La entrevista. Auditoría Interna. IV Parte

Siguiendo los pasos que hemos establecido en esta serie de post, una vez concluida la reunión inicial individual (ver aquí) pasamos a “entrevistar” al auditado.

Los objetivos de la entrevista en una auditoría se pueden resumir en:

• Conseguir información del propietario o de los responsables del proceso objeto de auditoría
• Facilitar la recogida de la información
• Realizar un acercamiento con el personal de la empresa, con el que se interactuará durante el proceso de la auditoría para recabar sus opiniones, sentimientos…
• Aclarar preguntas, orientar la investigación y resolver las dificultades que puede encontrar el auditado.

Las entrevistas pueden ser estructuradas, es decir se plantean las preguntas de antemano y son las mismas normalmente para todos los entrevistados o no estructuradas donde el auditor en base del problema y los objetivos va elaborando las preguntas sobre la marcha. La entrevista estructurada permite que la información obtenida sea uniforme y además no precisa de auditores muy bien entrenados, en cambio la no estructurada permite profundizar en temas de interés y se adapta como vamos a ver ahora a las susceptibilidades de cada entrevistado.

La gran ventaja de la entrevista en general es que es una herramienta muy flexible que se puede adaptar a cualquier situación. Por ejemplo si el auditado, después de la reunión inicial está nervioso podemos comenzar a hablar sobre algo que creemos que el auditado domina o que le puede interesar para aliviar tensiones e ir introduciéndonos poco a poco en las preguntas clave sobre los procesos.

Una vez “roto el hielo” debemos orientar nuestras preguntas a conocer todo lo que podamos sobre el proceso. “¿Me puede explicar como funciona esto?” es una buena pregunta para empezar.

La entrevista tiene que transcurrir de manera que vayamos verificando la conformidad del cumplimiento de la norma. Para ello es bastante recurrente acudir a listas de chequeo y evidentemente ir comprobando todo, no sólo mediante preguntas, sino por verificación mediante registros y documentación.

El momento más delicado es cuando detectamos una no conformidad. Hay que comunicársela al auditado de la forma más correcta posible. “No localizo los resultados del trimestre pasado, ¿los tenéis en un lugar distinto o aún no los habéis considerado?”, “Parece que este trabajo se puso en marcha sin la conformidad del cliente”. Siempre hay que tratar de evitar destacar una no conformidad como un error, es mucho mejor centrarnos en la mejora o en la acción correctiva a aplicar en un ambiente positivo.

Al finalizar la entrevista es bueno resumir con el auditado las conclusiones y qué es lo que se va a notificar como incidencia. Es mucho mejor comentarlo ahora que no en la reunión de conclusiones.