Automatización del Sistema de Gestión de Calidad: Grupo Ramos

Sistema de Gestión de Calidad

En la actualidad, el hecho de implementar un Sistema de Gestión de Calidad es debido a que la calidad en los productos o servicios forma parte de los objetivos principales que persigue cualquier empresa.

Por lo general, cuanto mayor es la empresa y el mercado al que tiene acceso, más necesaria es la implementación y certificación de la norma de calidad por excelencia, ISO 9001:2015.

Aunque en realidad, los motivos por los cuales cualquier tipo de organización, pequeña o grade, implementa un Sistema de Gestión de Calidad por varios motivos:

• Adaptabilidad a las continuas exigencias del mercado.
• Los clientes demandan cada vez más calidad en los productos y servicios.
• La satisfacción del cliente y la orientación hacia las personas es cada vez más importante.
• Si no se certifica, pierde oportunidades de mercado, quedando por detrás de la competencia.
• Al existir mucha competencia, la mejora continua debe formar parte del modelo de negocio.

Se podrían nombrar muchos más, pero estos cinco son fundamentales, por lo que suelen formar parte de los objetivos iniciales de una empresa que se inicie en un Sistema de Gestión de Calidad.

Luego, realizar un proyecto de implementación de un Sistema de Gestión de Calidad, es la primera cuestión planteada, ya que es en ese momento en el que se valoran costes y beneficios que puede aportar dicha implementación.

Caso de éxito de automatización del Sistema de Gestión de Calidad: Grupo Ramos

El Grupos Ramos (República Dominicana), empresa del sector de venta al detalle, dispone de 44 establecimientos comerciales, entre los que se encuentran supermercados, multicentros o tiendas de descuento.

Al ser una empresa de gran envergadura y líder en el sector en la República Dominicana, la lealtad hacia sus clientes debe quedar evidenciada, y no sólo a través de sus valores de integridad, servicio, eficiencia, tesón y solidaridad.

Así, implementaron el Sistema de Gestión de Calidad en base a la norma ISO 9001. Pero para una empresa tan grande, la gestión manual o mediante hojas de cálculo o procesadores de texto era absolutamente inviable.

Problemas antes de la automatización con ISOTools

Al disponer de muchos centros de trabajo dispersos por todo el país, mantener una organización constante y además el cumplimiento de los requisitos del sistema, era desbordante para los responsables del Sistema de Gestión de Calidad.

Es por ello, que se daban una serie de circunstancias negativas, a las que debían dar solución a la mayor brevedad. Estas son:

• Diferentes centros de trabajo: documentación e información del Sistema de Gestión de Calidad diseminada entre los diferentes centros y sin control de vigencias.
• Seguimiento y control ineficientes de los procesos de la organización.
• Era necesario conocer la ubicación de los puestos de trabajo dentro de las diferentes líneas de negocio.
• Dificultad en la gestión de las auditorías internas debida a la distribución geográfica de los establecimientos y la consiguiente dispersión de la documentación.
• Necesidad de un punto en común para todos los implicados en el Sistema de Gestión de Calidad, con objeto de controlar las No Conformidades, acciones correctivas y/o preventivas y registros.
• Incremento exponencial del volumen de documentación del Sistema de Gestión de Calidad, por lo que se vieron obligados a optar por la automatización del ciclo de revisión y aprobación.

Soluciones aportadas por ISOTools

Por consiguiente, dados los problemas a los que debía enfrentarse el Grupo Ramos para poder abordar el Sistema de Gestión de Calidad tras tanto éxito en el mercado, tomaron la decisión de apostar por un software de gestión.

Con un periodo de implementación de no más de cuatro meses, incluida la migración de la documentación y del Sistema de Gestión a la plataforma del Software ISOTools, por fin la automatización era una realidad.

ISOTools aportó las siguientes soluciones:

• Información del Sistema de Gestión de Calidad reunida en un mismo punto y en “la nube”, permitiendo el control de las vigencias y estando accesible para todos los centros de trabajo.
• Se establecieron las interrelaciones y conexiones entre los diferentes procesos existentes en la organización, así como la documentación asociada (procedimientos) a cada uno.
• Identificación y ubicación de cada uno de los puestos de trabajo implicado en el Sistema de Gestión de Calidad (organigrama).
• Aportó la posibilidad de realizar la gestión de las auditorías internas en todas sus tiendas a través de una misma aplicación.
• Control de las No Conformidades, registros y acciones correctivas y/o preventivas.

Ventajas de la automatización con ISOTools

La automatización con ISOTools contribuyó no sólo a dar solución a los problemas que ya tenían, sino que mejoró otros aspectos del Sistema de Gestión de Calidad y de la empresa en general:

• Reducción del tiempo empleado en la administración y gestión del SGC en un 30%.
• Gestión documental más sencilla y efectiva, ofreciendo inmediatez y accesibilidad.
• Comunicación y divulgación de documentos eficaz.
• Control total de las vigencias de los documentos, evitando posibles No Conformidades.
• Reducción del consumo de papel en un 50% al tenerla, principalmente, en formato digital.
• Planificación y gestión de auditorías internas, visualizando si se han cumplido los plazos de ejecución y qué medidas se han puesto en marcha.

Software ISOTools

Las soluciones y ventajas que el Software ISOTools aporta a su empresa, se materializan en mejoras en el Sistema de Gestión de Calidad gracias a la automatización.

Puede realizar la gestión más ágil, eliminando burocracia y minimizando los riesgos por simplificar la documentación o los registros.

Forme parte de los que apuesta por la mejora continua, gracias a la automatización con ISOTools.