¿Cómo implementar las normas ISO?

Implementar normas ISO

Si en tu organización estáis pensado en implementar normas ISO, debes saber que ISO permite que tu pequeña o mediana empresa obtenga los certificados con reconocimiento mundial.

Para poder conocer cómo implementar normas ISO te puedes guiar por los siguientes pasos de los que vamos a hablar este post:

Dar a conocer la norma

La familia de normas ISO garantiza estándares que son reconocidos de manera mundial, además te pueden ayudar en el posicionamiento de tu organización y en la gestión de tu negocio. Se deberá involucrar la alta dirección desde el principio, para que conozcan los objetivos, las ventajas y los beneficios que supone contar con un sistema de gestión implementado, cuánto tiempo se tardará en implementarlo y cuáles son los costos aproximados. Si el personal directivo se encuentra implicado en el proceso, será mucho más fácil transmitir la filosofía de los sistemas de gestión a toda la organización.

Nombrar un encargado del sistema de gestión

Puede ser una persona o un equipo de trabajo, todo depende de la magnitud de las operaciones de la empresa. Entre todas sus funciones se encontrarán:

• Realizar un análisis de la situación actual
• Evaluar todas las necesidades de capacitación
• Obtener los recursos necesarios
• Verificar el proceso de trabajo
• Elegir a la organización que será la que se encargue de la certificación

Realizar un análisis de la situación actual

Para conocer dónde queremos llegar, debemos realizar un análisis sobre la situación actual con la que contamos. Realizar un diagnóstico inicial de la organización nos permite conocer como es nuestra situación inicial y los requisitos que debemos cumplir al implementar normas ISO.

Diseñar el sistema de gestión

Se deben detallar todas las actividades que realiza la organización y describir cada proceso, la creación del manual de calidad con sus procedimientos y métodos, además de definir los requisitos que se utilizará para realizar el control.

Permitir que participen todos los trabajadores

Para que la implementación sea un éxito es imprescindible que los trabajadores se encuentren involucrados en el proyecto. Es necesario comunicar la necesidad y los beneficios del cambio, concienciar sobre la importancia que tiene los sistemas de gestión, aclarar las dudas y capacitar de manera permanente.

Poner en marcha el sistema de calidad

Se utiliza el sistema con todos los procedimientos que se han diseñado. No te olvides de llevar a cabo los registros, ya que es una evidencia importante de que el sistema es eficiente, y además es una prueba necesaria frente a la posible certificación. Con la utilización, se van revisando los procedimientos y es posible que se encuentren muchas oportunidades para mejorar de forma continua.

Realizar las auditorías internas

Después de un tiempo de uso, personal del equipo de calidad o algún experto contratado, se debe poner al frente de auditorías internas para analizar el funcionamiento del sistema, verificar si se cumplen todos los objetivos y llevar a cabo las acciones correctivas necesarias.

Elegir la organización certificadora

Implantar un sistema de gestión no supone necesariamente que se deba obtener la certificación. Sin embargo, si una organización quiere hacerlo, unos meses antes deberá elegir qué organización le realizará la auditoría de certificación. Dicha organización debe garantizarle efectividad. Las empresas se dirigen y acompañan en el proceso de certificación. Pueden ser nacionales o extranjeras.

Realizar la pre-auditoría

Previo a la auditoría de certificación, es recomendable realizar una auditoría general previa. Esta auditoría no tiene efectos en la certificación, pero facilita la evaluación de los porcentajes de implantación y detectar los fallos que se puedan llevar a cabo mediante las acciones correctivas.

Realizar auditoría de certificación

Implica una auditoría oficial del sistema de gestión por parte de la empresa encargada de otorgar la certificación, deberá verificar, revisar los procesos y registros, realizar entrevistas con el personal y comprobar que se cumplen todos los requisitos que establece la norma ISO. Si surge alguna no conformidad, la organización dispone de tres meses para resolverla. Si has hecho bien los deberes previos, obtendrá tu certificado bajo la norma ISO que hayas decidido implementar.

La ISO es la entidad internacional que se encarga de establecer las normas ISO en todo el mundo. Tiene su sede en Ginebra, es una federación de organismos nacionales. Entre las normas ISO más usadas se encuentran la ISO 9001 para calidad, ISO 14001 para medio ambiente, ISO 27001 para la seguridad de la información, etc.

Software ISOTools Excellence

Con la intención de gestionar y supervisar de una manera sencilla y eficaz el desarrollo de los sistemas de gestión bajo las diferentes normas ISO que existen, las organizaciones hacen uso, entre otras posibles herramientas, del Software ISOTools Excellence, el cual permite y facilita el control del sistema garantizando la obtención de óptimos beneficios para la organización.