Lipigas: automatización del Sistema Integrado de Gestión

Sistema Integrado de Gestión

De manera general, todas las grandes empresas disponen de varios Sistemas de Gestión alineados bajo un Sistema Integrado de Gestión, con objeto de evitar duplicidades, demoras y gasto innecesario de tiempo y dinero.

La integración de los distintos Sistemas de Gestión implementados es cada vez más posible, ya que en todas las revisiones de normas ISO que se están haciendo en los últimos años, se está considerando la estructura de alto nivel.

Es más, hasta ahora las normas ISO más fácilmente integrables eran la ISO 9001:2015 de calidad, y la norma ISO 14001:2015 de medio ambiente. Pero con la reciente publicación de la ISO 45001 de Seguridad y Salud en el Trabajo, es posible la alineación entre las tres normas ISO de forma muy sencilla y, casi, natural.

Esto es, la implementación de un Sistema Integrado de Gestión con estas tres normas es ahora mucho más factible y menos tediosa. Puede obtener más información al respecto de la integración de sistemas, leyendo este artículo.

Caso de éxito del Sistema Integrado de Gestión: Lipigas

La implementación de un Sistema Integrado de Gestión puede llevarse a cabo en cualquier tipo de organización, siempre que tenga varios Sistemas de Gestión implementados.

Así es el caso de Lipigas, empresa chilena del sector energético que comercializa y distribuye gas para uso doméstico, industrial y comercial a través de cinco productos diferentes, como son el Gas Natural, el gas licuado para transporte, gas distribuido a través de redes con medidor, a granel y en cilindros.

Su clara orientación hacia las personas, ya sean sus empleados o sus clientes y proveedores, ha hecho que Lipigas desarrolle sus actividades hacia objetivos claros de calidad, Seguridad y Salud y medio ambiente.

Es por ello, que llevaron a cabo la implementación de un Sistema Integrado de Gestión que aunara los Sistemas de Gestión que tenían implementados y certificados: ISO 14001 de medio ambiente y OHSAS 18001, estándar de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Problemas antes de la automatización con ISOTools

El mantenimiento de un Sistema Integrado de Gestión demanda mucho tiempo, además del manejo de diferentes herramientas y documentos no siempre disponibles o localizables en el mismo lugar.

Es por ello, que tuvieron lugar una serie de circunstancias que propiciaron que Lipigás optara por la automatización de su Sistema Integrado de Gestión con ISOTools:

• La gestión del volumen de información generada por las normas ISO 14001 y OHSAS 18001, ya no era viable mediante hojas de cálculo o procesadores de texto, ya que impedían la disponibilidad de la información en el momento de la toma de decisiones.
• Tenían necesidad de identificar y controlar los focos de emergencia de manera inmediata, para establecer su tratamiento a la mayor brevedad.
• Existía preocupación en torno al control operacional y la asignación de responsabilidades en los procesos.
• El Sistema Integrado de Gestión demandaba mucho tiempo, el cual no era invertido en la mejora del propio sistema.
• Disponían de 13 plantas, con procesos y procedimientos iguales o similares, resultando complicada la accesibilidad de la documentación vigente para todos los implicados en el seguimiento y control de los mismos.
• El responsable del Sistema Integrado de Gestión iba a abandonar su puesto de trabajo, lo que supuso un problema a la hora de abordar toda la información y documentación a mostrar a la nueva persona encargada.
• Cuando se realizaba el seguimiento de los indicadores, se perdía la inmediatez de la información enviada a los responsables.
• No podían atender o cubrir todas las demandas del sistema, ya que requería de la inversión de mucho tiempo.

Soluciones aportadas por ISOTools

Entre las soluciones que la implementación de ISOTools aportó a Lipigás, encontramos:

• Automatización de la gestión, por lo que los trabajadores eran, en gran parte, autosuficientes.
• Simplificación de la implantación del modelo Balanced Scored y de los Sistemas Integrados de Gestión.
• Estructuración del Sistema Integrado de Gestión en sencillas etapas, mejorando la consecución de los objetivos de la empresa.
• Evitar la operatividad paralela y la pérdida de tiempo que supone, reinvirtiendo ese mismo tiempo en la mejora continua del Sistema de Gestión.
• Gestor documental que permite la centralización de la documentación, haciéndola accesible a los trabajadores que la requieran.

Ventajas de la automatización con ISOTools

Evidentemente, al automatizar todos los procesos con ISOTools, es posible optimizar el Sistema de Gestión Integrado, ya que permite invertir tiempo en mejorarlo. Algunas de estas mejoras fueron:

• Accesibilidad de los documentos legales, checklist o diferentes herramientas de identificación y evaluación de riesgos.
• Control eficaz de las desviaciones en procesos.
• Control y gestión documental, mejorando ampliamente el proceso de toma de decisiones.
• Aumento de la comunicación y divulgación dentro del misma área y entre diferentes departamentos.
• Gestión eficaz de los indicadores y asignación de responsables de los procesos.
• Documentación en formato digital, por lo que se produjo la disminución del consumo de papel.

Software ISOTools

El Software ISOTools ofrece grandes posibilidades a todas las empresas que tengan un Sistema Integrado de Gestión implementado, adaptándose a sus necesidades y requerimientos gracias a su gran adaptabilidad y flexibilidad.

El responsable puede realizar el seguimiento, medición y análisis de todos los indicadores del proceso a controlar, pudiendo diseñar informes personalizados y obtener reportes al momento y en múltiples formatos.

Podrá consultar la información que desee en cualquier momento y desde cualquier lugar, así como controlar todo el proceso, desde la definición de las reglas a seguir, hasta la ejecución de los check list o el establecimiento de las medidas correctivas o preventivas pertinentes.