Biodiagnóstico: éxito de Gestión de la Calidad ISO 9001 con ISOTools

Gestión de la Calidad ISO 9001

Todas las empresas u organizaciones que quieren abrirse en el mercado, especialmente en el internacional, implementan la  Gestión de la Calidad ISO 9001. Es más, para muchas, es indispensable estar certificado en esta norma, debido al sector en el que trabajan.

Este Sistema de Gestion de la Calidad ISO 9001 comprende una serie de requisitos específicos del propio Sistema de Gestión, y son éstos los evaluados a la hora de solicitar la certificación del mismo. Más información respecto a los requisitos para obtener el certificado ISO 9011 en este artículo.

Al respecto, la Gestión de la calidad ISO 9001 en bastantes ocasiones requiere de mucha dedicación y concentración para no perder detalle y conseguir dicha certificación.

Es por ello, que la apuesta por la automatización del Sistema de Gestión de Calidad de la ISO 9001 es notablemente efectivo, independientemente de la actividad o sector al que pertenezca la empresa.

Caso de éxito de automatización de la Gestión de la Calidad ISO 9001: Biodiagnóstico

Anteriormente, mencionamos que la Gestión de la Calidad ISO 9001 era posible en cualquier tipo de organización, y que, a pesar de ser de aplicación voluntaria como el resto de normas internacionales, para algunas organizaciones era prácticamente indispensable.

Así, la organización argentina Biodiagnóstico, del sector clínico, precisó de la automatización del Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001, apostando por ISOTools.

Es más, dicha empresa representa a grandes marcas de diagnóstico clínico a nivel mundial, por lo que no pensar en un error, era imposible.

Problemas antes de la automatización con ISOTools

Un Sistema de Gestión, ya sea según la ISO 9001 o cualquier otro, que es administrado manualmente, trae consigo una serie de retos y/o errores clásicos, que sólo pueden solucionarse a través de la automatización.

En el caso de Biodiagnóstico, los problemas que le impulsaron a implantar ISOTools fueron:

• Comprobación diaria de la documentación, para controlar su vigencia y conformidad respecto a los requisitos de Gestión de Calidad de la ISO 9001.
• Costo temporal de la gestión manual, puesto que esta gestión manual requería gran cantidad de tiempo por parte del responsable, apartándole de otras actividades vinculadas a su puesto.
• Duplicidad de tareas y exceso de trabajo administrativo, ya que algunos procesos requerían de varios pasos para ser debidamente documentados y validados.
• Existencia de No Conformidades respecto a documentación obsoleta, concretamente en los formularios y manuales del servicio técnico.
• La gestión de la documentación era tediosa, bien por su localización en áreas diferentes de la empresa, o por la posibilidad de pérdida de la misma.
• Como consecuencia directa de lo anterior, las auditorías del Sistema de Gestión de Calidad de ISO 9001, tanto internas como externas, resultaban complejas dado que debía recopilarse toda la documentación dispersa por las instalaciones. Además, había el riesgo de no encontrar alguno de los documentos, o bien, que alguno de los elementos no estuviera bien documentado.
• Igualmente, la preparación de los Comités de Dirección, requería también de mucho tiempo para la recopilación, tratamiento y presentación de todos los datos solicitados.
• No había control sobre los tiempos de respuesta respecto a las reclamaciones de clientes.

Soluciones aportadas por ISOTool

Obviamente, se sucedían una tras otra, incidencias provenientes de un mismo hecho: la gestión manual del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001.

Esta circunstancia era inviable, ya que debido al sector al que pertenece Biodiagnóstico, la certificación en ISO 9001 es prácticamente obligatoria.

Así, estas fueron las soluciones que ISOTools aportó a la organización:

• Gracias al Gestor Documental, la gestión manual de la documentación dejó de ser necesaria, y además, estaba centralizada en un mismo punto, accesible y actualizada.
• Permitió realizar un control y seguimiento de las actividades programadas, apoyado con el sistema de avisos y notificaciones que lo facilita, especialmente en lo que se refiere a las No Conformidades y reclamaciones de clientes.
• Además, también evitó la duplicidad de documentación en los procesos, ya que permite la unificación de los pasos de un mismo proceso.
• Mantiene siempre las versiones vigentes de los documentos, avisando de su revisión en caso de ser necesario. Este hecho, garantizó el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001, así como las legislaciones aplicables.

Mejoras en la Gestión de la Calidad ISO 9001 debidas a ISOTools

Es decir, aparte de dar solución a toda la problemática de manejo manual del Sistema de Gestión de Calidad en ISO 9001, la implementación de ISOTools trajo consigo mejoras importantes:

• Debido a que ISOTools funciona en modalidad Cloud (nube), cualquier empleado o responsable que lo precisara puede acceder a los documentos o datos que necesitara, en cualquier momento y lugar.
• La planificación y administración de las Quejas y Reclamaciones es más efectiva y transparente, por lo que la planificación del trabajo del Responsable de Calidad ha mejorado drásticamente al disponer de más tiempo.
• La centralización y accesibilidad de la documentación, agiliza y simplifica el proceso de las auditorías internas y externas y el cumplimiento de los requisitos legales.
• Evidentemente, se redujo de inmediato el consumo de papel (aproximadamente un 60%).
• Sólo se trabaja con documentos vigentes, ya que la plataforma no permite registrar actividades en documentos obsoletos.
• La alta accesibilidad de la información, evita los retrasos o la pérdida de tiempo en la preparación de las reuniones del Comité de Dirección, al disponerla en tiempo real.
• Disponibilidad del listado de causas raíces de las No Conformidades para los empleados con acceso.
• La gestión y planificación del trabajo ha mejorado, haciendo que el Sistema de Gestión de Calidad se optimice.
• ISOTools ha permitido trabajar otros elementos, como la capacitación, haciéndolos más sencillos, gracias a su sistema de encuestas.
• A dado lugar, a un personal más comprometido e involucrado, incluyendo la Alta Dirección.

Software ISOTools

Por tanto, el Software ISOTools ofrece flexibilidad, accesibiliad y reducción de tiempo y costes. No sólo eso, al ser altamente parametrizable, se adapta perfectamente a cualquier organización con un Sistema de Gestión de Calidad en ISO 9001 implantado.

No queda más que probarlo para empezar a caminar hacia el éxito. Pida información sin compromiso.