Características, requisitos y beneficios de un sistema integrado de gestión

ISO 9001: Sistemas de Gestión de Calidad

El estándar ISO 9001 define todos aquellos requisitos que las empresas deben cumplir para garantizar la calidad en todos sus procesos. Se trata de una normativa voluntaria que las empresas pueden adoptar y adaptar a sus características concretas.

Gracias a este estándar, la calidad se integra en todos los procesos que forman parte de la compañía de manera transversal. Sólo de esta forma se pueden segurar la Calidad Total.

¿Qué elementos definen un Sistema Integrado de Gestión?

Hasta hace relativamente poco, era común que los departamentos de una compañía trabajaran de forma independiente. Se trataba de llevar a cabo tareas especializadas y el personal encargado se limitaba a su campo de acción.

El carácter transversal era exclusivo de la dirección y de otros cargos similares, en los cuales se centraba la responsabilidad de adoptar una mirada estratégica del negocio para cualquier actuación.

También lo tenían áreas como el de Recursos Humanos, siempre encargada de velar por el bienestar de los trabajadores. Sin embargo, ni siquiera en este caso el impacto de las acciones desplegadas dejaba de ser puntual. No eran políticas corporativas basadas en la integración; eran elementos concretos.

Los nuevos modelos directivos han demostrado que la gestión empresarial no tiene un solo foco. Si bien la dirección ocupa un lugar predominante en este aspecto, no puede  hablarse de una gestión genérica sino, por el contrario, de varias gestiones integradas en un mismo modelo corporativo.

Es decir, secciones o departamentos que antes operaban de forma independiente y que tenían sus propios manuales, instrucciones, documentos y marcos de acción, ahora se desenvuelven como partes integradas en un conjunto.

Este proceso de unificación o alineación ha sido propio de empresas que aspiran a la implementación de un Sistema de Calidad, Medioambiente y Seguridad y Salud Ocupacional, entre otros. Con los modelos tradicionales, que separaban la gestión por secciones, hubiese sido imposible poner en marcha Sistemas de Gestión Integrados.

Además de este carácter transversal, un Sistema Integrado de Gestión (SIG) necesita una serie de condiciones para su desarrollo eficaz:

• La existencia de un solo Manual de Gestión. Las organizaciones no deben dar lugar a dilaciones en este sentido, pues podría suponer contradicciones en la Política de Calidad o en los conceptos esenciales. Lo ideal es redactar un solo texto y tomarlo como referencia en todos los casos.

• La distribución de esfuerzos. La aplicación de un SIG no debe ser exclusiva de los niveles directivos. A éstos corresponde la difusión y la delegación, pero es necesario que cada miembro de la compañía asuma un compromiso directo con el proceso y realice sus respectivos aportes.

• Supervisión y cuidado del proceso. Asimismo, debe existir un equipo que se haga responsable de la supervisión del proceso de gestión integrada. No basta con dar instrucciones en las primeras fases.

• Incorporación con actividades operativas. Sin embargo, lo más relevante del proceso es la incorporación del sistema integrado a la filosofía corporativa. Por ejemplo, si se trata de un Sistema de Gestión de Calidad, este concepto debe entrar a formar parte de los principios organizacionales y asumirse como tal. No obstante, eso no quiere decir que se convierta en un elemento aislado o al que se recurra de vez en cuando. Lo ideal, por el contrario, es que se llegue a ser un aspecto transversal de la gestión de la organización.

• Liderazgo y compromiso. Sin un líder o una figura visible que promueva el compromiso y el sentido de pertenencia, será casi imposible realizar una gestión integrada. La integración es, en gran medida, el resultado de la manera en que se comunican las acciones necesarias.

Algunas ventajas de la gestión integrada

Ya hemos mencionado algunos beneficios que supone optar por la gestión integrada de un negocio, sea cual sea su naturaleza, estructura o sector de desempeño, como por ejemplo la disminución de duplicidades a la hora de establecer criterios o conceptos. Mencionemos otras que conviene añadir a la lista:

• Armonización de criterios:

Es normal que dentro de una empresa haya criterios de actuación distintos. Un SIG se encarga de alinearlos y hacerlos compatibles.

• Simplificación de la estructura:

Tras la implementación de un SIG, algunas estructuras reducen su tamaño y, por eso mismo, se vuelven más eficaces y operativas.

• Menor esfuerzo de ejecución:

Una misma orden ya no necesita repetirse veinte veces para que se ejecute. El SIG permite una mejor dirección y una ejecución más óptima.

• Integración de la comunicación:

Los mensajes corporativos se hacen más consistentes, sólidos y eficaces. Hay menor riesgo de duplicidades y se controla la aparición de rumores o de fallos en el flujo de la información. Una empresa mejor informada es más productiva.

• Reducción de tiempos y costes:

Los tiempos también se optimizan. La dirección ya no necesita dividir sus esfuerzos en cada una de las áreas específicas ni tratar con cada una de ellas por separado.

Los Sistemas Integrados de Gestión y la Gestión de la Calidad

Como hemos comentado en ocasiones anteriores, los Sistemas de Gestión de la Calidad son el punto de partida para integrar en tu organización otros sistemas de gestión.

Una vez que cumples con los requisitos establecidos por la norma ISO 9001, es más sencillo implementar otros estándares relacionados, como son la norma ISO 14001, OHSAS 18001 o el estándar ISO 27001. 

La implementación de un Sistema Integrado de Gestión es mucho más simple si se cuenta con las herramientas necesarias, como la plataforma ISOTools, que permite integrar varios estándares ISO de forma fácil y eficaz.