ISO 9001 2015: ¿Cómo realizar el Manual de Calidad?

ISO 9001 2015

En este artículo queremos llevar a cabo una guía sobre cómo empezar a redactar el Manual de Gestión de su Sistema de Gestión de Calidad según la norma ISO 9001 2015.

Lo primero es fijar un índice en el que se contemplen todos los conceptos y los requisitos que establece la norma ISO 9001 2015, generando la estructura que se considere oportuna. Un ejemplo sería una posible reagrupación en bloques. Al mismo tiempo que se lleva a cabo el Manual de Calidad, se deben elaborar los principales documentos del sistema y usándolos como base, configurar el resto de la documentación. Podríamos englobar los documentos principales en:

• Política de calidad
• Mapa de procesos
• Indicadores de Calidad
• Objetivos de calidad
• Organigrama de la empresa funcional y nominal

En el caso de los indicadores y los objetivos se deberá disponer de un listado para establecerlos. Es importante recordar que tendréis que disponer de, al menos, un indicador por proceso. Esta necesidad implica que, lo primero debe ser describir todos los procesos de la empresa. Por lo que deberéis tener:

• Listado de indicadores
• Listado de objetivos

Una vez que esté bien definida la totalidad de los puntos anteriores, ya se podrá comenzar a redactar todos los procedimientos necesarios en el Sistema de Gestión de la Calidad basado en la norma ISO 9001 2015.

La mayor parte de los procedimientos no varía con respecto a la antigua versión de la norma ISO 9001. Uno de los nuevos conceptos que trae la norma ISO 9001 2015 es la gestión de riesgos en los procesos.

Otro de los conceptos que tenéis que desarrollar es un procedimiento describiendo la identificación del contexto de la organización. Para poder realizar esta tarea existen muchas herramientas, recomendadas por su sencillez y rapidez, como puede ser la matriz DAFO.

Una vez que esté todo completo, tendréis que dar un poco de margen a la generación de distintos registros y, al menos, un trimestre para realizar un análisis de evolución de los diferentes indicadores: mercados, formación, registros, etc. Una vez que se han realizado los registros se deberá:

• Llevar a cabo un acta de reunión de la revisión del sistema, analizando cada uno de los parámetros del Sistema de Gestión de la Calidad.
• Realizar la auditoría interna.

Una vez se solventan las no conformidades que se derivan de la auditoría interna, el sistema ya tiene la madurez necesaria para comenzar con el proceso de certificación. Este consiste en una visita inicial por parte de la certificadora, que se encarga de evaluar si el sistema se encuentra en condiciones para certificarse bajo la nueva ISO 9001 2015 y las desviaciones que existen para solventar lo antes posible, las auditorías de certificación.

Procesos operativos

Los procesos están ligados de manera directa a la realización de un producto o la prestación de diferentes servicios. Hablamos de los procesos en línea.

Los procesos operativos cuentan con una visión del cliente, desde el conocimiento de los requisitos de los mismos, hasta el análisis de satisfacción, una vez que han sido recibidos los productos.

Se ocupa un bloque central de un mapa de procesos y este sí que es diferente dependiendo de la actividad que lleve a cabo. Por ejemplo, para una ingeniería de proyecto sería lo siguiente:

• Toma de pedidos del cliente
• Coordinación del trabajo
• Elaborar el proyecto
• Revisión del proyecto
• Cliente final

En este punto debéis tener en cuenta los principales bloques de los que se ocupa una empresa y cómo se encuentran conectados entre sí. Es nuestro deber tener clara la estructura que vamos a utilizar.

Otro ejemplo es el laboratorio de control de calidad:

• Toma de pedidos de los clientes
• Toma de muestras
• Realización de los ensayos
• Documentación de los ensayos
• Trasmitir los resultados finales del cliente

Procesos estratégicos

Como todos los procesos, se encuentran vinculados al ámbito de las responsabilidades de la dirección, y de manera principal, a largo plazo. Se refieren de manera fundamental a todos los procesos de planificación y otros que se confieren ligados a factores clave y estratégicos.

Los procesos estratégicos guían a los operativos mediante las pautas estratégicas y los procesos que apoyen al desarrollo de la organización.

Procesos de soporte

Como los procesos que ofrecen soporte sobre los procesos operativos. Se suelen referir a los procesos que se llevan a cabo con todos los recursos y las mediciones.

Software ISO 9001

Herramientas como el Software ISOTools están especialmente diseñadas para cubrir las necesidades de la norma ISO 9001, entre otras, siendo la mejor solución para conseguir un plan de calidad perfecto y a prueba de fallos. La automatización del Sistema de Gestión de la Calidad garantiza una gestión eficiente.