ISO 14001: Cómo controlar riesgos, hacer una auditoría interna y una revisión por la dirección

ISO 14001

La norma ISO 14001 proporciona todos los requisitos necesarios con el fin de implantar un  Sistema de Gestión Ambiental de manera satisfactoria, entre ellos podemos encontrar, la auditoría interna, la revisión por la dirección y el control de riesgos.

Control de riesgos

La organización debe definir las actuaciones que va a llevar a cabo para identificar, conservar y eliminar la totalidad de registros que demuestran la conformidad respecto a los requisitos de la norma ISO14001 y su Sistema de Gestión Ambiental.

Normalmente, los registros se buscan como documentos de todo tipo. La acción que produce la evidencia del cumplimiento de algún requisito que genera la norma ISO-14001 del Sistema de Gestión Medioambiental se tiene que generar en un registro nuevo.

Si la entidad ya ha implantado adecuadamente el Sistema de Gestión Ambiental, a lo largo de la elaboración de los distintos procedimientos que llevan a cabo cada capítulo del manual de gestión ambiental, se añaden dentro del punto referido a los registros. La totalidad de registros, junto con toda la información que la organización crea conveniente, tienen que tener un control que asegure el cumplimiento del apartado de la norma ISO14001.

La empresa contiene distintos procedimientos redactados en los que se especifica cómo se tiene que dar respuesta a la identificación, recuperación, conservación, protección, el tiempo que tiene que estar archivada y la disposición de los registros del Sistema de Gestión Ambiental.

La sistemática general es que los registros tienen que mantenerse a lo largo de un periodo de tiempo no inferior a tres años, como requisito para la certificación ISO 14001, o a lo largo de un periodo superior a estos tres años en el supuesto de que haya algún requisito legal aplicable ha dicho registro (por ejemplo, los documentos ligados con el control y el seguimiento de los residuos peligrosos tiene que estar archivados durante cinco años).

Auditoría interna

La organización debe diseñar distintos programas que evalúen de manera periódica el funcionamiento, la eficacia en el seno del Sistema de Gestión Ambiental y la adecuación de los requisitos producidos por la norma ISO 14001.

La auditoría interna es un proceso independiente, documentado y sistémico con el que se obtienen evidencias y se evalúan de una manera objetiva para determinar así el nivel de cumplimiento de todos los criterios en los que se fundamenta el Sistema de Gestión Ambiental obtenido por la entidad.

La empresa es la encargada de garantizar las auditorías periódicamente, debe definir cuál será el alcance y el método de auditoría que será el conveniente para determinar si el SGA cumple con todos los requisitos de la norma ISO-14001 y se encuentra adecuadamente implantado, incluso tiene que informar, en todo momento, acerca de los resultados obtenidos tras la auditoría a la alta dirección de la empresa.

El Sistema de Gestión Ambiental, para llevar a cabo las auditorías, se tiene que encontrar en un grado avanzado en la implantación, esto es, que haya superado la fase de diseño, siendo capaz la organización de utilizar o requerir listas de comparaciones, entrevistas personales con los distintos trabajadores de la entidad, cuente con documentación del SGA, política ambiental, registros de datos, etc.

La entidad tiene que elaborar distintos procedimientos de auditoría en el que se tienen que determinar de forma clara todos los requerimientos necesarios para la cualificación del auditor o auditores, las personas responsables, la planificación, preparación y realización de las auditorías, así como  de su conservación y comunicación de los resultados obtenidos de dichas auditorías.

El Sistema de Gestión Medioambiental fundamentado en la norma ISO14001 tiene que ser objeto de la auditoría en su totalidad, aunque se puede llevar a cabo por partes, esto es, dividiendo la empresa en distintas parcelas y auditando por separado los diferentes aspectos y la gestión.

En el momento en el que se define el alcance de la auditoría, la entidad puede determinar cuáles serán los emplazamientos, los elementos del sistema o las actividades que considere oportunas.

Como mínimo ha de realizarse una auditoría al año, aunque no hay una frecuencia fija para llevarla a cabo, debiendo encontrarse perfectamente definida por la entidad en función a los resultados de auditorías anteriores o del grado de control existente acerca de los distintos aspectos ambientales y el grado de implantación de la totalidad del Sistema de Gestión Ambiental.

A lo largo del proceso de selección de los auditores, la entidad tiene que optar por llevar a cabo la auditoría con el personal de la misma empresa, por lo que para garantizar la objetividad y la imparcialidad a lo largo de todo el proceso, este tiene que estar libre de responsabilidades a lo largo de su actividad como auditor. Sin embargo, si la empresa decide optar por contratar a personal de fuera de la entidad, auditores externos, estos tendrán que tener las competencias oportunas y poder llevar a cabo la auditoría de manera imparcial y objetiva.

Para llevar a cabo una auditoría interna se pueden utilizar personal de la misma entidad o se puede contratar a personal ajeno a esta. En cambio, para generar una auditoría externa debe ser realizada siempre por personas ajenas a la entidad y se les denomina como auditores externos.

Con el fin de apoyar a las entidades en el momento de realizar auditorías pueden consultar la norma ISO 19011 “Directrices para la auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental”.

Revisión por la dirección

La dirección de la empresa tiene que evaluar la efectividad y el acondicionamiento del SGA a las necesidades de la entidad y modificarlo si fuera necesario.

La dirección puede recopilar la información requerida desde el punto de vista del funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental, para poder revisarlo a lo largo de intervalos planificados y garantizar su adecuada implementación. La información más significativa puede venir dada por las auditorías, las evaluaciones de cumplimiento legal y otros requisitos, el cumplimiento de los objetivos y las metas, las comunicaciones externas, el estado de mantenimiento de las acciones correctivas y preventivas, etc.

La realización de la revisión por la dirección por parte de la gerencia de la empresa tiene que contemplar la totalidad del Sistema de Gestión Ambiental y tiene que llevarse a cabo en distintos periodos de tiempo. La frecuencia de revisión del sistema tiene que contar con una periodicidad, la cual de estar previamente establecida y documentada.

Una vez finalizada la revisión, se procede a la obtención de conclusiones y líneas de mejora dentro del mismo Sistema de Gestión Ambiental basado en la ISO 14001. Si la gerencia de la empresa lo considera oportuno, podrá llevar a cabo cambios dentro del SGA. La revisión por la dirección se convierte en uno de los mecanismos clave a lo largo del proceso de mejora continua.

La organización tiene que mantener archivados la totalidad de los registros que proporcionen evidencia de la realización de la revisión por la dirección.

Sistema de Gestión Ambiental

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