basada en el conocido ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) y es uno de los pilares de las nuevas normas ISO.

Tercero, tiempo

El proceso de auditoría interna no debe realizarse a la ligera. Debe tomarse el tiempo que sea necesario con el objetivo de realizar los controles y verificaciones con detalle. Como consejo, podría cancelar las actividades empresariales rutinarias y formar a los empleados para ayudar lo máximo posible durante la auditoría.

Cuarto, checklists

El uso de checklist es una herramienta sencilla que puede ayudar tremendamente tanto en procesos de auditoría como a la empresa en general.

Precisamente recientemente publicamos un artículo sobre cómo las checklists pueden ayudar a su empresa, visítalo aquí si deseas informarte.

Sabemos que podemos incluir una serie de ítems o elementos a realizar e ir marcándolos una vez que se hayan completado. Sus ventajas radican en que de una forma simple y rápida podemos comprobar lo que se ha realizado hasta el momento. Evitando errores humanos, facilitando la comunicación con otras empresas, organización… entre otras muchas ventajas.

En el caso de una auditoría interna podríamos realizar unas checklists con los documentos necesarios que debemos presentar y con el plazo de tiempo de entrega adecuado.

Quinto, atención con las plantillas y patrones genéricos

Es cierto que utilizar la herramienta de checklist nos ayudará tanto a la empresa como en el proceso a la hora de realizar auditorías internas. ¿Cuál es el problema? El problema nos viene cuando utilizamos alguna plantilla genérica o utilizada en diferentes empresas.

Esto es un grave error que se comete, ya que la realidad de cada empresa es diferente y se necesita que cada checklist que se confeccione esté ajustado a las necesidades de cada una. Por lo tanto, lo recomendable es realizar las nuestras propias. De esta forma, se conseguirá sacar el máximo rendimiento de la herramienta y obtener los máximos beneficios de esta.

Software ISOTools

Está claro que uno de los principales motivos para realizar una auditoría no es otro que obtener una certificación en alguna norma ISO. Bien, una vez que se cumplen los requisitos exigidos por la norma y se han pasado las auditorías para disponer de la certificación, llega una de las partes más difíciles, mantener la certificación.

Para eso, le presentamos el software ISOTools. Una potente herramienta desarrollada por una consultora con 20 años de experiencia con el objetivo de optimizar los sistemas de gestión y los procesos. Nos aportará grandes beneficios tanto organizativos como económicos y de ahorro de tiempo. Pero no nos crea a nosotros, pregunte a alguna de las más de 1.900 empresas que trabajan con nosotros.