El Gestor Documental para tramitar información documentada de las normas ISO

Gestor Documental

Durante este artículo hablaremos de una serie de problemáticas que son muy comunes a la hora de trabajar con Sistemas de Gestión ISO. Haremos un pequeño recorrido sobre esos problemas y aportaremos soluciones, entre ellas nos focalizaremos en el uso del Gestor Documental que se desarrolla a través de modelos Cloud.

Lo primero de todo es hacer una introducción sobre qué supone la gestión documental en los Sistemas de Gestión ISO. El Gestor Documental es la base y el soporte de cualquier sistema o modelo de gestión de Calidad y Excelencia, ya que dichos sistemas deben estar correctamente documentados. Además la manera de organizar la información documentada del sistema de gestión dependerá de los procesos de la organización y la estructura de la norma de calidad.

El análisis de los procesos determina la cantidad necesaria de documentación, teniendo en cuenta los requisitos de la norma a implementar. La documentación no debe ser la que dirija los procesos.

Como concepto básico, un proceso tiene elementos de entrada y de salida. En el proceso se trabaja con personas, procedimientos, recursos y materiales que son los que nos ayudan a que esas entradas se transformen en esas salidas.

Cuando trabajamos en el desarrollo correcto de la información documentada de un sistema de Gestión ISO tenemos que tener en cuenta una serie de fases:

• Análisis del entorno
• Establecimiento de política y objetivos
• Procesos y responsables
• Recursos
• Medición de procesos
• Prevención de No Conformidades
• Mejora

Las normas internacionales de la familia ISO tales como ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 22301, etc. tienen una estructura común en la estructura de documentos. Antes de la publicación del Anexo SL era la siguiente:

• Política y Objetivos de Calidad
• Manual de Calidad
• Procedimientos
• Instructivos, formatos, registros, y otros

Implicaciones de la Gestión Documental en Sistemas de Gestión ISO

• Archivo
• Elaboración
• Requisitos
• Manejo
• Actualización
• Control
• Conocimiento
• Responsabilidades

Como ejemplo hablaremos de la nueva ISO 9001 de 2015 y de los cambios que se producen respecto a la gestión documental:

• Anexo SL: estructura de Alto Nivel que proporciona una estructura única para todas las normas en Sistemas de Gestión ISO, logrando una mayor integración, coherencia y efectividad en su implantación
• Los términos “documento” y “registro” se han sustituido ambos, en línea con el Anexo SL por “información documentada”
• El Manual de Calidad no es obligatorio
• Hay especial interés en simplificar la información documentada, proponiendo un equilibrio entre la planificación y la gestión

Problemas comunes en la Gestión Documental

• De la tarea de gestionar la documentación de los sistemas de manera manual o semi-automática se derivan una serie de problemas comunes en las organizaciones, que suponen pérdidas de tiempo y de dinero, impidiendo así la productividad del propio sistema.
• Este problema se incrementa si la empresa cuenta con varias sedes o unidades organizativas o trabaja con distintos sistema de gestión.
• El proceso de archivo y localización de la documentación no es eficaz.
• Existen documentos duplicados o triplicados.
• Manejo de grandes volúmenes de documentos y gasto de papel.
• Los documentos no están accesibles cuando se necesita.
• No existen agrupaciones lógicas entre los documentos.
• El circuito de elaboración, revisión, aprobación y comunicación no es eficaz.
• No existe trazabilidad en la gestión del documento.
• Las responsabilidades de las personas no están claras o no existe compromiso.
• Los documentos no están relacionados con los procesos y actividades.
• No se conserva el know-how de la organización por pérdidas o descontrol de documentos.
• Existen copias no controladas.

Soluciones Cloud para la Gestión Documental

Hoy día es impensable gestionar el gran volumen de información documentada que se manejan en los sistemas de gestión de calidad sin herramientas tecnológicas de apoyo.

En este sentido, la gestión de la información documentada en la nube ofrece una gran posibilidad de superar estos problemas que se derivan de la gestión manual o de herramientas de almacenamiento poco eficaces.

El resultado de optar por el Cloud se traduce en un aumento de la efectividad y reducción de costos para la empresa.

¿Qué es Cloud?

Se trata de una modalidad de contratación de aplicaciones informáticas donde el cliente, a través de internet, utiliza las aplicaciones informáticas que necesite, sobre plataformas de hardware y de comunicaciones que se encuentran alojadas en los servidores del proveedor.

De la contratación de esta modalidad se derivan una serie de ventajas que la convierten en la mejor opción para la gestión documental.

El futuro de los sistemas basados en Cloud

Entre las administraciones que ya están en Cloud Computing, las perspectivas de futuro son muy positivas:

• La intención mayoritaria (94,5%) entre las administraciones usuarias de la nube es mantener el uso de Cloud Computing.
• Tres de cada cuatro entidades manifiesta que recomendará el uso de Cloud Computing.
• Un 81,6% de las entidades públicas cree que en el futuro aún obtendrán más ventajas derivadas del uso de la tecnología Cloud Computing.

Beneficios del Cloud

De la modalidad Cloud se derivan una serie de ventajas y beneficios que la convierten en la mejor opción.

• Despreocupación y eliminación de inversión inicial respecto a la instalación: no son necesarias cuantiosas inversiones de recursos (hardware, software, redes, centros de procesamiento de datos, costos fijos, etc.). La modalidad en la nube sólo necesita un navegado0r y conexión a internet.
• Reducción de costos de personal de TI: no es necesario la contratación o inversión de tiempo de personal especializado para la gestión del sistema, ya que lo aporta el proveedor del servicio.
• Despreocupación y eliminación de costos respecto al mantenimiento y actualizaciones: una vez contratado el servicio no tiene que preocuparse de las actualizaciones ni del mantenimiento de la aplicación, con la reducción de costos correspondientes por la eliminación de actividades de este tipo.
• Facilidad para detener el servicio: en el caso de querer prescindir del servicio, no se generan pérdidas por una inversión realizada ya que sólo se ha pagado por el uso del servicio durante un tiempo determinado.
• Ahorro de costos para recursos TI: no es necesario disponer de sitio para la ubicación de servidores, ni acondicionamiento de espacios para equipos, ni refuerzo de medidas de seguridad, etc.
• Ahorro de costos de energía: destinada a climatización de servicios, sistemas de alimentación de consumo eléctrico, etc.
• Alta disponibilidad: la información se encuentra disponible en cualquier momento, evitando pérdidas de información y servicio. Las copias y medidas de seguridad son realizadas y garantizadas por el proveedor.
• Inmediatez en la disponibilidad del servicio: no es necesario inversión de tiempo previo al uso del sistema (estudio de requisitos del sistema, de compatibilidad, de pruebas, etc.)
• Facilidad de escalamiento: posibilidad de ampliar los servicios o funcionalidades del sistema en tiempo real sin preocupaciones de ampliación de capacidades, inversiones asociadas, necesidades de nuevos recursos, etc.
• Fortalecimiento de la seguridad: asegurarse de que el proveedor establece las metodologías adecuadas y posee los certificados necesarios para prestar un servicio de alojamiento de datos de manera que se garantice la seguridad, integridad y disponibilidad de los mismos.

El Gestor Documental de ISOTools Excellence

El Gestor Documental de ISOTools Excellence se encarga de automatizar los procesos de almacenamiento, divulgación y distribución de la información documentada de la organización entre el personal autorizado, asegurando un aumento de la eficiencia y eficacia en la gestión.