Automatización de Sistemas de Gestión Integrados en el sector eléctrico

Sistemas de Gestión Integrados

Como cada lunes en el blog Calidad y Excelencia de ISOTools, hablamos sobre una organización real, que en este caso, logró automatizar sistemas de gestión integrados basados en las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

Vamos a comenzar haciendo una breve introducción sobre la organización. CODELCA S.A.S es una empresa que desarrolló su actividad hace más de 40 años, en concreto, su actividad empezó en el año 1971 en Bogotá, Colombia. Esta compañía colombiana desarrolla su actividad dentro del sector eléctrico, con la producción y comercialización de artículos eléctricos de alta calidad.

CODELCA trabaja para lograr la mejora continua de sus procesos, además de perseguir la satisfacción de sus clientes y preocuparse de la prevención de la contaminación y preservación del entorno en el que labora, siempre teniendo en cuenta los requisitos legales, la optimización de los recursos utilizados y el elevado nivel de compromiso del personal involucrado. Este engranaje le permite alcanzar importantes beneficios para el ámbito empresarial en el que opera.

Para que conozcáis un poco más sobre esta organización, destacaremos que cuenta con un equipo de trabajo de alrededor 100 personas, los cuales trabajan para ofrecer productos seguros y con una calidad excelente, para cumplir con las necesidades de sus clientes.

Cuando CODELCA inició el proceso de automatización, contaba con la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001, el Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 y estaba en proceso de la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional según la norma OHSAS 18001.

Antes de tomar la decisión de automatizar los sistemas integrados de gestión, COLDELCA tuvo problemas importantes:

• Documentos obsoletos y duplicados, como motivo de la gestión manual del sistema integrado de gestión. Además había una importante cantidad de documentos físicos en los lugares de trabajo y por otra parte, otra cantidad gestionados a través de carpetas informáticas, que en muchas ocasiones estaban duplicados.
• Errores en los procesos, como por ejemplo en el corte de ciertas piezas. El motivo principal era la mala aplicación de los procedimientos establecidos y por la fácil accesibilidad a documentación obsoleta.
• Inversión de tiempo excesivo en la recopilación de información sobre indicadores. El Responsable del sistema tenía que dedicarle una semana completa de su jornada laboral en esta tarea.

Al enfrentarse a estos problemas, CODELCA S.A.S decidió automatizar con ISOTools, los sistemas de gestión integrados basados en la norma ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001. Vamos a ver cómo le benefició:

• Gracias al Gestor Documental, los empleados tenían controlado el acceso y solo podían, según permisos establecidos, consultar o descargar.

• La Gestión de Indicadores con ISOTools, simplificaba al responsable las tareas de recopilación de indicadores de forma mensual, estableciendo alertas para aquellos empleados que tenían que proporcionarle la información y generando de forma automática reportes. informes y CMI (Cuadro de Mando Integral), disminuyendo los tiempos y pudiendo dedicar a otras actividades dentro de la organización.

Los Sistemas de Gestión Integrados de la organización han alcanzado mejoras sustanciales y cuantificables, a continuación las detallamos:

• En cuanto al responsable del sistema de gestión, previo a la automatización del sistema, como hemos visto le dedicaba el 100% de su tiempo a la recopilación, posterior tratamiento, análisis y presentación de los indicadores, en términos de jornada laboral, podía dedicarle entre 5 y 7 días al mes, es decir, hasta 50 horas. Con el uso de la herramienta, ese tiempo se ha reducido y le permite dedicarse a mejorar el sistema, lo que económicamente ha repercutido en la disminución de !0.000 USD al año en trabajo dedicado a la administración del sistema.
• Además el uso de ISOTools permitió que el responsable del sistema se encargara del sistema de gestión de otra organización del grupo, Street Fashion, sin tener que estar físicamente. Esto beneficia a la organización, ya que supone un importante ahorro y además el responsable del sistema de gestión ha tenido la posibilidad de ampliar sus competencias sin tener que estar sobrecargado de trabajo.

Software para Sistemas de Gestión Integrados

Como CODELCA, ya son muchas las organizaciones que confían en ISOTools. Si necesita saber cómo funciona este software para los Sistemas de Gestión Integrados, puede inscribirse de forma gratuita en una de las demos que se celebra cada martes. Solo debe hacer clic aquí y seleccionar la fecha que mejor se adapte a su agenda.