Fundamentos de la gestión integral empresarial

Los sistemas integrados de gestión

Toda organización empresarial se caracteriza por constituir un sistema complejo formado por un grupo humano y una variedad de recursos físicos (infraestructura, tecnología, materias primas, etc.) coordinados y organizados con el objetivo de obtener una determinada finalidad, normalmente la fabricación de uno o varios productos u ofrecer unos determinados servicios.

Las organizaciones se encuentran delimitadas por una serie de sistemas que, de una forma u otra, interactúan entre sí. La integración de sistemas consiste, básicamente, en la unificación de los distintos sistemas de una empresa que están funcionando de una forma más o menos independiente, con el fin de maximizar la rentabilidad y productividad empresarial.

El alcance de la gestión integral

Normalmente, un Sistema Integrado de Gestión (SIG) suele incluir los sistemas relativos a la calidad, el medio ambiente, la seguridad y salud en el trabajo y la seguridad en la información. No obstante, recientemente comienza a ser habitual integrar también otras áreas como la Tecnología de la Información o la Investigación y Desarrollo.

La integración de los sistemas de gestión supone la adopción de un nuevo enfoque de las diferentes actividades de una empresa, con el objetivo de controlar, integralmente y de forma eficaz, las distintas variables que son clave en la organización.

El objetivo máximo de este proceso es el logro de una política integrada de gestión, lo cual asegura la competitividad y permite responder a las exigencias de una economía y un mercado cada vez más globalizado y competitivo.

Las normas ISO como eje clave fundamental de la gestión empresarial

Conviene remarcar que la acción básica de un SIG y absolutamente indispensable para su éxito es es la alineación de las normas ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 e ISO 27001, entre otras. Dicha integración es lo que va a permitir, por un lado, simplificar el proceso del implementación y, por otro, desarrollar una documentación y normativa común para todos los sistemas.

Para lograr su objetivo integrador y unificador, un SIG debe ser capaz de agrupar en una única base documental todos aquellos manuales, procedimientos, instrucciones y documentos que anteriormente se encontraban dispersos y nula o escasamente clasificados y sistematizados.

Requerimientos de la gestión integral

La adopción por parte de cualquier organización de un SIG eficaz y capaz de otorgar beneficios tales como ahorro de costos, incremento de la eficacia, más y mejores oportunidades de mercado o el logro de la máxima satisfacción de los clientes, implica el cumplimiento de los siguientes requisitos:

• Existencia de un único manual de gestión para facilitar la comprensión y consulta por los distintas partes interesadas, así como evitar duplicados, confusiones e incluso contradicciones en procesos e instrucciones.
• La implementación simultánea de cada uno de los sistemas con el objetivo de minimizar el periodo de implantación total del SIG, en comparación con el tiempo que implicaría implementar los sistemas por separado.
• Designación de un responsable único para los distintos sistemas.
• La correcta distribución de los esfuerzos para que el diseño e implementación del sistema sea más rápido y efectivo.
• La supervisión y máximo y absoluto cuidado por parte del equipo responsable de la implantación del sistema.
• Lograr, asimismo, que se involucren todos los miembros de la organización.
• Incorporación de los sistemas de gestión a las actividades operativas de la organización, entendiendo los requerimientos de calidad, medio ambiente y seguridad como una parte más de la gestión general.
• Minimizar las tareas de redactado, archivo y soporte de registro y documentación.
• Establecer unos objetivos, metas y políticas que sean medibles, realizables y coherentes.
• La Dirección de la empresa debe estar fuertemente involucrada, así como ejercer un fuerte liderazgo y compromiso, de manera que su equipo de colaboradores pueda enfocarse en implementar el SIG de forma eficiente.

Finalmente, cabe destacar que el fin de todo SIG es el de racionalizar los esfuerzos, recursos, y costes destinados a la optimización de la gestión de la organización, asegurando al mismo tiempo la calidad en cada una de las etapas del proceso.

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