Ventajas de la integración de Sistemas de Gestión con un software

Sistemas de Gestión Integrados

En la actualidad en la que la integración de sistemas juega un papel clave en la estructura organizativa para mejorar su eficiencia, productividad y competitividad. Así, las organizaciones obtienen una serie de ventajas de la integración de Sistemas de Gestión.
Hace algunos años, todo debía ser gestionado mediante diversos Sistemas para cada normativa ISO específica. Las modificaciones más recientes de distintas de los estándares internacionales ISO han permitido una mayor similitud en la estructura de requisitos que las mismas establecen, facilitando así y en gran medida la posibilidad de integrar los distintos Sistemas en uno.

La mayoría de las integraciones de los Sistemas se suelen dar entre:

• Sistemas de Calidad, basados en los requisitos de la normativa ISO 9001.
• Sistemas de Medio Ambiente, basados en los requisitos de la normativa ISO 14001.
• Sistemas de Seguridad y Salud Laboral, basados en los requisitos de la normativa OHSAS 18001.
• Sistemas de Seguridad de la Información, basados en los requisitos de la normativa ISO 27001.

Se debe tener presente que las integraciones de los Sistemas poseen distintos niveles de integración, de manera que se adapta a las necesidades de una determinada organización y el sector en el que opera.

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Ventajas de la integración de Sistemas de Gestión

Es interesante analizar las ventajas de la integración de Sistemas de Gestión:

• Alineamiento de las diferentes políticas y objetivos de la organización. En este caso, influye de manera positiva la similitud en la estructura de requisitos por las normativas, ya que facilita el alineamiento de los requisitos. De la misma manera, esto es aplicable a las políticas y objetivos organizacionales que la Dirección adopta. La integración de los diferentes Sistemas de Gestión asegura una mejor planificación y distribución de los tiempos y recursos destinados a estas políticas y objetivos.
  La plataforma ISOTools Excellence incorpora la aplicación Objetivos que permite planificar los objetivos de la organización, así como definir las metas organizacionales y los planes de acción asociados.

• Armonización de los diferentes criterios de gestión. Un SIG otorga un equilibrio en cada área de gestión de las normativas y ayuda a la homogeneización de las actuaciones, responsabilidades, acepciones y se evitan duplicidades que actúan en contra de la productividad e intereses de la organización.
  En la plataforma ISOTools Excellence es posible que diferentes miembros de la organización implicados en la gestión del Sistema Integrado gestionen Procesos, Documentos, Indicadores, Acciones de mejora, Auditorías, Planes de Formación, etc. en una única herramienta que permite el trabajo colaborativo.

• Simplificación de la estructura documental del sistema. El objetivo de una integración consiste en simplificar a la par que eliminar duplicidades. Muchos de los requisitos o prácticas comunes se encuentran de forma duplicada cuando se puede encontrar en un único documento gracias a la integración.
  La aplicación Gestor Documental de ISOTools Excellence permite centralizar la gestión de los documentos, asignar diferentes niveles de permisos, acceder y editar los documentos desde cualquier dispositivo y lugar con acceso a Internet, trabajar siempre con documentos actualizados, establecer flujos de trabajo con los documentos para revisión o aprobación, encontrar siempre los documentos, etc.

• Menor esfuerzo global de formación del personal e implantación del sistema. Al tratarse de un único Sistema de Gestión Integrado, toda la formación que el personal requiera para un determinado Sistema de Gestión es aplicable a la mayoría de funcionalidades comunes del resto gracias al diseño y a la arquitectura integrada del Sistema de Gestión. La única excepción es la formación para la realización de procedimientos y prácticas específicas y propias de cada uno de los Sistemas de Gestión.

• Menor esfuerzo de mantenimiento del sistema. Al eliminar completamente la duplicidad de los documentos del Sistema se consigue una mayor celeridad y sencillez en todos los aspectos que les incumbe, como por ejemplo la reedición de documentos, la distribución y difusión, etc.

• Integración de la información y el control de gestión. Uno de los aspectos más fundamentales y de las ventajas de la integración de Sistemas de Gestión. La información de la organización se encuentra interrelacionada, facilitando enormemente la estructuración de archivos, la localización y acceso a los mismos, disponibilidad y la eliminación de duplicidades.

• Relacionabilidad de las diferentes tareas en un único puesto de trabajo. La posibilidad de asignar distintas tareas a una única persona y que sean ejecutadas por el mismo crea unos criterios de actuación comunes. Esta persona encargada que se encuentra encargada de las tareas puede desempeñarlas gracias a la integración de los sistemas y genera un control y eficiencia mayor. En caso de organizaciones de gran tamaño es posible encontrarse que estas tareas se encuentren separadas en diversas personas a pesar de la integración.

• Reducción del tiempo y coste de mantenimiento del sistema. Un claro ejemplo se encuentra en las auditorías y el coste que suponen. Si se tiene una menor documentación, menor es el tiempo de preparación y ejecución de las auditorías.

 ISOTools Excellence para gestionar Sistemas de Gestión Integrados

La plataforma tecnológica ISOTools Excellence, facilita a las organizaciones la integración de Sistemas de Gestión automatizando tareas repetitivas, centralizando la información, facilitando el trabajo colaborativo entre todos los miembros de la organización y ayudando a mejorar la eficacia y eficiencia del Sistema de Gestión integrado.

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