Análisis de un ejemplo concreto de un Manual de Calidad

El Manual de Calidad: un elemento fundamental de la ISO 9001

Uno de los requisitos imprescindibles para adoptar el estándar ISO 9001 sobre Sistemas de Gestión de Calidad lo constituye la elaboración de una serie de documentos en los que plasmar las acciones, medidas y procesos que se llevarán a cabo, siendo el Manual de calidad el más importante según la actual versión de la norma.

El Manual de Calidad es el documento en el que se recogen aspectos claves del plan de la empresa en lo que se refiere a los objetivos y actuaciones de la calidad de sus productos y/o servicios.

Sea cual sea el modelo elegido, lo cierto es que las organizaciones deben incorporar de manera previa un sistema interno de Gestión de Calidad definido de manera exhaustiva en un manual.

Si se sigue la norma ISO 9001, el Manual de Calidad tiene que elaborarse en función de las siguientes directrices:

• Debe ser elaborado por profesionales que tengan un buen conocimiento de la organización.
• Debe detallar el alcance y procedimientos de la política de gestión de calidad de la empresa.
• Únicamente puede haber un manual por empresa.
• Este documento debe estar sujeto a auditorías periódicas.
• Debe incluir datos básicos como: nombre de la empresa, sector de negocio, historial, tamaño etc.
• Además de los datos básicos, la norma ISO 9001 propone los siguientes apartados: título y alcance, índice o tabla de contenido, documentos que acrediten la certificación, políticas y objetivos, estructura del sistema de gestión de calidad de la empresa incluyendo cargos y responsabilidades, referencias utilizadas, descripción del sistema y anexos (donde se puede incluir cualquier tipo de textos y documentación adicional).

Ejemplo Manual de Calidad

Un ejemplo de Manual de Calidad válido para la mayoría de empresas podría estar compuesto por:

Estructura

• Sección 1: Alcance
• Sección 2: Referencias normativas
• Sección 3: Definiciones
• Sección 4: Sistema de Gestión de la Calidad
• Sección 5: Responsabilidad de la Dirección
• Sección 6: Gestión de los recursos
• Sección 7: Realización del producto
• Sección 8: Medidas, análisis y mejoras

Total aproximado de páginas: 35

Procedimientos

• Control de la documentación
• Control de registro de calidad
• Responsabilidad de la Dirección
• Competencia, toma de conciencia y capacitación
• Infraestructuras
• Planificación de procesos de realización del producto
• Procesos relacionados con el cliente
• Diseño y desarrollo
• Control de compras
• Control de producción y prestación de servicio
• Identificación y rastreabilidad
• Propiedad del cliente
• Preservación del producto
• Control de dispositivos de seguimiento y medición
• Seguimiento, medición y análisis de la satisfacción del cliente
• Auditorías internas
• Seguimiento y medición de procesos de realización del producto
• Control del producto no conforme
• Estadísticas
• Análisis de causas de las reclamaciones e incidencias
• Acciones correctivas
• Acciones preventivas

Formularios

• Lista maestra de documentos
• Hoja de inventario de software
• Formulario de petición de cambio de documento
• Lista de verificación para la revisión de documentos
• Tabla de registros de calidad
• Tabla de monitoreo, medición y análisis del SAC
• Lista maestra de procesos clave
• Plan de acción de capacitación
• Registro de capacitación en grupo
• Hoja electrónica de capacitación
• Tabla de planificación de calidad
• Plan de diseño
• Registro de revisión de diseño
• Cambios de diseño
• Informe de calidad del proveedor
• Solicitud de acción correctiva al proveedor
• Lista de proveedores aprobados
• Lista de calibración de equipos
• Plan de auditoría interna
• Informe de auditoría interna
• Procedimientos aplicables por área de trabajo
• Lista de verificación de auditoría
• Tabla de monitoreo, medición y análisis de realización del producto
• Solicitud de acción correctiva/preventiva

ISOTools, un instrumento eficaz para la gestión de documentos

La herramienta ISOTools ofrece diversas funcionalidades con las que es posible automatizar el Sistema de Gestión de Calidad y simplificar todo el proceso, especialmente en lo que se refiere a la gestión  de todos los documentos relacionados con la norma, incluido por supuesto el Manual de Calidad.

Este software, de estructura modular y un funcionamiento muy intuitivo, permite optimizar su Sistema de Gestión de Calidad basándose en los estándares normativos más utilizados, y con una filosofía de trabajo fundamentado en la mejora continua y la búsqueda de la excelencia.