¿Cuál es la importancia de los checklist en una empresa?

Checklist

Un checklist es una herramienta que puede utilizarse de diferentes formas. Uno de esos usos, puede ser cumplir las exigencias de las partes evaluadas. El funcionamiento de la herramienta es simple a la par que efectivo.

Se realiza una lista de acciones a realizar, elementos que conseguir etc. Una vez que se vayan alcanzando los objetivos de la lista, se irán marcando. Proporcionando así una vista general y muy rápida del estado de las tareas. Como consecuencia, nos encontramos una mejora tanto en la productividad como en la eficiencia y optimización de los numerosos procesos de la empresa.

Si se ha interesado en los checklist, visite este enlace sobre cómo se deben utilizar para conocerlos en mayor profundidad.

Ya tenemos una definición algo más abstracta. Pasamos a algo más específico a las empresas.

¿Qué es un checklist?

Podemos definirlo como una lista enumerada de los elementos necesarios para realizar cierta actividad. Una vez que se vayan cumpliendo esos elementos de la lista se deben marcar para que así se sepa con claridad y rapidez que se cumplen los objetivos. Ganando así en eficiencia y facilidad a la hora de realizar un seguimiento.

¿En qué puede ayudar un checklist a su empresa?

Los beneficios son muchos, sin embargo, en el artículo de hoy nos centraremos en solo 4.

• Automatización:

Es una de las funciones principales de los checklist. Si se utiliza con frecuencia esta herramienta para cumplir con lo que se exige, este proceso de comprobación y verificación se convierte en automático para el encargado de realizarlo ganando así en agilidad y promoviendo en modernización, rapidez y eficiencia.

• Reducción de fallos:

Un checklist nos puede ayudar a minimizar los errores de forma simple. Esto se debe a que al poder comprobarse diariamente y de forma rápida el progreso de los objetivos marcados mediante esta lista de verificación, no se repetirán acciones. Consiguiendo evitar errores y controlar todo con mayor profundidad.

• Organización:

Nos permite sistematizar los elementos de la lista y especificarlos (cantidad, horario, fecha, estándar de calidad… todo depende del checklist). Otra de sus virtudes es, que nos permite conocer el progreso del objetivo, lo que facilita la organización y en qué orden proceder a ejecutar las tareas. De esta forma, todas las partes de la organización conocerán qué deben hacer y cuándo y cómo.

Veámoslo con un ejemplo. Si vamos a construir una casa y realizamos un checklist, nos indicará que debemos empezar con los cimientos antes que el tejado.

• Resolución de problemas a larga distancia:

Al ser una herramienta tan sencilla de usar y comprender, se puede usar como forma de comunicación entre empresas que se encuentren en diferentes lugares. Así, se conseguirá que se reduzcan errores a distancia, estandarizar procesos y comprobar los elementos cumplidos de la lista.

Un punto bastante relacionado es la herramienta de diagnóstico, si desea tener más información eche un vistazo al enlace.

¿Por qué son importantes los checklists para las empresas?

Son fundamentales para las empresas puesto que, como podemos deducir de los apartados anteriores, nos ayudan en la organización empresarial, reducción de posibles errores (generalmente humanos) y asegurar así una mayor seguridad de los procesos. Una simple forma de hacerlo consistiría en realizar un checklist para evaluar los equipos de seguridad de la empresa para así encontrar posibles riesgos y tomar acciones para reducirlos.

En cuanto a la normativa se convierte en un importantísimo aliado. Por ejemplo, podemos incluir todos los requisitos exigidos por la legislación de nuestro país y ver así si los cumplimos o no. A la hora de pagar los salarios también se encuentra con más detalles los descuentos o pluses adicionales, es una forma de organización sencilla.

En resumen, un checklist agrupa todos los elementos que se necesitan para cumplir la tarea que nos hemos propuesto conseguir marcando esos elementos una vez completados. En el caso de la empresa, se utilizan como ya hemos dicho para organizar, reducir errores, automatizar y resolver problemas a distancia. De la herramienta obtenemos una mayor productividad, eficiencia de actividades, mejora de seguridad e incumplimiento de la legislación vigente.

Software ISOTools

Hemos descubierto la importancia de un checklist para las empresas y alguno de los múltiples beneficios que nos puede ofrecer. Seguro que muchos de ustedes después de leer este artículo, han pensado en realizar checklist para su organización. El éxito de esta herramienta radica en su sencillez, ya que con un simple folio y bolígrafo se puede realizar una.

Sin embargo, si con una checklist hecha con folio y bolígrafo se pueden conseguir importantes beneficios, imagine los que se pueden conseguir con un software. Por este motivo, le ofrecemos el software ISOTools Excellence. ¿Por qué elegirlo? Entre sus múltiples ventajas, con su aplicación de checklist podrá registrar, administrar, actuar, monitorear y tomar las decisiones adecuadas. Las podrá crear de una forma intuitiva y personalizada, utilizar la herramienta en múltiples dispositivos, compartirla con todos los miembros de su empresa e incluso complementarlas con archivos en formato PDF, doc, xls y ppt.