ISO 45001 de 2018 y la información documentada

ISO 45001 de 2018 

Como ya sabemos, la norma ISO 45001 de 2018 fue publicada hace poco. Esta norma remplaza a la norma OHSAS 18001 en materia de seguridad y salud de los trabajadores. Tras pasar por las diferentes fases, la norma ha llegado a la etapa de publicación.

ISO 45001 de 2018 considera el nuevo enfoque sobre «información documentada», que es uno de los cambios principales junto a la terminología que se ha estandarizado y ajustado a la de otras nuevas normas ISO actualizadas.

Si desea saber qué es ISO 45001, visite el siguiente enlace: ISO 45001

¿Cuál es la diferencia entre ISO 45001 de 2018 con OHSAS 18001?

Pensar en cambios entre ISO 45001 de 2018 y OHSAS 18001 es pensar en la estructura del anexo SL, es decir, ahora seguirá la misma estructura que las demás normas ISO que se han publicado recientemente.

Otro de los cambios que debemos tener en cuenta son los requisitos para la información documentada (información que se debe tener documentada para gestionar correctamente la norma y controlar procesos). A simple vista podemos decir que esta norma es menos exigente que su antecesora.

Esto quiere decir que, al ser menos exigentes los requisitos de ISO 45001, se pueden acelerar los trámites para el proceso de documentación dentro de las empresas y organizaciones.

Acabamos de comentar que esta norma tiene unos requisitos menos exigentes que OHSAS 18001, pero, ¿qué documentos y registros son obligatorios para ISO 45001 de 18001?

Documentos y registros obligatorios en ISO 45001

Documentos obligatorios:

• (cláusula 5.2) Política de Seguridad y Salud
• (cláusula 5.3) Roles y responsabilidades
• (cláusula 6.1.1) Riesgos y oportunidades de la seguridad y salud
• (cláusula 6.1.1) Procesos necesarios para abordar riesgos y oportunidades
• (cláusula 6.1.2) Metodología y criterios para la evaluación de los riesgos de seguridad y salud
• (cláusula 6.2.2) Objetivos y planes
• (cláusula 7.4) Comunicación
• (cláusula 8.1.1) Controles operacionales
• (cláusula 8.6) Preparación para emergencias y proceso de respuesta

Registros Obligatorios:

• (cláusula 6.1.3) Requisitos legales y de otro tipo aplicables
• (cláusula 7.2) Registros de entrenamiento, habilidades, experiencia y calificaciones
• (cláusula 9.1) Resultados de monitoreo y medición
• (cláusula 9.1) Calibración y verificación del equipo de monitoreo y medición
• (cláusula 9.1.2) Evaluación de las obligaciones de cumplimiento
• (cláusula 9.2.2) Programa de auditoría interna
• (cláusula 9.2.2) Resultados de las auditorías internas
• (cláusula 9.3) Resultados de la revisión de la gestión
• (cláusula 10.1) Incidentes No conformidades
• (cláusula 10.1) Resultados de las acciones correctivas

¿En qué se basa el nuevo enfoque para información documentada?

Este nuevo enfoque es simple de entender. Nos exige que usemos toda la información documentada para conseguir la conformidad y que se cumplan los requisitos de ISO 45001 de 2018.

A pesar de que se debe utilizar información documentada, no es necesario que se utilice el formato tradicional, es decir, el papel. Podemos elegir entre varias opciones como software para los sistemas de gestión. Esto da libertad para que las diferentes organizaciones elijan el método que mejor se adapte a ellas.

A modo de ejemplo, podemos decir que una estructura recomendable para algunas empresas podría ser la siguiente.

• Un documento (físico, electrónico, nube…) que incluya:
  • Cuál es el alcance del SST
  • Qué métodos y procesos se van a utilizar para tratar las oportunidades y riesgos
  • Controles operativos y de planificación que se deben realizar
  • Exigencias de liderazgo y comunicación
  • Plan para actuar en situaciones de emergencia
• Procesos administrativos a revisar
• Auditorías internas
• Medidas correctivas y no conformidades
• Algún documento (podemos utilizar herramientas gratuitas como el análisis DAFO o PESTEL) que sirva como matriz de resultados sobre aspectos de seguridad y salud que:
  • Registre resultados de procesos.
  • Sirva para evaluar, analizar y conseguir la mejora de la organización.
  • Permita establecer objetivos de mejora.

Este tipo de documentos son los que se pueden seguir diariamente. No obstante, se debe tener una guía que indique cómo proceder dependiendo de la situación.

Adaptación al riesgo

El objetivo en el que se centra esta norma es el riesgo y los efectos potenciales que podría provocar en la organización. Esto quiere decir, que el análisis del riesgo debe ser el punto de referencia para establecer las medidas que se deben tomar para reducir el riesgo de seguridad y salud, al mismo tiempo que también sirve para determinar la efectividad de las medidas tomadas y la oportunidad de mejora que existe.

¿Si ya disponíamos de documentación qué hacer con ella?

Anteriormente, dijimos que los requisitos de ISO 45001 de 2018 son menos exigentes que los de OHSAS 18001. Sin embargo, esto no significa que debamos deshacernos de la información de la que ya disponíamos con OHSAS 18001, sino que debemos adaptarla al nuevo SST, haciendo que se cumplan con todos los requisitos y documentación obligatoria de esta nueva norma

Análisis del contexto

Además del anexo SL y la estructura de Alto Nivel, debemos tener en cuenta el análisis del contexto. Se debe tener en cuenta:

• Hay una involucración por parte de la dirección para establecer acciones correctivas y analizar los resultados.
• Tener en cuenta las partes involucradas (proveedores, accionistas, clientes…) con especial atención a los empleados.

Como conclusión y a modo de resumen, podemos decir que esta nueva norma nos facilitará tanto su gestión como la adaptación a las estructuras de las demás normas ISO, al mismo tiempo que permite la agilidad documental.

Software ISO 45001

En este artículo hemos visto que es necesario documentar la información y no tiene por qué utilizarse un documento físico. Desde ISOTools recomendamos el Software ISO 45001,  que te permitirá deshacerte de documentos físicos y ahorrar tiempo y coste para tu empresa.