Cómo llevar a cabo la implementación de sistemas integrados

Sistemas Integrados

Integrar sistemas supone unificar criterios de actuación, procesos y recursos empleados de los distintos sistemas existentes, configurando una estructura única que dé respuesta a los requisitos de las distintas partes interesadas. El objetivo prioritario de la implementación de sistemas integrados es evitar y eliminar duplicidades, optimizar recursos y simplificar al máximo la gestión de todos los sistemas, mejorando así el rendimiento.

Cuando las organizaciones disponen de diversos sistemas de gestión, resulta fundamental racionalizar esfuerzos; especialmente cuando las normas de referencia en las que se basan comparten un amplio espectro de requisitos y la esencia de la estructura de gestión es la misma (PHVA). La integración es posible tomando el ciclo de mejora continua como origen de la creación del sistema. El planteamiento consiste en integrar los elementos comunes existentes en los diferentes sistemas de gestión.

Cuando se aborda la integración de sistemas de gestión ya implantados, o incluso cuando se crean sistemas integrados de gestión sin antecedentes previos, es necesario tener muy en cuenta las siguientes consideraciones para alcanzar el éxito:

• Apoyo firme de la alta dirección, pues la dirección debe creer en el sistema y en su utilidad.
• La dirección debe proporcionar los recursos necesarios.
• Plantear la integración a modo de un proyecto que exige una planificación.
• Sopesar el nivel de madurez de la organización respecto a su gestión (PHVA) y el alcance del sistema integrado de gestión, y en función de ello plantear la integración de una forma más o menos ambiciosa.
• Integrar todos los sistemas empleados de acuerdo con el enfoque basado en procesos.

Si deseas conocer más acerca de los sistemas integrados puedes visitar los distintos artículos de nuestro blog, como por ejemplo “¿Cómo ayuda el Anexo SL a la gestión integrada de sistemas?”.

Dificultades para los sistemas integrados

La integración exitosa de los sistemas de gestión, o la creación desde cero de los sistemas integrados de gestión, puede presentar una serie de dificultades antes y durante el desarrollo del proyecto de integración, entre las que se pueden destacar las siguientes:

• Mayor necesidad de formación del personal implicado en la creación e implementación del sistema integrado de gestión.
• Mayores necesidades de información y organización.
• Resistencia al cambio por parte del personal de la organización.
• Posibilidad de aparición de conflictos en las funciones. Esto suele suceder cuando se unifican figuras o se reasignan funciones y responsabilidades.
• Mayor complejidad en sectores con fuertes implicaciones ambientales, de seguridad y salud o con altos requerimientos de la calidad.
• Dificultad para elegir el nivel de integración adecuado al nivel de madurez de la organización.
• Necesidad de recursos adicionales específicos para ejecutar el plan de integración.
• Dispersión de funciones y dificultades de coordinación en organizaciones de gran tamaño.

Resolución de dificultades

Ante estas dificultades, ¿qué acciones se pueden ejecutar para minimizarlas? En realidad, no existe una maniobra única ni se dispone de una fórmula exacta, pero sí se pueden aplicar algunas pautas que pueden ayudar a frenar este impacto negativo, como son:

• Plantear inicialmente la creación del sistema integrado de gestión como una decisión estrategia de la dirección, que requiere un compromiso firme y unos recursos que han de ser satisfechos.
• En el caso de organizaciones grandes o complejas se puede comenzar por una experiencia piloto, limitando la implantación del sistema integrado de gestión a un área, centro de trabajo o parte del negocio en donde el cumplimiento de los requisitos de las normas suponga un menor esfuerzo.
• Informar al personal afectado sobre la evolución, funciones y objetivos del sistema integrado de gestión.
• Definir las funciones, responsabilidades y jerarquía del sistema integrado de gestión. Tienen que existir funciones y responsabilidades claras e inequívocas, que deben ser integradas y comunicadas a todos los trabajadores.
• Designar un responsable único del sistema integrado de gestión. Cuando existen varios responsables de distintos sistemas de gestión (uno de la calidad, uno de medio ambiente y otro de prevención), las alternativas pasan por nombrar como coordinador del sistema a uno de ellos o bien a otra persona.
• Es importante considerar la opinión y las impresiones de los propios trabajadores para mejorar el sistema integrado de gestión y, especialmente, para implicar al personal en el sistema.
• Ante conflictos se requiere tener “mano izquierda” para manejar y reconducir la situación.
• Evitar dar una visión a corto plazo, puesto que los beneficios se obtienen a medio-largo plazo cuando el sistema integrado ya está rodado.

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