Fases para la elaboración del plan de calidad de un proyecto

Sistemas de Gestión de Calidad

La necesidad de elaborar un plan de Calidad viene establecida en la normativa ISO 9001 sobre gestión de la calidad, donde se define el concepto de plan de calidad. El plan de Calidad es un documento a través del que se detalla cómo debe ser el proceso que garantice la calidad de los proyectos, productos o procesos. Este plan debe dar respuesta a cuestiones como qué acciones se llevarán a cabo, qué recurso serán necesarios o quienes serán los encargados de aplicar el plan.

La importancia de diseñar un plan de calidad es tal, que ISO ha creado una norma al respecto  ISO 10005:2005 donde establece losas directrices a seguir para diseñar, revisar y aplicar un plan de calidad.

 Fases del plan de calidad

1. Identificación de la necesidad de un plan de la calidad en la organización.

El primer paso antes de comenzar a elabora cualquier plan de calidad, es determinar si realmente necesita desarrollar un plan de calidad y por qué.

A través de estos planes se describe los procesos que debería llevar a cabo la empresa para cumplir con los requisitos de calidad, por lo que puede ser útil para aquellas empresas que necesiten demostrar a terceros cómo desarrollan la gestión de la calidad o para aquellas que necesiten verificar que se cumple con los requisitos establecidos.

Los planes de calidad sirven como referente directo, por lo que, además de orientar la práctica pueden ser un gran instrumento de evaluación.

 2. Identificación de las entradas para el plan de la calidad.

Una vez decidida la necesidad de diseñar y poner en marcha el plan de calidad, es el momento de identificar las entradas para programar el plan, es decir, definir los requisitos que serán necesarios para su elaboración, relacionados con la legislación legal, los requerimientos de clientes, proveedores o inversores, recursos disponibles, la existencia de otros planes relevantes o aspectos relativos a la evaluación.

3. Definir el alcance del plan de la calidad.

Es importante delimitar claramente el alcance que tendrá el plan. Con este fin se debe definir si está enfocado a un determinado proyecto o proceso además de descomponerlo en acciones para analizar y describir las características del mismo.

4. Preparación del plan de la calidad.

La planificación del plan de calidad necesita de una persona encargada del proyecto, un responsable que se encargue de la coordinación y elaboración del mismo, y de un equipo de trabajo que colabore con él.

Designar quién será esta persona y constituir el equipo de trabajo será el primer paso dentro de esta fase.

El siguiente objetivo debe centrarse en recopilar toda la documentación necesaria para describir el plan. Mucha de esta información estará dentro de la documentación del sistema de calidad, por lo que sólo habrá que recuperarla.

Es conveniente consensuar cómo se va a presentar y estructurar el plan de calidad, si se va a representar a través de una matriz o precisa estar más definido. Esto dependerá de las características del plan, su complejidad y de las necesidades de la empresa.

Por otro lado, el plan debe tener un contenido coherente con el alcance,  con las especificaciones dadas por los clientes, proveedores o inversores y con las características de la empresa. Además, debe ser compatible con otros planes existentes.

 5. Contenido del plan de la calidad.

En esta etapa se plasma sobre papel el plan de calidad que se va a desarrollar. En este documento deben reflejarse ciertos datos necesarios para el desarrollo posterior del plan. Los contenidos dependerán de las características del plan y de las necesidades de la empresa.  Sin embargo, a modo general, algunos de los elementos que se deberían expresar en este documento son:

• El alcance del plan.
• Los elementos de entrada.
• Los objetivos que se pretenden con el plan.
• La responsabilidad de la dirección.
• Cómo se llevará a cabo el control de los documentos, datos y del registro.
• La descripción de los recursos necesarios.
• Qué requisitos son necesarios.
• Cómo se llevará a cabo la comunicación tanto interna como externa.
• Aspectos relevantes sobre el diseño y desarrollo del plan, relativos al control de cambios o su implementación.
• Especificar los requisitos y métodos que se utilizarán para el control y preservación el producto.
• Describir los procesos de control, seguimiento y medición que se pondrán en marcha.
• Aclarar si se llevará a cabo auditorías y describir cómo serán y cuándo tendrán lugar.

 6. Revisión, aceptación e implementación del plan de la calidad.

La última fase en la elaboración del plan de calidad, será la revisión del mismo y su aprobación final. Tras esta etapa, el plan podrá comenzar a implementarse en la organización.

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