El Análisis del Contexto en las nuevas normas ISO

Normas ISO

Los objetivos que se persiguen a la hora de realizar el análisis del contexto en las nuevas normas ISO, son conocer la importancia del análisis del contexto, y el motivo por el cual se considera que traerá beneficios en la empresa, sensibilizar a los participantes de la importancia que tiene realizar el análisis del contexto, permitir que las empresas cuenten con poderosas herramientas para afrontar cualquier situación que se presente, y conocer las implicaciones de las personas que implantan las normas ISO basándose en el Anexo SL.

Son muchas las normas ISO que han sido actualizas a las nuevas versiones contando con el Anexo SL para su estructura. El Anexo SL permite que las normas ISO tengan la misma estructura, facilitando la integración de las diferentes sistemas de gestión.

Los 12 cambios más importantes que han sucedido en las normas como consecuencia de la publicación del Anexo SL son:

• El cambio en la estructura de la norma según el Anexo SL
• Énfasis en el enfoque basado en procesos
• Leguaje aplicable a las organizaciones de servicios
• Análisis del contexto en la empresa
• Pensamiento basado en el riesgo
• Desaparece el concepto de acción preventiva
• No solo hablamos de clientes, sino que también de partes interesadas
• Concepto de información documentada
• No es exigible el representante de la dirección
• Gestión del conocimiento
• Mayor énfasis en los procesos externalizados
• Validar la competencia del personal

Cláusula 4: Análisis del contexto de la organización

La norma ISO se encuentra estructura en 4 subapartados:

4.1 Comprender la organización y su contexto

Es necesario establecer los aspectos internos y externos que sean relevantes para el propósito que persigue y que pueden detectar la capacidad para conseguir los objetivos de su Sistema de Gestión.

4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

Se precisa la determinación de las partes interesadas relevantes para el Sistema de Gestión y todos los requisitos que le conciernen.

4.3 Determinar el ámbito de aplicación del sistema de gestión

Se establece el alcance y la aplicación del Sistema de Gestión considerado dentro del apartado 4.1 y 4.2. Además, el alcance deberá estar disponible como información documentada.

4.4 Sistema de Gestión

Determinar, implantar, mantener y mejorar de forma continua el Sistema de Gestión incluyendo todos los procesos necesarios y sus interacciones.

En diferentes normas, la estructura será la misma para ambas, aunque cada una lleva el apellido del que trata su norma ISO. Por ejemplo, ISO 14001 2015 se referirá al Sistema de Gestión Ambiental mientras que la norma ISO 9001 2015 se referirá al Sistema de Gestión de Calidad.

La organización tiene una serie de elementos, como pueden ser los accionistas, los procesos, las personas de la organización, etc. además, existen otros factores externos que también afectan a la organización.

Es necesario conocer y estudiar el análisis del contexto de la organización, para ello debemos tener en cuenta los factores:

• Externos: tendencias sociales, políticas, económicas, cambios tecnológicos, tendencias de mercado, cambios legales, etc.
• Internos: valores, conocimientos, desempeño, cultura organización, etc.

Los impactos que suceden en la organización por lo factores internos o externos pueden ser positivos o negativos. Si son negativos estamos hablando de un riesgo sobre el que se debe actuar, y si hablamos de impactos positivos son oportunidades de mejora, las cuales deben ser gestionadas también.

Se deberá revisar toda la información en cuanto a las cuestiones internas y externas de forma periódica, además de incluir los cambios que se detectan, como puede ser una entrada en la revisión por la dirección.

Matriz FODA

La matriz FODA es muy conocida y muy usada, aunque no significa que siempre se haya utilizado bien. Gracias a la matriz FODA se puede realizar un análisis tanto externo como interno, los factores internos son las fortalezas y las debilidades de la organización. Podemos aprovecharnos de las fortalezas y las debilidades, habría que mejorarlas. El análisis externo no es modificable, por lo que lo único que se pueden hacer es encontrar acciones para hacer frente a ellas, se pueden dar el caso de que sean amenazas u oportunidades.

Partes interesadas

Es un factor muy importante en las normas ISO ya que nos dicen que tenemos que conocer las necesidades y las expectativas. Es necesario establecer quienes son las partes interesadas según mi sistema de gestión y definir los requisitos que las partes interesadas necesitan, lo que nos aporta relevancia al sistema de gestión. Es necesario realizar el seguimiento y la revisión de la información.

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