Cómo preparar una auditoría de certificación OHSAS 18001

Certificación OHSAS 18001

El camino que llevará a su organización a obtener la certificación de la norma OHSAS 18001 se realiza a través de una auditoría de certificación OHSAS 18001, efectuada por un organismo de certificación internacional, habilitado en su país para expedir tal acreditación. Los momentos previos a la auditoría y el momento mismo de la práctica de ella, pueden ser traumáticos para los responsables del sistema en la organización, sobre todo cuando cuentan con poca experiencia en esas lides.

La figura del auditor adquiere dimensiones de inquisidor para los empleados de la organización que han hecho un arduo trabajo a lo largo de varias semanas. El temor y el nerviosismo se apodera de todos, y la única forma de contrarrestar ese nerviosismo es preparando una auditoría de certificación OHSAS 18001, contando con un conocimiento mínimo acerca de lo que ocurre durante ella.

La buena noticia es que el auditor sabe perfectamente que eso es así y entiende el nerviosismo que rodea a la organización que se certifica por primera vez, o que, incluso, no tiene ninguna experiencia en auditorías para obtención de certificaciones de normas ISO.

¿Qué preguntas se harán durante la auditoría de certificación OHSAS 18001?

La función del auditor no es otra que asegurarse de que la documentación, las acciones y los procesos cumplen al pie de la letra con los requerimientos de OHSAS 18001, y de que existen las evidencias comprobables de que ello es así.

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Entonces: ¿Cuáles son esas preguntas que se harán dentro de una auditoría de certificación OHSAS 18001?  Veamos:

Cumplimiento de la norma

¿Se cumplen todas las cláusulas de la norma? Este es el objetivo principal del auditor desde el momento en que inicia su labor. Para asegurarse de ello, al auditor no le bastará hacer la pregunta. Tendrá que revisar uno a uno los procesos, la documentación y los registros, incluso si ya existiesen algunos de ellos de “no conformidades”, por supuesto, solucionadas.

Para los responsables del sistema en la organización, tener una copia de la norma siempre a mano, y haber dispuesto desde el inicio del proceso de una checklist es esencial, si desean transitar por la planificación de auditorías con seguridad y sin temores innecesarios.

Examen de gestión

¿Su organización ha practicado un examen de gestión del sistema? No basta con responder que sí. Es necesario comprobar la existencia de una entrada de la Alta Dirección de la Organización, en la que se establecen objetivos, y se evidencia que el examen al sistema se ejecutó en forma correcta, así como la existencia de acciones, de mejora del mismo, tras la revisión.

Accidentes e incidentes

¿Se han presentado accidentes o incidentes? La respuesta puede ser sí o no. Ninguna de las dos asegura o compromete la obtención de la certificación. Sin embargo, en caso de ser positiva, se requiere evidenciar el seguimiento de los procesos según la norma para estos casos, y la toma de acciones correctivas que aseguren la no repetición del accidente o incidente.

Procesos consistentes

¿Los procesos de su organización son consistentes? La consistencia de un proceso se demuestra con su eficacia. Esto es, si cumple en la práctica, con el propósito que se expresa sobre el papel, y con la presentación de un registro documentado de tal hecho. Los procesos deben ser eficaces, de acuerdo con la norma y de acuerdo con las estrategias de la organización.

Funciones críticas y evaluación de riesgos

¿Su organización ha evaluado los riesgos en forma correcta? ¿Se han puesto en práctica acciones correctivas en aquellos casos en que se han presentado resultados contrarios a lo esperado? ¿Su organización ha realizado auditorías internas del sistema? En este punto de la auditoría, el auditor será incisivo e insistente. Es probable que algunos empleados que no han sido directamente responsables de la implementación del sistema, sean abordados por el auditor. Las declaraciones deben ser uniformes, sincronizadas y concordantes.

La importancia de las mejoras

¿Es posible demostrar una mejora? La demostración de que el sistema ha logrado mejoras dentro de la organización, es un punto crítico dentro de la auditoría. Esta pregunta se la pueden hacer al empleado menos pensado. Por ello, todo el equipo debe estar al tanto y en capacidad de poder demostrar las mejoras, comprobarlas y evidenciarlas.

Aunque parezca contradictorio, el auditor es un elemento clave en el proceso de obtención de la certificación para su organización. El auditor desea que su organización esté totalmente de acuerdo con todo lo que exige OHSAS 18001, y lo único que desea es que su organización cuente con un Sistema que garantice la seguridad laboral y en salud de las partes interesadas. El auditor no es el enemigo.

Software OHSAS 18001

Desde el software ISOTools y con el objetivo de llevar a cabo de una manera más eficaz y sencilla la administración del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las organizaciones hacen uso del softtware ISO que facilita la aplicación de la misma, la gestión de la documentación, el control de registros, la gestión de riesgos y oportunidades y todo el proceso de gestión de hallazgos y puesta en marcha de acciones de mejora de forma efectiva.

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