Caso de Uso: automatizar la gestión por procesos según ISO 9001

Gestión por procesos

Vista la importancia que tiene dentro de la nueva versión 2015 de la norma ISO 9001, optar por automatizar la gestión por procesos, es una práctica cada vez más recurrida por las organizaciones que optan por implantar Sistemas de Gestión de Calidad bajo los requisitos del estándar mencionado.

La Gestión por Procesos ayuda a optimizar la actividad de nuestra organización, al permitir tener una visión clara de ésta.

Como bien sabemos, toda organización se basa en una estrategia y busca el logro de unos determinados objetivos. Para ello, se esfuerzan en mejorar la satisfacción de sus clientes para poder crecer y ser sostenible en el tiempo.

Pues bien, la Gestión por Procesos ayuda a nuestra organización a la consecución de tales objetivos, pues se encarga de traducir esa estrategia concreta de cada organización en los Sistemas de Gestión mediante los procesos, es decir, reorganiza la estructura de la organización en cuestión.

ISO 9001:2015 insiste fuertemente en el enfoque a procesos. Este enfoque establece la necesidad de contar con un Mapa de Procesos que ofrezca una visión clara de la estructura de todos los procesos que conforman la organización, informando cómo llevarlos a cabo, quién es el responsable, los recursos a emplear, las entradas, las salidas, así como las interrelaciones entre los diferentes procesos.

En definitiva, la gestión por procesos consiste en realizar una serie de actividades encaminadas a implantar en la organización ese enfoque a procesos antes citado, buscando que todos tengan claro las funciones, las actividades y la secuencias de las mismas.

Automatizar la gestión por procesos según ISO 9001

Al automatizar la gestión por procesos, logramos tener un mayor control de toda la organización, al mejorar la eficiencia de todas las etapas necesarias a realizar en la gestión por procesos según ISO 9001.

Concretamente, la gestión por procesos implica la realización de las siguientes actividades:

• Tener identificados los procesos y las interrelaciones entre los mismos.
• Describirlos: esto implica hacer una ficha de caracterización que indique las entradas, salidas, las actividades a realizar, los recursos a emplear, los documentos relacionados con cada uno. Una herramienta bastante empleada para la descripción de los procesos es el llamado Flujograma.
• Realizar un control sobre los procesos mediante indicadores.
• Trabajar por la mejora de los procesos a través de las auditorías mediante las que detectemos no conformidades.

En todo este trabajo, destacamos la importancia que juega el Mapa de Procesos, el cual nos permite ingresar al proceso y poder tener la llamada ficha de caracterización del mismo, que informa de todos los detalles de cada uno de los procesos, como son recursos, responsabilidades, entradas y salidas, indicadores del mismo.

El Mapa de Procesos ayuda a visualizar de manera simple todos los procesos de la organización, clasificándolos en:

• Procesos estratégicos: aquí está implicada la Alta Dirección y a través de éstos se definirá la estrategia, objetivos y perspectiva de la organización.
• Procesos operativos: aquí englobamos el conjunto de procesos que conforman el núcleo de la actividad principal de la organización.
• Procesos de apoyo: estos son el conjunto de procesos que ayudan a que sea posible la realización de los procesos operativos.

Como vemos, aplicar esta gestión por procesos según ISO 9001:2015, no es tarea sencilla. Por ello, las organizaciones recurren a la implementación de software que les permitar automatizar la gestión por procesos. Para ello, es importante tener claro los procesos clave del negocio a automatizar.

Automatizar la gestión por procesos mediante un software contribuirá a la mejora de la productividad así como, a la consecución de ventajas competitivas.

Debemos ser consciente de que el mercado actual, ofrece un amplio abanico de herramientas en este sentido. Por ello, es importante saber efectuar la elección adecuada, analizando las funcionalidades que aportan que cada una de ellas, a fin de elegir aquella que mejor se adapta a la organización.

En este sentido, nuestro Software ISOTools Excellence, te ofrecerá la ayuda que necesitas para automatizar la Gestión por Procesos, centralizando todas las actividades a realizar para tal gestión en una única herramienta. Además, destacamos la facilidad que aporta a las organizaciones, al permitir la integración de varios de sus sistemas cuya gestión esté basada en procesos.