Caso de éxito Moto Mart

Introducción

Moto Mart S.A. se fundó hace 33 años con el objetivo de ser parte activa en la transformación de los sectores agrícola y ganadero del país, a través de su portafolio de productos y servicios.

Es una empresa Colombiana dedicada a la comercialización y distribución de tractores Kubota, implementos agrícolas, llantas BKT, vehículos ARCTIC CAT, montacargas y maquinaria amarilla importada de Japón, Francia, Italia, Noruega, Brasil, India, España, Argentina y Estados Unidos.

En el año 2012 se inauguró la nueva sede principal de Moto Mart S.A, una construcción de más de 1000 m2 ubicada en el municipio de Chía Cundinamarca. La edificación fue realizada con los más altos estándares de arquitectura, calidad y tecnología.

La organización cuenta con aproximadamente 130 colaboradores a nivel nacional.

Su presidente es el señor Alfredo Gutiérrez y el responsable de la gestión de calidad es el señor Cesar Merchán Suarez.

Actualmente la organización está certificada en ISO 9001 y tienen como proyección implementar ISO 14001, OHSAS 18001 y el modelo Balanced Scorecard.

César Merchán, Responsable de Calidad de Moto Mart S.A.:

“Con ISOTools, se redujo la cantidad de documentos obsoletos. Se logró depurar de 80 documentos a los 50 que realmente se estaban utilizando en la gestión.”

Problemas que impulsaron a Moto Mart a decidirse por la automatización del Sistema de Gestión de Calidad

• El crecimiento de Moto Mart S.A. hacía relevante contar con mayor número de colaboradores, lo que ameritaba un mayor control del recurso humano.
• La disponibilidad de los indicadores se centralizaba en un responsable, quien se demoraba un mes aproximadamente en recolectar la información y consolidarla en Excel, lo que impedía la disponibilidad inmediata de la misma.
• Duplicidad en la gestión de No Conformidades debida al extravío de carpetas y archivos.
• No se llevaba a cabo una documentación de las Acciones Correctivas y Preventivas.
• Poca fluidez y eficiencia en la comunicación entre las diferentes sedes de la organización.
• Se gestionaba una gran cantidad de documentos obsoletos.
• Era necesario invertir un día entero para tabular encuestas y gestionar la información en Excel.

Cómo ISOTools ha conseguido llevar a cabo exitosamente la automatización de la gestión de la calidad

Soluciones que ha aportado ISOTools

A continuación vamos a ver cómo ISOTools dio respuesta a la problemática que atravesaba Moto Mart:

• Una herramienta de gestión de recursos humanos que da respuesta a las necesidades del responsable de calidad como crear hojas de vida, asociar cargos, definir perfiles y registrar los documentos de cada persona, permitiéndole la organización por departamentos.
• Una solución centralizada que hace posible que entre la junta directiva y las sucursales exista una comunicación eficiente para la correcta toma de decisiones.
• Una plataforma por medio de la cual se puede gestionar proveedores, evaluarlos y realizar seguimiento.
• Una solución de gestión de indicadores fácil de utilizar que responde a la necesidad de centralización, preparada para generar automáticamente reportes, informes y cuadros de mando por medio de gráficas y alertas semaforizadas que optimicen la visualización.
• Una herramienta de gestión documental con circuitos de elaboración y aprobación donde todos los empleados tienen acceso únicamente a la documentación vigente en modo solo consulta o descarga de acuerdo a los niveles de permisos. De esta manera se unifica y consolida la información en un solo lugar y hace más fácil la localización y control de documentos vigentes y obsoletos, como el caso de las NC.
• Una plataforma que gestione y tabule automáticamente las encuestas realizadas a los clientes internos y externos, optimizando los tiempos destinados a esta actividad.

Mejoras que han alcanzado en el sistema de gestión integrado gracias al Software ISO

• Mejoras en el registro y control de recursos humanos para asignar responsables de seguimiento, tareas y ejecución de acciones.
• Seguimiento inmediato a encuestas generando automáticamente las estadísticas e informes para toma de decisiones oportunas.
• En un solo día es posible la unificación, ubicación y control de los indicadores, documentos y planes de mejora para que los responsables puedan vincularlas fácilmente a las estrategias o a un seguimiento específico.
• Sistematización del proceso de Gestión de Calidad, permitiendo el acceso a la información desde cualquier lugar y a tiempo real, facilitando la toma decisiones por parte de alta gerencia.
• Mejoras en la gestión de proveedores, pues es indispensable evaluar y hacer seguimientos periódicos.
• Gestión de No Conformidades y Acciones Correctivas y Preventivas evitando duplicidad y reprocesos.
• ISOTools crea la cultura de implementar, ahora se ha incrementado a 3 reportes de acciones documentadas.
• Reducción de la cantidad de documentos obsoletos, se depuró de 80 a 50 documentos que realmente utilizaba la gestión en promedio.

En parte, debido a su facilidad de uso y a sus potentes funciones de personalización, ISOTools se implementó de forma muy rápida. El Sistema quedó en total funcionamiento en el reducido plazo de 3 meses. Actualmente, el responsable de calidad es el encargado de capacitar al resto de los compañeros en el manejo de la plataforma tecnológica.