OHSAS 18001: Gestión de la documentación

OHSAS 18001

OHSAS 18001 constituye un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral que produce una serie de documentos esenciales para su adecuado funcionamiento. Dicha documentación, si no es controlada, puede transformarse en un obstáculo para el sistema más que un soporte para el mismo.

La documentación solicitada por OHSAS18001 se encuentra recogida en el texto normativo estándar, el cual debe incluir:

• Documentos y registros solicitados por la norma OHSAS-18001.
• Documentos y registros determinados por la misma entidad con el fin de lograr la eficacia de la planificación, operación y control de los procesos ligados a la gestión de los riesgos de seguridad y salud ocupacional.
• Política y objetivos de Seguridad y Salud Ocupacional.
• Descripción del alcance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Descripción de los principales elementos del Sistema de Gestión de SST OHSAS 18001 y su interacción.

En el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional encontramos unos procedimientos documentados que detallan la gestión de los procesos. En esta explicación se conceptúan las actividades que se llevan a cabo en cada proceso, las personas que aparecen involucradas en ellos y sus responsabilidades, los controles que se ejecutan para asegurar que los resultados obtenidos son acordes a los fines, etc.

Existen además unas instrucciones que pueden definirse de diversas formas según la entidad, y que describen detalladamente una actividad en cuestión. La función principal de estas instrucciones es dar apoyo técnico al progreso de los procesos.

La configuración de estas instrucciones varía según las necesidades de la empresa y del personal que la conforma. Podemos encontrarnos instrucciones en diagramas de flujo, formato, papel, vídeos, etc.

Las inspecciones que se añaden en OHSAS 18001 son un modelo especial de documento, cuyo cometido es añadir evidencias de desarrollo de procesos. Normalmente, suele ser el modelo de documento más abundante en SG-SST.

OHSAS 18001:2007 posibilita a las empresas que elijan el modelo y extensión de sus documentos, aunque dependerán en gran medida de:

• Competencia del personal.
• Tipo y tamaño de la organización.
• Complejidad e interacción de procesos.

Debe estar sometida a un control la totalidad de documentación de la entidad referente al sistema. Por lo que la empresa tendrá que implementar, mantener y establecer procedimientos para:

• Posibilitar una adecuada identificación, control y distribución de la documentación de origen externo y que la misma organización considera necesaria para la planificación y operación del Sistema de Gestión de la SSO basado en la OHSAS 18001.
• Revisar y actualizar documentos cuando se crea conveniente.

• Aprobar documentos en relación con su adecuación para poder emitirlos correctamente.
• Asegurar que los documentos se mantienen legibles e identificables.
• Prevenir el uso de documentación ya obsoleta y aplicar una identificación adecuada para el caso de que dicha documentación se quiera conservar por cualquier motivo.
• Permitir que las versiones correspondientes a los documentos que se utilizan están disponibles.

Dichas prácticas posibilitan disponer de una inspección sobre aquellos documentos que versan sobre el buen hacer de la entidad.

También permiten mantener informados a la totalidad de la plantilla de la entidad, afirmando que el trabajo se realiza de un modo fiable y no cometiendo errores.

Los modelos más frecuentes de controles ligados a la documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral se detallan a continuación.

Revisión, aprobación y emisión de documentos

La empresa tiene que contar con una serie de prácticas de revisión y aprobación de documentos que se efectúen antes de cualquier emisión de los mismos. Especialmente se tienen que definir los sujetos autorizados que efectuarán la revisión y aprobación. Dichos sujetos tendrán que contar con la autoridad y formación bastante para poder realizar dichas labores.

También, se considera necesario señalar cuál será la evidencia para demostrar que la revisión y aprobación han sido resueltas por los sujetos designados. Comúnmente esta evidencia no es otra que la firma de los responsables en dichos documentos. En el caso de que la documentación esté en formato electrónico, hay que denominar otras alternativas, y como posible se podría utilizar la firma electrónica.

Esta comprobación y aprobación no se aplica solo a documentos nuevos, si no puede ser necesaria también la aplicación en documentos que se vayan a actualizar.

Control de los cambios en los documentos

La empresa tiene que contar con una sistemática que de ello derive comprender las modificaciones sufridas en un documento cada vez que se actualiza este. Con ello se consigue mantener la adecuación del documento durante toda su permanencia.

Con ello se tendrá que establecer un control sobre las revisiones que se produzcan para reconocer la versión vigente de un documento, elemento esencial para no llegar a hacer uso de versiones antiguas.

Distribución de los documentos

En los puntos de uso de la entidad, la totalidad de la documentación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo según la OHSAS 18001 tiene que estar utilizable en todos los  puntos de uso de la entidad. Los documentos que se ubiquen en esos puntos tienen que estar identificables y legibles.

Debe estar disponible la información en caso necesario, sea cual sea la situación, incluso en situaciones de emergencia. Aquí es muy importante resaltar documentación como el caso de los planos de ingeniería de las plantas, las fichas de seguridad de materiales peligrosos, etc.

Documentos de origen externo

Las empresas suelen manejar documentos de origen externo, los cuales son reglamentos, manuales de instrucciones de equipos y máquinas, procedimientos de trabajo, leyes y directivas, listas de precios, etc.

Los documentos tienen que ser controlados por la entidad y serán distribuidos a todos los sujetos envueltos en ellos.

Control de documentos obsoletos

Si se da el caso de necesidad con base en la necesidad de conservar documentación antigua, se tendrá que identificar correctamente para no poder confundirla con la vigente. Dicha identificación tiene que ser clara e indeleble para asegurar su utilidad no intencionado.

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

En el SST o Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, el control de la documentación, podrá ser una labor complicada que se puede simplificar mediante mecanismos que automaticen su gestión.

Para saber más sobre los Sistemas de Gestión de Riesgos y Seguridad: https://www.isotools.us/normas/riesgos-y-seguridad/