Auditorías

Auditoría

Una auditoría es una actividad de revisión mediante la cual puede verificarse el cumplimiento de un Sistema de Gestión establecido y la efectividad de dicho sistema y, en caso contrario, evaluar la necesidad de una mejora o de una acción correctiva.

Como condición previa a la auditoria es necesario que existan unas reglas de juego conocidas por ambas partes, auditor y auditado, que afectan a la empresa. Estas reglas consisten en estándares o requisitos de referencia que pueden estar contenidos, por ejemplo, en las normas ISO de sistemas de gestión.

Características de las auditorías

Los adjetivos que describen a las auditorías son:

• Sistemática. Ajustarla a un método, aumentando su objetividad y permitiendo establecer comparaciones.
• Documentada. Basada en datos fiables y suficientes que garanticen un diagnóstico real y completo.
• Independiente. Presenta una situación real, sin manipulaciones, por lo que la realizan personas que no tengan responsabilidad directa en los sectores que se desea auditar.

El éxito y la eficacia de una auditoría dependen de la cooperación de todas las partes involucradas.

Tipos de auditorías

Existen diferentes criterios para clasificar las auditorías.

En función de su origen pueden ser:

• Auditoría externa: es la desarrollada por personas o entidades ajenas a la organización y por lo tanto, externa a sus procedimientos y gestión. La realiza una empresa sobre sus propios proveedores o subcontratistas, o un cliente sobre ella. Los objetivos de este tipo de auditoría son: determinar la adecuación de los proveedores y evaluar la validez de los proveedores o subcontratistas.
• Auditoría interna: la realiza la organización para verificar la efectividad de sus propios sistemas y procedimientos del sistema o sistemas de gestión implantados, y de esta forma comprobar si se precisa algún cambio. Los objetivos de la auditoría interna son los siguientes: asegurar que se cumplen los planes para la gestión de la organización y que el sistema ha sido adecuadamente implantado y mantenido además de informar a la dirección de la situación del sistema de gestión. Estas auditorías son realizadas por personal de la propia empresa, o subcontratado por la misma, pero siempre se debe a la iniciativa propia de la organización y siguiendo su metodología.

En función del objetivo de la auditoria, ésta puede ser:

• Auditoría de primera parte, correspondería a la auditoría interna.
• Auditoría de segunda parte, haría referencia a la auditoría externa llevada a cabo por un contratista en una organización que provee de productos/servicios. Los objetivos de este tipo de auditoría son: determinar la adecuación y evaluar la validez como proveedores o subcontratistas.
• Auditoría de tercera parte, es la auditoría externa realizada por una entidad o persona ajena a las actividades de la organización y sin intereses en la misma. Esta auditoría es realizada por un organismo independiente de la organización. Generalmente, la realiza un organismo acreditado conforme a una norma en la que se basa el sistema de gestión y, por lo tanto, conduce a la obtención de una certificación. Tiene varias ventajas, ya que al estar hecha por alguien independiente y con credibilidad, es probable que los clientes decidan no efectuar otras auditorias, con el consiguiente ahorro económico y de tiempo para ambas partes (cliente y proveedor).

Ámbitos de las auditorías

Las auditorias no necesariamente tienen que cubrir la totalidad del sistema de una vez, sino que pueden cubrir elementos o partes del mismo.

En todo caso, la persona o personas que actúan como auditores han de ser independientes del área a auditar. La independencia se asegura mediante auditores que no tengan responsabilidad directa sobre el área auditada y preferiblemente trabajando en colaboración con personal relevante de la misma.

De este modo, las opiniones vertidas respecto al cumplimiento de la norma o estándar de referencia son más objetivos que si la persona que las realiza fuera a la vez juez y parte del proceso a auditar.

Software ISO

ISOTools ayuda a la realización y seguimiento de las auditorías en las organizaciones.

A través de la Plataforma Tecnológica ISOTools la gestión de las auditorías internas y externas de una organización se ve facilitada y agilizada.

ISOTools permite fijar el cronograma de las auditorías y planificar las acciones a desarrollar para cumplir con él, sean cuales sean las normas de referencia utilizadas. Esto ayuda a la integración de los diferentes sistemas de gestión que la organización tenga implementados.

Además, cualquiera de los hallazgos detectados durante la realización de las auditorías puede quedar registrado junto con el informe generado y se pueden planificar las acciones correctivas que deban aplicarse dando seguimiento y solución a las no conformidades abiertas.

Este planteamiento se basa en la lógica del ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar, de los Sistemas de Gestión ISO, con lo que ISOTools está diseñado para hacer más efectivo el manejo de la documentación, mejorar la comunicación y reducir tiempos y costos de estos sistemas, a la vez que la organización puede centrarse en recorrer paso a paso su camino hacia la excelencia.