Un ejemplo sobre cómo elaborar el plan de calidad de un proyecto

Sistemas de Gestión de Calidad

La detección de fallos, obstáculos e inconvenientes suele ser el punto de giro para que muchos empresarios decidan implementar un plan de calidad.

El concepto está definido y descrito en  la normativa ISO 9001 de Sistemas de Gestión de Calidad, en la que se proporciona un marco de acción que orienta a las empresas a mejorar los procesos que tienen lugar en cada una de sus áreas o departamentos.

Se trata de un documento en el que se detalla cómo deben ser los procesos de mejora de calidad en una organización. Es decir, precisa la manera en que se llevarán a cabo las acciones para ello, las distintas etapas del proceso, los recursos disponibles y los grupos de trabajo que se encargarán de llevarlo a la práctica.

De hecho, tal es la importancia de elaborar un plan de calidad adecuado, que el grupo ISO ha elaborado la norma 10005:2005 en la que se fijan las directrices para el diseño, la aplicación y la revisión de dichos planes.

Un ejemplo: elaborando un plan de calidad

Como todo proceso, la implementación de un plan de calidad implica la fijación de unas etapas. Para hacer más ilustrativo el tema, recurriremos a un ejemplo concreto: el de una panadería recién inaugurada, cuyas ventas no acaban de despegar, y que aspira a posicionarse como una marca de referencia en su mercado.

1. Identificar la necesidad:

Por absurdo que parezca, el primer paso para la elaboración de un plan de calidad es analizar si realmente es necesario un documento de estas características. En nuestro caso, el dueño de la panadería debe decidir si su intención es verificar si se cumplen las normas de calidad o, en cambio, si desea mostrar a terceros que su empresa cumple con los estándares básicos de calidad, algo que sin duda le dará prestigio.

2. Definir los requisitos:

A nuestro panadero, cuyo principal problema es el bajo número de ventas, le interesan las dos cosas. A partir de ahora tendrá que definir los requisitos que no debe perder de vista para llevar a cabo su plan da calidad. Por ejemplo, es necesario que revise aspectos como la legislación vigente, los requerimientos de los clientes, el rol de los proveedores, la capacitación de los empleados, los recursos disponibles, entre otros.

3. Establecer el alcance del plan:

¿Qué busca realmente nuestro panadero con la implementación de un plan de calidad? Antes hemos dicho que su objetivo es el mejoramiento de sus productos. Y así es, pero sólo en un primer nivel de acción. En el fondo, esta decisión siempre es la vía para otra cosa: ampliación del negocio, apertura a nuevos mercados, fabricación de productos más innovadores y sugerentes, entre otras posibilidades.

4. Preparación del plan:

Qué duda cabe que nuestro panadero conoce muy bien su negocio. Sin embargo, para la elaboración de un plan de calidad es recomendable que recurra a un experto en el tema o a un equipo de trabajo en el que delegue responsabilidades. Esta persona o equipo se encargarán de recopilar toda la información necesaria para el plan.

5.  Contenido del plan de calidad:

Superadas las etapas anteriores, es necesario que el panadero se siente con su equipo de colaboradores para plasmar en el papel el trabajo realizado hasta ahora. Recodemos: su estrategia es mejorar sus productos para, al mismo tiempo, aumentar su prestigio en el espectro comercial al que pertenece su negocio.

6. Revisión e implementación:

Como última medida, es necesario que se realice una última revisión del plan de calidad antes de que se ponga en marcha. Nuestro panadero debe ponderar si cada una de las acciones allí contempladas le ayudará a mejorar la calidad de sus bollos y pasteles y si, en últimas, esto supondrá un aumento del prestigio del que hasta entonces carece en el mercado. En caso de ser aprobado, el plan entra en etapa de implementación.

Herramientas tecnológicas para la implementación y control de los modelos de Excelencia

La última fase en la elaboración de un plan de calidad, sería su implementación en la empresa. Una puesta en marcha que tiene como principal objetivo mejorar la calidad de los procesos.

Los planes de calidad forman parte de todos los modelo de excelencia, tanto de aquellos que se basan en la norma ISO 9001 como de los que se rigen por los requisitos establecidos en el modelo de Deming o en el modelo EFQM, entre otros.

El uso de determinadas herramientas tecnológicas, como el software ISOTools, ayudan a la implementación de estos planes y a la mejora continua de los procesos.