¿Qué elementos se deben tener en cuenta para una auditoría de calidad?

ISO 9001: Sistema de Gestión de Calidad

La implementación de un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001 en una organización no sólo depende de los recursos materiales o humanos que se empleen. Como todo proceso, requiere de unas acciones de evaluación, monitorización y seguimiento paralelas a la propia implementación.

Funciones de las auditorías de calidad en una empresa

Estas acciones suelen dar forma a lo que se denomina como «auditorías de calidad», que en líneas generales son procesos sistemáticos, independientes y documentados que buscan determinar a qué distancia está una empresa de alcanzar sus metas en el terreno de la gestión de calidad y cuál es el alcance de las mismas.

Las auditorías pueden ser internas o externas. En el primer caso, se trata de procesos desarrollados por personal de la propia organización antes de la adopción de alguna norma o estándar genérico. Por ejemplo, muchas empresas preparan el terreno para una certificación ISO 9001 con auditorías  internas, de las cuales se extrae un diagnóstico de su situación y sus necesidades más acuciantes en este terreno.

En el segundo caso, se trata de inspecciones formales llevadas a cabo por auditores de organizaciones acreditadas. Casi todas constituyen los últimos pasos dentro un proceso de certificación y son una fuente de valiosa información.

No todas las auditorías se llevan a cabo por el mismo motivo. De hecho, es imposible hablar de un único modelo de auditoría. Las principales razones por las que  se realizan procesos de este tipo son:

• Determinar la compatibilidad del Sistema de Gestión de Calidad de una empresa con los requisitos exigidos por una norma o estándar, por ejemplo los que se incluyen en la ISO 9001.

• Evaluar la eficacia y el cumplimiento de un Sistema de Gestión una vez se ha implementado en la organización.

• Identificar puntos críticos de los procesos de producción, sobre todo si se trata de procesos en cadena.

• Preparar la organización para un proceso de certificación. Cada sello de calidad exige una serie de requisitos concretos que deben ser implementados por las organizaciones y debidamente presentados en los procesos de auditoría.

Elementos clave para una auditoría interna

Sin embargo, sea cual sea el objetivo de una auditoría de calidad, existe un conjunto de elementos que no pueden faltar para el buen desarrollo de este proceso. Son, antes que nada, medidas estratégicas que la propia organización deben poner en marcha para obtener los resultados esperados. Veamos cuáles son:

a) Sistema de Calidad:

Es el conjunto de acciones encaminadas a la mejora continua de la calidad de los productos o servicios. Más allá de que deban responder a unos requisitos fijados por cada estándar, lo más importante de un Sistema de Calidad es que responda a las necesidades de la empresa y se adapte a la actividad de la misma. No es igual, por ejemplo, aplicar la calidad en una industria automotriz que en otra dedicada a la comercialización de alimentos.

b) Programa de auditoría interna:

El proceso de auditoría debe tener un programa en el que se definan fechas, plazos y responsables. Es la guía para la implementación del Sistema de Gestión y, por tanto, requiere de rigurosidad y planeación.

c) Chequeo o análisis:

Dentro del programa, es necesario incluir unas listas de chequeo en las que se refleje el control de cada una de las acciones del proceso. Gracias a éstas, los auditores pueden realizar un adecuado seguimiento e intervenir en la ejecución de las acciones cuando lo consideren necesario. Es común que en estas listas se haga referencia a la evolución de cada tarea, su porcentaje de ejecución y otros criterios relacionados.

d) Verticalidad del sistema:

La eficacia de un proceso de auditoría depende en gran medida del modelo de comunicación que se emplee. En todos los casos, debe ser la dirección el ente encargado de ponerlo en marcha y, a su vez, difundirlo entre los departamentos, secciones o delegaciones. Para que no haya lugar a pérdida de información, lo habitual es que se realice de forma vertical, es decir, siguiendo el tradicional modelo de cascada en el que la información fluye desde los niveles más altos de la pirámide corporativa hasta los más bajos. Los enlaces entre la dirección y los miembros de cada departamento serán los jefes de sección.

Herramientas para una eficaz Gestión de la Calidad

Cumplir con todos los requisitos y los criterios de calidad exigidos por la normativa ISO es esencial para que la calidad se convierta en una realidad y para obtener el certificado ISO que acredite el compromiso de tu empresa con este valor. Sin embargo, implementar un Sistema de Gestión de Calidad en tu organización requiere tiempo y dedicación.

Por fortuna, existen ciertas herramientas creadas para facilitar tanto la implementación como el seguimiento y control de los Sistemas de Gestión de Calidad, como es el caso de ISOTools, una herramienta digital que permite automatizar los procesos y simplificar las tareas de seguimiento y evaluación.