Cómo, cuándo y por qué realizar una auditoría de calidad

Sistemas de Gestión de Calidad

La eficaz implantación de un Sistema de Gestión de Calidad en una organización requiere de técnicas y sistemas de control, que aseguren el cumplimiento de los requisitos necesarios para garantizar la calidad de los servicios o productos que se elaboran.

La valoración de los Sistemas de Gestión de la Calidad suelen efectuarse a través de tareas rutinarias. Estas actividades se llevan a cabo de manera continua con el propósito de controlar, medir y valorar el desarrollo de los procesos empresariales.

Sin embargo, en ocasiones es conveniente realizar una evaluación más específica, para certificar que las acciones y los resultados obtenidos a través de los procesos de calidad son los esperados, comprobar que el sistema de gestión se ejecuta según lo planificado y asegurar si el sistema es realmente eficaz para alcanzar los objetivos de  calidad definidos. Este análisis y valoración se realiza a través de una auditoría de calidad.

Tipos de auditorías

Las auditorias de calidad deben ser comprendidas como una herramienta para la mejora de los Sistemas de Gestión de Calidad. A través de este procedimiento, se analiza si las empresas cumplen realmente con lo establecido en la norma ISO 9001 e identifica aquellos puntos o aspectos que deben ser mejorados para alcanzar los fines deseados.

Para llevar a cabo esta valoración, se toman como referencia diferentes documentos, como los manuales de calidad, procedimientos u otros manuales y planes  que puedan resultar de interés, y se valoran conforme a una serie de criterios, que determinarán la conformidad o no conformidad de la auditoría.

Las auditorias se pueden clasificar en base a diferentes criterios, como la calidad de los procesos o del producto. Sin embargo, lo más común es diferenciar las auditorías en función de si la persona encargada de este proceso pertenece o no a la empresa:

• Auditoria interna. En este tipo de auditoría, es la misma empresa la encargada de revisar su sistema para verificar si cumplen, o no, con  lo establecido en los estándares ISO. Los responsables de llevar a cabo las tareas de recopilación y análisis de la información son, por tanto, trabajadores pertenecientes a la empresa.

Para garantizar la objetividad de este proceso, es conveniente que la persona responsable de la auditoria no tenga relación directa con las actividades auditadas.

• Auditoria externa, en la que la evaluación la lleva a cabo una persona ajena a la empresa. Por norma general  la realiza una empresa contratada bien por la misma empresa, para que les ayude a detectar posibles déficits, desviaciones o  riesgos que puedan amenazar la eficacia del sistema de calidad.

Cómo y cuándo llevar a cabo una auditoría

Con independencia de si el auditor es miembro interno o no de la organización, ésta persona debe tener la formación necesaria y disponer de los conocimientos mínimos para poder llevar a cabo la auditoría de manera eficaz, además de contar con los recursos y el apoyo necesario por parte de la organización.

Por otro lado, para llevar a cabo esta evaluación, se debe seguir una serie de pasos que garanticen su correcto desarrollo. Así, lo primero será determinar el alcance de la auditoría  y establecer los métodos que se llevaran a cabo y los criterios que se utilizarán para el desarrollo de este análisis.

Respecto a cuándo es más conveniente emprender este procedimiento, se pueden identificar cuatro momentos clave:

1. En el momento que esté programada. En los planes de calidad y manuales, se debe establecer en qué momento concreto se llevarán a cabo las auditorías. Si se realizarán cada semestre, cada año, cada dos años, etc.
2. Siempre que sea solicitado  y se considere necesario. En ocasiones son los clientes o los inversores quienes demandan este análisis.
3. Siempre que se produzcan cambios importantes en el Sistema de Gestión de la Calidad.
4. Cuando se detecten fallos y problemas de calidad y sea necesario valorar el origen de los mismos.

Por qué solicitar una auditoria. Ventajas

Con independencia del tipo de auditoria que se lleve a cabo, este proceso puede ser demandado bien por la propia compañía que desee conocer la eficacia de su Sistema de Gestión de la Calidad, o por otros agentes, como inversores o  clientes. Pero ¿para qué solicitar una auditoria? ¿Qué ventas tiene?

• Asegura que se cumplen con todos los requisitos legales y con las condiciones establecidas en la normativa internacional ISO 9001 sobre Sistemas de Gestión de la Calidad.
• Analiza si existe cualquier tipo de deficiencia u omisión en la descripción de los procesos que se llevan a cabo.
• Identifica si las tareas se ejecutan conforme se redacta en el proceso, o si, por el contrario, no se tienen en cuenta las instrucciones dadas.
• Valora la actualización de los documentos, detectando aquellos que no han sido modificados y, por tanto, no reflejan la nueva forma de proceder.
• Contribuye a la mejora continua de los procesos, al detectar los errores cometidos y poder introducir las rectificaciones y mejoras oportunas.
• Permite demostrar a terceros el cumplimiento y la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.
• Mejora la imagen de la compañía frente a clientes, proveedores e inversores o accionistas.
• Favorece la obtención del certificado de calidad.

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