¿Están preparadas las empresas para adaptar la nueva norma ISO 9001:2015?

La nueva norma ISO 9001:2015 apuesta por el rendimiento de las organizaciones

La reciente publicación de la versión 2015 de la ISO 9001 cuenta con importantes cambios. Las versiones anteriores se centraban, básicamente, en determinar los requisitos para los procedimientos y registros documentados, mientras que la última actualización pone el foco en la mejora continua del rendimiento de las organizaciones.

Como ocurre siempre que se actualiza un estándar internacional, como las normas ISO, las empresas deben pasar por un periodo de transición para adaptarse a las nuevas versiones, especialmente si se encuentran en pleno de proceso de certificación. En estos casos, las organizaciones han de comunicar a todos sus empleados la publicación de la nueva versión, entender las diferencias en relación a la anterior y determinar el nivel de alineación de sus recursos propios con las modificaciones incluidas.

Los aspectos formales

Es muy importante que las empresas tengan muy claros los aspectos normativos y formales que implica la publicación de una nueva versión, y que en este caso son:

• La versión anterior (ISO 9001 2008) seguirá teniendo una validez de tres años a partir de la publicación de la nueva, por lo que seguirá vigente en lo que a procesos de certificación se refiere hasta septiembre de 2018.
• Los certificados bajo la versión del 2008 dejarán de emitirse en marzo de 2017.
• A partir de septiembre de 2015, las empresas que inicien un proceso de certificación nuevo lo harán ya directamente con la nueva versión ISO 9001.

Los principios de gestión de calidad

Más allá de los aspectos puramente formales, la nueva norma de calidad se sustenta en los principios de gestión de la calidad, por lo que las empresas que quiera adaptar este estándar certificado tienen que comprometerse colectivamente con estos principios, con el fin de construir una sólida base para el rendimiento, la mejora, y la excelencia organizacional.

Los principios de la gestión de la calidad en los que sustenta la norma ISO 9001:2015 son los siguientes:

• Reconocer a los clientes directos e indirectos como los sujetos que se benefician del valor de la organización.
• Comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes y grupos de interés y sus expectativas.
• Vincular los objetivos de la organización con las necesidades y expectativas del cliente.
• Medir y monitorear la satisfacción del cliente y tomar las medidas apropiadas.
• Determinar y realizar acciones en interés de las necesidades y expectativas que pueden afectar la satisfacción del cliente.
• Gestionar activamente las relaciones con los clientes para lograr el éxito sostenido.

Acciones que debe tomar la empresa

Con el fin de implementar una enfoque basado en procesos y en la mejora continua, en línea con los requisitos de la nueva norma, las organizaciones deben poner en marcha acciones concretas como:

• Crear y sostener los valores compartidos, la equidad y modelos éticos de comportamiento en todos los niveles de la organización.
• Establecer una cultura de confianza e integridad.
• Fomentar un compromiso de toda la organización con la calidad.
• Comunicarse con las personas para promover la comprensión de la importancia de su contribución individual.
• Fomentar la auto-evaluación del desempeño frente a los objetivos personales.
• Llevar a cabo encuestas para evaluar la satisfacción de las personas con su trabajo, comunicar los resultados y tomar las acciones apropiadas.

• Definir los objetivos del sistema y los procesos necesarios para alcanzarlos.
• Establecer la autoridad, responsabilidad y rendición de cuentas para la gestión de procesos.
• Determinar las interdependencias de proceso y analizar el efecto de las modificaciones a los procesos individuales en el sistema como un todo.
• Administrar los riesgos que pueden afectar a los resultados de los procesos y en general los resultados del sistema de gestión de calidad.
• Promover la creación de objetivos de mejora en todos los niveles de la organización.
• Reconocer las oportunidades de mejora.
• Tomar decisiones basadas en evidencias.
• Determinar las partes interesadas pertinentes (proveedores, socios, clientes, inversionistas, empleados y la sociedad en su conjunto) y su relación con la organización.
• Generar y compartir información, conocimientos y recursos con las partes interesadas pertinentes.
• Medir el desempeño y proporcionar retroalimentación a las partes interesadas para mejorar las iniciativas de mejora.
• Establecer el desarrollo colaborativo y mejorar las actividades con proveedores, socios y otras partes interesadas.

Como paso previo a la adopción de la nueva norma, es imprescindible que aquellos profesionales que ostenten mayor responsabilidad en materia de calidad, se familiaricen primero con el nuevo documento y, a continuación, proporcionen la información y sensibilización adecuada a todas las partes interesadas de la organización (empleados, proveedores, sindicatos…).

La plataforma ISOTools permite la automatización de la transición a la nueva norma

Con la Plataforma ISOTools resulta muy sencillo adaptarse a los requirimientos de la nueva norma ISO 9001, así como su integración con otros estándares de la familia ISO.