¿Por qué implementar las Normas ISO en tu empresa?

Normas ISO

Hoy en día, resulta complicado encontrarnos con alguna empresa que no esté certificada en alguna de las normas ISO. Si bien es más común en empresas medianas grandes, también se está notando un alza en pequeñas empresas que quieren tener acceso a otros mercados o ampliarlo. Puesto que, certificarse en normas ISO es una garantía de crecimiento y prestigio.

Como es lógico, cuanto más grande y relevancia tiene la empresa, mayor es el número de normas ISO en las que están certificadas, o como poco, en proceso de implementación.

Ya se ha mencionado en otros artículos cuáles son los Sistemas de Gestión y/o normas ISO más implantadas y/o certificadas:

• ISO 9001:2015 de Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.
• ISO 14001:2015 de Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos con orientación para su uso.
• OHSAS 18001:2007 de Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Requisitos. Ésta ha sido sustituida por la nueva Norma ISO 45001:2018.

Todos saben que las normas ISO cada vez cobran más importancia, y que su implantación supone una serie de mejoras y ventajas competitivas más que comprobadas, para empresas de todos los sectores y tamaños. Pero, ¿qué son las normas ISO?

Las normas ISO son normativas de ámbito internacional elaboradas por la Organización Internacional de Normalización o, en inglés, International Organization for Standardization (ISO). Esta entidad, está compuesta por representantes de los organismos de normalización de cada país, siendo en España AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación), por Ley, la responsable. Aquí puedes conocer la manera en la que la Organización Internacional de normalización desarrolla las normas ISO.

Es decir, las normas ISO no son leyes, sino que son de carácter voluntario. Esto es, no es una ley cuyo cumplimiento sea exigible, sino que las organizaciones eligen si quieren adoptarlas o no.

Gestión de normas ISO mediante un Software

En primer lugar, la empresa que quiera beneficiarse de todas las ventajas que un software de gestión o plataforma tecnológica ofrece, tiene que encontrarse en proceso de implantación o, preferiblemente, con una o varias normas ISO implantadas o certificadas.

Tras la implantación de las normas ISO, comienza (para las organizaciones que lo soliciten) el proceso de certificación, pero antes de solicitar una auditoria externa o de terceros, se realiza un chequeo previo mediante auditorías internas.

Y es para llegar a esta etapa, para lo que utilizar un software de gestión es una herramienta muy práctica. Estos software específicos para la gestión de normas ISO, centralizan toda la información generada por el Sistema o Sistemas de Gestión, de manera que todos los datos, registros, documentos, etc. necesarios para verificar el estado y conformidad del Sistema de Gestión, son fácilmente accesibles.

Por supuesto, es totalmente sostenible medioambientalmente, ya que se evita el consumo de papel y electricidad, principalmente; y a nivel humano, supone menor tiempo empleado, y por ende, menor coste.

Existen muchos casos de éxito sobre implementación, y, cada día más organizaciones se suman al cambio: de manual a informatizado y automatizado. Algunos ejemplos, por países, de empresas que lo han logrado son:

• Biodiagnóstico (Argentina): caso de éxito de la implementación de ISOTools en la Gestión de la Calidad ISO 9001.
• Grupo Ramos (República Dominicana): caso de éxito de la implementación de ISOTools en la Gestión de la Calidad ISO 9001.
• Lipigas (Chile): caso de éxito en Automatización de la gestión integrada de los Sistemas ISO 14001 y OHSAS 18001.

Y así, una larga lista de empresas que apostaron por la tecnología y lo consiguieron.

Certificación de normas ISO

Conseguir la certificación puede ser un proceso largo y tedioso, en especial, para aquellas organizaciones en situación de inmadurez, ya que la lista de requisitos a cumplir será extensa y requerirá muchos costes y formación complementaria.

Pero si el objetivo o la meta propuesta para la organización es posicionarse en el mercado o abrirse camino en otros diferentes y extenderse, no hay mejor opción.

Para llevar a cabo la certificación, la empresa debe ponerse en contacto con una empresa acreditada por un organismo de acreditación. Algunos de éstos son:

• ENAC (Entidad Nacional de Acreditación) en España.
• ONAC (Organismo Nacional de Acreditación) en Colombia.
• EMA (Entidad Mexicana de Acreditación) de México.
• INN (Instituto Nacional de Normalización) en Chile.

Toda certificación de cualquiera de las normas ISO (sólo una o de varias – Sistema de Gestión Integrado), debe seguir unos pasos:

1 – Ponerse en contacto con la entidad de certificación.

2 – Recopilar todos los datos, documento e información requeridos para la comprobación del cumplimiento de los requisitos de las normas ISO implementadas.

3 – Auditoría externa o auditoría de certificación: la entidad de certificación escoge el equipo auditor encargado de realizar la auditoría.

4 – En base a la información recopilada en la auditoría, se realiza el informe de auditoría, incluyendo los hallazgos y/o no conformidades detectados.

5 – Si en la resolución final de la auditoría, el resultado es positiva, se procede a tramitar la certificación. En el caso contrario, se tiene que revisar de nuevo el Sistema de Gestión y solventar los incumplimientos de los requisitos de las normas ISO.

6 – Control anual: se realiza una revisión anual de la certificación de las normas ISO, y en caso de no estar en orden, se dispone de un plazo de entre 3 y 6 meses para solventarlo (en función de la gravedad del incumplimiento).

Estrategia y normas ISO

Aunque la planificación de la estrategia está establecida como requisito en la mayoría de las normas ISO, es cierto que, hacerla no es obligatorio.

Pero en realidad, para poder abordar un Sistema de Gestión basado en las normas ISO, es prácticamente indispensable.

Establecer una estrategia es necesario, puesto que, muestra el camino a seguir, las medidas, acciones o actividades que asegurarán el buen desempeño y funcionamiento del Sistema de Gestión.

Cada empresa elaborará su propia estrategia, en función de los requerimientos de las normas ISO a implantar o mantener, tamaño, número de clientes y demás características propias de la organización en sí.

Software ISOTools

La elección de un Software puede ser de gran valor en el momento en el que se pretenda cumplir con los requisitos impuestos por cualquiera de las normas ISO. Por lo tanto, la elección de un software adecuado es de gran trascendencia.

El Software ISOTools aumenta el rendimiento y optimiza el tiempo dedicado al Sistema de Gestión basado en las normas ISO que tenga implementado en su organización. Como ya ha quedado claro, utilizar un software para alcanzar la certificación es la elección correcta.

Por eso, infórmese sin compromiso y compruebe las ventajas que el Software ISOTools puede aportar a su empresa.